شرکت انرژی Tata Power

استفاده از سیستم بایگانی الکترونیکی در شرکت‌های فعال در حوزه‌ی انرژی، به دلیل وابستگی تمامیِ دیگر صنایع به این بخش، اهمیتی دوچندان دارد. برای اطلاع از تجربه‌ی موفقِ شرکت «تاتا پاور» (Tata Power) با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

چرا شرکت هندی » تاتا پاور» استفاده از سیستم بایگانی الکترونیکی را انتخاب کرد؟

شرکت تاتا پاور یکی از شرکت‌های مهم و بزرگ بخش انرژی در کشور هندوستان است که در زمینه‌های مختلف از قبیل انرژی خورشیدی، بادی، آبی، زمین‌گرمایی و گاز زباله با ظرفیت تولید ۶۱۳/۸ مگاوات برق، فعالیت دارد.

مدیر فناوری و اطلاعات شرکت مذکور به نام «پراشن داتا» (Prashun Dutta) می‌گوید:

«در تشکیلات ما پیش از شروع عملیات اصلی، کارهای بسیاری هست که باید انجام بگیرد، دستورات کاری و کارهایی که باید در رابطه با این دستورات انجام شوند؛ فقط زمانی رسمیت می‌یابند که وارد سیستم فناوری و اطلاعات شرکت شوند لذا برای اتوماتیک شدن روال کاری، لازم بود که حجم بسیار زیادی از دستورات حضوری و کارهای دستی در رابطه با اسناد، در یک قالب استاندارد انجام شوند.»

چالش‌های پیش از استفاده از سیستم بایگانی الکترونیک در شرکت «تاتا پاور»

• سندهای مختلفی مانند اسناد مربوط به اراضی، تحقیقات دولتی، اسناد خرید و برگه‌های روزانه‌ی مربوط به امور شرکت، فاقد یک ساختار زیربنایی و بایگانی مدون بودند.

• وضعیت آشفته‌ی اسنادِ مربوط به ۳۲ قطعه از اراضیِ مربوط به شرکت که همیشه نیاز به دسترسی به جزئیات آن‌ها بود و همیشه در رابطه با یافتن جزئیات این سندهای پرشمار، مشکلاتی وجود داشت.

• برای دسترسی به اسناد، منبع واحدی وجود نداشت و این کار به‌صورت استفاده از منابع و کانال‌های متعدد انجام می‌شد که مشکلاتی مانند سرعت و امنیت کم و صرف نیروی انسانی بیشتر را به همراه داشت.

• وجود مشکل بهره‌وری در رابطه با فرآیند اسناد.

مزایای استفاده از سیستم بایگانی الکترونیکی در شرکت «تاتا پاور»

• ایجاد یک‌پارچگی در بین کارکنان و بخش‌های شرکت در رابطه با اسناد و رَوند امور و تأمین استفاده‌ی ۱۰۰ تا بیش از ۱۰۰۰ کاربر از سیستم بایگانی الکترونیکی با بهره‌وری بالا.

• دسترسی سریع و صحیح به‌تمامی اسناد در داخل و خارج از شرکت ازجمله جزئیات اسنادِ مربوط به اراضی که به‌صورت طبقه‌بندی مرتب شده و در سیستم یکپارچه قرار گرفتند.

• امکان تحلیل تمامی فعالیت‌های اصلی و فرعی شرکت.

• امکان هماهنگی سیستم بایگانی الکترونیکی با سایر سیستم‌ها و نرم‌افزارهای موجود شرکت یا سایر چنین مواردی که می‌توانند مورد نیاز باشند.

• استفاده از سیستم هشداردهنده در مورد مسائلی نظیر تعیین و پرداخت مالیات و موارد مشابه.

• امکان تصمیم سریع و به‌موقع در مورد اطلاعات تجاری و وقایع بازار کار و بهبود تعیین و مدیریت استراتژی و امور شرکت.

• کسب سود از اطلاعاتی که تا قبل از استفاده از سیستم بایگانی الکترونیکی اسناد، مکانیزه نشده بودند.