داشتن یک شرکت بدون کاغذ(PAPERLESS OFFICE)چیزینیست که بتوان آن را در عرض یک روز ایجاد کرد.
برای ایجاد شرکت بدون کاغذ علاوه بر اسناد و برگه‌های موجود، نحوه‌ی ایجاد، مدیریت و آرشیو اسناد در آینده نیز باید مورد بررسی قرار بگیرد. اینجاست که انتخاب صحیح یک سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد می‌تواند هم در مورد برگه‌های فعلی و هم برای مدیریت داده‌ها در آینده، یک شرکت بدون کاغذ عالی را برای شما به ارمغان بیاورد.
چند سؤال مهم برای ایجاد شرکت بدون کاغذ:
درک زیربنا و ساختار شرکت یا کسب و کارتان برای ایجاد موفق یک شرکت بدون کاغذ ضرورت زیادی دارد؛ زیرا نحوه و مقدار تولید برگه و اسناد در شرکت‌های مختلفی نظیر شرکت‌های مالی، تولیدی و حتی غیرانتفاعی با یکدیگر متفاوت است؛ بنابراین ایجاد شرکت بدون کاغذ و دارای سیستم مدیریت الکترونیک اسناد را به مؤسسات مربوطه‌ای بسپارید که خود را شریک کاری شما می‌دانند و فقط در پیِ فروش محصولات خود به شما نیستند (در این مورد و برای دریافت راهنمایی بیشتر، می‌توانید با شرکت سامان صنعت کاویان تماس حاصل فرمایید.)
برای گذار از سیستم اسناد کاغذی به مدیریت الکترونیک اسناد، یک استراتژی و همکاری گروهی در بین تمام بخش‌های شرکت مورد نیاز است.
انتخاب مناسب‌ترین تجهیزات، نرم افزارها؛ ابزارهای امنیتی و میزان انطباق پذیری و هماهنگی و مشکلاتی که در این مورد در شرکت وجود دارد؛ مواردی هستند که باید بررسی شوند.
هم‌چنین فرمت اسناد، نحوه‌ی سازمان‌دهی داده‌ها و نحوه‌ی دسترسی به اطلاعات باید مورد بررسی قرار بگیرند. این مرحله‌ی حساس نیاز به همکاری گروهیِ تمامی بخش‌های شرکت یا کسب و کار مورد نظر خواهد داشت. به این منظور سؤالات حساس در پی آمده را از مدیران، مسئولان و مهره‌های کلیدی بخش‌های مختلف شرکتتان بپرسید:
۱. در حال حاضر و در سیستم فعلی، صاحب چه نوع فرمت‌های مختلفی از اسناد (کاغذی و غیر کاغذی هستید)؟
۲. آیا می‌خواهید تمام اسناد و برگه‌های کاغذیِ قبلی که در بخش شما وجود دارند به اسناد دیجیتالی تبدیل شوند یا اینکه فقط به بخشی از آن‌ها در شکل دیجیتالی‌شان نیاز دارید؟
۳. به کدام نوع از اسناد و برگه‌ها بیشتر مراجعه می‌کنید و نیاز شما به دسترسی سریع به آن‌ها تا چه میزان است؟
۴. در مورد نوع جستجوی برگه‌ها و پرونده‌هایتان چه نظری دارید و چگونه می‌خواهید آن‌ها را جستجو کنید؟
۵. چه نرم‌افزارهایی برای جستجوی داخلی در سیستم اسناد الکترونیک بیشتر مورد توجه شما است؟
پاسخ دقیق مسئولان و مهره‌های کلیدی به سؤالات فوق، رَوند ایجاد شرکت بدون کاغذ و انتخاب صحیح سیستم مدیریت الکترونیک اسناد را بسیار سریع‌تر و بهتر خواهد کرد.
