گزارشی مستند از مدیریت الکترونیک اسناد بانکی

آرشیو الکترونیک اتحادیه‌ی بانکداران کویت

داستان واقعی پیاده‌سازی مدیریت الکترونیک اسناد بانکی برای «اتحادیه‌ی بانکداران کویت«(KBA)، می‌تواند نمونه‌ی منطقه‌ایِ موفقی برای مدیریت الکترونیک اسناد بانکی با استانداردهایی که شرکت سامان صنعت کاویان نیز تمامی آن‌ها را به کار می‌گیرد؛ باشد.

در این مقاله‌ی کوتاه، نگاهی داریم به گزارش اجرای مدیریت الکترونیک اسناد بانکی در اتحادیه‌ی بانکداران کویت.

این اتحادیه در سال ۲۰۱۰ جایگزین نهادی به نام کمیته‌ی بانکداری کویت شده و به منظور همکاریِ مدیران بانک‌ها و اجرای پروژه‌های مشترک  و اطلاع از پیشرفت‌های سیستماتیک، تشکیل شده است که ۱۱ بانک از ۲۲ بانک عضو آن، بانک‌های خارجی هستند و در زمینه‌ی هماهنگی با بانک مرکزی کویت، حمایت از روابط بانک‌های بومی و بانک‌های سایر کشورهای عربی فعالیت می‌کنند.

مزایای اجرای مدیریت الکترونیک اسناد بانکی در اتحادیه‌ی بانکداران کویت

«خالد حسین» مدیرنظارت بر فناوری اطلاعات   (IT) اتحادیه‌ی بانکداران کویت، می‌گوید:

«پیش از استفاده از سیستم مدیریت الکترونیک اسناد بانکی، همه‌چیز در بایگانی‌ها قفل می‌شد و بازیابی اسناد به خاطر حجم کار، زمان‌بر بود و همین امر بر بهره‌وری کارکنان این اتحادیه تأثیر منفی می‌گذاشت لذا این اتحادیه نیاز به یک ابزار الکترونیک جدید برای مدیریت مدارک و اسناد خود داشت تا در راستای رسیدن به سایر هدف‌هایش بتواند جستجو، بازیابی و پیگیری اسناد را بسیار سریع‌تر انجام داده و مصرف کاغذ را نیز تا حد زیادی کاهش دهد.

به همین منظور، پروژه‌ی سیستم مدیریت الکترونیک اسناد بانکی کلید زده شد که دو مرحله‌ی عمده داشت، یکی اطمینان یافتن از اسکن تمامی اسناد کاغذی و دیگری ضبط و بازیابی مداوم اسناد الکترونیک.

ما از این سیستم برای ذخیره‌ی انواع اسناد از قبیل سند، فاکتور، منابع مکتوب، رزومه‌ها، مکاتبات، یادداشت‌های داخلی و سایر موارد استفاده می‌کنیم و در این مسیر، ساختاری مبتنی بر طبقه‌بندی گروهی را مورداستفاده قرار می‌دهیم و از همان ابتدا کارکنان را با  این سیستم آشنا کرده‌ایم؛ به‌عنوان مثال، هنگامی که یک برگه‌ی درخواست خرید، چرخه‌ی اداری خود را شروع می‌کند، بلافاصله امکان امضای الکترونیک برای آن فراهم می‌شود. تمامی اسناد در این سیستم نمایه‌سازی شده و به سرعت و سهولت برای همه‌ی کاربران مجاز، قابل دسترس هستند.

اکنون اتحادیه‌ی بانکداران کویت، دیگر برای خدمات‌رسانیِ بهتر، حتی یک ثانیه نیز در انتظار وصول اسناد باقی نمی‌ماند. پیش از پیاده سازی این سیستم، وجود چالش‌های ناشی از فقدانِ به اشتراک‌گذاریِ اطلاعات، در کاراییِ این اتحادیه تأثیر منفی می‌گذاشت و بازیابی اسناد، موجب تأخیر می‌شد و علاوه بر آن حجم انبوه استفاده از کاغذ، عامل تخریب‌کننده‌ی طبیعت و افزایش هزینه‌ی نیروی انسانی و ملزومات مربوطه بود.»

در یک جمع بندی کلی آرشیو الکترونیک این اتحادیه، امتیازهای در پی آمده را تضمین و اجرا کرده است:

• ارزش‌افزایی اتحادیه‌ی بانکداران کویت

• افزایش بهره‌وری بر اثر دسترسی سریع و آسان به برگه‌ها و اسناد لازم

• تبدیل اسناد کاغذی به اسناد دیجیتال و قطع وابستگی به سندهای کاغذی که موجب پایان وابستگی به بایگانی سنتی و انبار کردن پرونده‌ها شده و تأخیرهای حاصله از این امر را از میان برداشته است.

• کاهش شدید مصرف کاغذ و کمک به حفظ محیط زیست

• سودافزایی اتحادیه.