چرا سیستم مدیریت الکترونیک اسناد؟
چالش های پیش روی سازمان ها و شرکت ها و مدیریت الکترونیک اسناد:
طبق آمار، کارکنان قریب به نیمی از زمان خود را در تولید، جستجو، بازیابی، پیشنهاددهی و ساماندهی اسناد هدر می‌دهند. در مجموعه های حساس به اسناد، این ویژگی تأثیرات زیادی روی فرآیند تصمیم‌گیری، کاهش سرعت سازمان و محدود کردن مزایای رقابتی دارد و افزایش رقابت،قوانین پیچیده تر،افزایش هزینه های سوخت،مسایل زیست محیطی،مقررات دولتی،عوارض و …،سازمان ها را مجبور کرده است به طور مداوم عملیات کسب و کار خود را بررسی و در جهت بهبود آن تلاش نمایند و از این رو به دنبال راه حل های جدیدتر و مقرون به صرفه تری برای کاهش هزینه ها و بلطبع افزایش سودآوری خود باشند.استفاده از سیستم مدیریت الکترونیک اسناد یکی از از این راهکارهاست.
برخی چالش های سازمان :
- یافتن راهی بری افزایش توانایی کارکنان برای ایجاد، یافتن و به اشتراک گذاری اطلاعات مرتبط قابل اعتماد و به روز ( که نکته کلیدی کل کار است ) جهت انجام تصمیم گیری های بهتر و مؤثرتر
- از بین بردن اطلاعات تکراری و خارج از رده جهت کاهش اختلال فرایند کار
- حفظ اطلاعات جهت انطباق های قانونی و نظارتی مورد نیاز
استفاده از ابزارهای انعطاف پذیر فنآوری اطلاعات و تقویت زیرساخت های مرتبط با آن در ایجاد ارزش افزوده کسب و کار و انطباق جریان اطلاعاتی در بهبود فرآیند کسب و کار و چابکی سازمان نقش بسزایی ایفا می کند.
سیستم مدیریت الکترونیک اسناد ناکارآمدی‌های ناشی از عدم توانایی برای مدیریت و ساماندهی پیشرفت‌های محتوای الکترونیکی در تمام محصولات و اطلاعات را از طریق ایجاد یک سیستم مجزا و با مقیاس‌پذیری بالا، حذف می‌کند. با سیستم مدیریت الکترونیک اسناد، همه‌ی محصولات کاری شما از جمله: اسناد، ایمیل‌ها، تصاویر، PDFها، نمودارهای مهندسی، کاغذهای اسکن شده و رکوردهای الکترونیکی، برای دسترسی و هماهنگی ساده‌تر، در یک پایگاه اطلاعات یکپارچه جمع‌آوری می‌شوند.
راهکارها:
ما می توانیم با ارایه راه حل هایی نسبت به افزایش تعالی سازمان و رفع چالش ها به شما یاری رسانیم.
- مقرون به صرفه نمودن فرآیند کار با مجازی سازی مجیط کاربر و بهبود تجربه وی
- دسترسی همیشگی و امکان نظارت دایمی بر اطلاعات
- آموزش و پشتیبانی کاربران
- تحقق مسولیت اجتماعی و حفاظت از محیط زیست(با کاهش مصرف کاغذ و عوارض ناشی از استفاده از کاغذ)
- سرعت بخشی به از سرگیری هرچه سریعتر عملیات در صورت بروز فجایع
- ساماندهی و به اشتراک گذاری کلیه اسناد الکترونیکی
- تولید نمایه های گوناگون و انتساب آن ها به اسناد الکترونیکی جهت جستجوی سریعتر و تولید گزارشات بر اساس معیارهای سفارشی
- طبقه بندی اسناد الکترونیکی بر اساس طبقه بندی فیزیکی و جایگزین
- اعتبار گذاری اسناد الکترونیکی بر اساس میزان مشاهده و استفاده کاربران
- ارایه یک برنامه کاربردی قابل اتکا برای دسترسی به اطلاعات سازمان از هر مکان و در هر زمان
- استفاده از مجوز برای تنظیم دقیق دسترسی به اسناد الکترونیکی جهت هر کاربر
- ثبت کلیه رویدادهای مرتبط با هر سند الکترونیکی اعم از ایجاد سند – تغییر نام – اضافه یا حذف – مشاهده و …
- یافتن اسناد الکترونیکی با جستجوی ساده و پیشرفته و دریافت گزارشات مرتبط
- به اشتراک گذاری اطلاعات و حفظ اسناد با ابزارهای مدیریت اسناد دیجیتال و محتوای الکترونیکی و یکپارچگی تیم های پراکنده درگیر
- نگهداری سابقه کلیه فعالیت ها جهت استفاده در موارد مشابه آتی و دسترسی آنلاین و سریع و مدیریت و انتقال دانش مربوطه
مزایای سرمایه گذاری در سیستم مدیریت الکترونیک اسناد :
- پیاده سازی و پیگیری و اعمال خوب شیوه های حاکمیتی شرکت و کاهش بازخوزدهای ناشی از عدم رعایت این شیوه ها
- افزایش بهره وری کارکنان از طریق بازیابی سریع و راحت اطلاعات و چابکی سازمان
- افزایش بازگشت سرمایه (RIO ) از طریق افزایش بهره وری و اعمال خوب شیوه های حاکمیتی و کاهش هزینه های توسعه
- فراهم کردن امکان توسعه روز افزون و بکارگیری سایر فناوری ها با استفاده از زیر ساخت های ایجاد شده توسط سیستم مدیریت اسناد
- همکاری موثرتر و به اشتراک گذاری اطلاعات و تصمیمات در جهت اخذ نتایج مطلوبتر و تصمیم گیری بهتر
- بهبود آگاهی و هماهنگی و همکاری کارکنان
- دستیابی، سازماندهی و بازیابی متمرکز و ساده‌ی کسب‌وکار
- جستجو، مدیریت و کنترل سند ساده
ما پیش و بیش از آنکه مجری پروژه های شما باشیم،غایت تلاشمان آنست که مشاور قابل اعتمادی برای شما باشیم. پر واضح است منافع ما در گرو منافع شماست.