یکی از مشکلات متداول مردم در زندگی شخصی و کاری، مقاومت در برابر تغییر است. زمانی که کسب‌وکارها برای ارتقای بهره‌وری خود روی سیستم های خاص سرمایه‌گذاری می‌کنند، دوست دارند که پرسنل نیز با تمام وجود از این تصمیم حمایت کنند.
واقعیت این است که پذیرش این تصمیمات توسط پرسنل آن طور که انتظار می‌رود انجام نمی‌شود و شرکت‌ها باید حتماً شک و شبهه‌های پرسنل در قبال تغییر را به خوبی پاسخ دهند. عدم تمایل به تغییر شاید از دیدگاه خود پرسنل نشات گرفته و شاید هم ریشه در کمبود اطلاعات و عدم اعتماد به شرکت داشته باشد. شاید ارزش نهفته در تغییر برای پرسنل روشن نشده است، شاید آنها خاطره‌ی ناخوشایندی از تصمیمات مدیریت در گذشته دارند و شاید هم به طور طبیعی در برابر تغییر مقاومت نشان می‌دهند؛ مدیریت می‌تواند با انجام اقداماتی به پرسنل نشان دهد که استفاده از نرم‌افزار جدید موجب تسهیل روند کاری و افزایش بهره‌وری می‌شود. در ادامه به رویکردهای مختلفی که در رابطه با غلبه بر موانع تغییر در ساختار سازمان به وجود می‌آید اشاره شده است:
آموزش
بهترین راه برای متقاعد کردن پرسنل در جهت استفاده از سیستم جدید این است که به آنها توضیح دهید چرا این نرم‌افزار را انتخاب کرده‌اید. مزایا و ویژگی‌های آن را تشریح کنید و بگویید که چرا از روش قبلی مورد استفاده در شرکت بهتر است.
آشنایی با سیستم جدید باعث می‌شود آنهایی که از یادگیری نحوه‌ی استفاده از آن نگران هستند، راحت‌تر این تغییر را قبول کنند. جزوات و ویدئوهای آموزشی مورد نیاز را برای پرسنل فراهم کنید و به آنها زمان بدهید تا با این پلتفرم آشنا شوند. نسبت به اشتباهات پرسنل در نرم‌افزار جدید واکنش منفی نشان ندهید. با استفاده از این روش‌ها می‌توانید آموزش استفاده از نرم‌افزار را به پرسنل ارائه دهید:
– جلسات آموزشی
– جلسات پرسش و پاسخ
– ویدئوهای آموزشی ارائه شده توسط شرکت سازنده‌ی نرم‌افزار
– نشان دادن نحوه‌ی استفاده‌ی مدیریت از نرم‌افزار
استقبال از بازخوردها
وقت گذاشتن برای پرسنل و صحبت با تک تک آنها راجع به سیستم جدید، اهمیت این سرمایه‌گذاری را به خوبی برای آنها روشن می‌سازد. همزمان، نشان می‌دهد که چقدر برای پرسنل و پذیرش این سیستم جدید توسط آنها ارزش قائل هستید. دنبال کردن برنامه‌های تک تک پرسنل برای آموزش صحیح نرم‌افزار باعث ارتقای اعتماد به نفس پرسنل و تشویق آنها به ادامه‌ی روند کار می‌شود.
بعضی از کسب‌وکارها نیز قبل از اینکه تصمیم نهایی را در رابطه با خرید نرم‌افزاری جدید بگیرند، بازخورد پرسنل را در این مورد جمع‌آوری می‌کنند تا ببیند چه چیزی برای آنها اهمیت بیشتری دارد. بدین ترتیب، بعد از اجرای نرم‌افزار جدید، احتمال بیشتری دارد که پرسنل تلاش بیشتری را برای آشنا شدن با نرم‌افزار و رسیدن به نتایج مطلوب از خود نشان دهند.
انتخاب چهره‌ای منتخب به عنوان مبلغ سیستم جدید
هر شرکتی دارای یک یا چند پرسنل است که روابط بسیار خوبی با دیگران دارند. این افراد می‌توانند بهترین گزینه برای تبلیغ نرم‌افزار بین پرسنلی باشند که رغبتی به استفاده از آن ندارند. زمانی که یک فرد محبوب به عنوان کارشناس نرم‌افزار جدید انتخاب شود، سایرین با نگاه به این فرد راحت‌تر می‌توانند نرم‌افزار را قبول کنند. انجام این روش نیازمند این است که تمام نکات نرم‌افزار به این فرد آموزش داده شود تا او بتواند سؤالات مختلف پرسنل در این زمینه را به خوبی پاسخ دهد. همچنین، پرسنل می‌توانند با آرامش بیشتری بازخورد استفاده از نرم‌افزار را به این فرد بدهند چون با او راحت‌تر هستند.
