داستان شرکت حقوقی TDS
چگونه مکانیزاسیون اسناد حقوقی میتواند سازوکار یک شرکت بسیار پر سابقهی حقوقی را دگرگون کرده و بهبود بخشد؟!
هیچچیز بدتر از این نیست که شما بهعنوان یک وکیل یا کارمندِ دفتر حقوقی، صبح زود مجبور باشید دنبال سندی که مربوط به دو سال پیش است بگردید و نتوانید آن را بیابید یا نزدیک ظهرِ آن روز موفق به یافتنش شوید!
برای بررسی چالشها و مزایای مربوط به مکانیزاسیون اسناد حقوقی با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
مکانیزاسیون اسناد حقوقی حتی کلید موفقیتِ پرسابقهترین شرکتهاست!
شرکت «تامپسون دورفمن سوویتمن» (Thompson Dorfman Sweatman) LLP (TDS) یکی از بزرگترین شرکتهای فعال درزمینهی کسبوکارهای حقوقی در «مانیتوبا»یِ (Manitoba) کشور «کانادا» با بیش از ۱۲۰ سال سابقهی حقوقی است و در سال ۱۸۸۷ تأسیس شده.
این شرکتِ باسابقه در سراسر مانیتوبا و غرب کشور کانادا دارای ۱۰ دفتر حقوقی است و در ۲۵ منطقهی کانادا به ارائهی خدمات حقوقی میپردازد.
زمینههای فعالیت شرکت مذکور بسیار وسیع و شامل مواردی مانند قوانین و شکایتهای تجاری، دعاوی روابط کار، دعواهای مدنی و نیز انواع حل اختلاف است.
یکی از متخصصان امور مالی و اوراق بهادار و نیز رئیس دفتر شرکت حقوقی تامپسون به نام «بِری مَک تَویش» (Barry MacTavish) میگوید: «مکانیزاسیون اسناد حقوقی برای کسبوکار و شرکت ما اهمیتی حیاتی دارد.
استفاده از این سیستم عالی، باعث بهبود و ارتقای سطح دانش کارکنان شرکت ما شده است و همچنین موجب آن شده که در قالب یک شرکت حرفهای، قادر باشیم بهتمامی مشتریان خود پروندهای کامل و بدون نقص در انواع فرمتها ارائه کنیم»
بهعبارتدیگر، دسترسیِ سریع این شرکت به اسناد حقوقی باعث میشود که بتواند مزیت رقابتی خود را درزمینهی کسبوکارهای حقوقی، بیشازپیش حفظ کند و مهمتر اینکه بهرهوری شرکت را بسیار افزایش دهد.
با استفاده از این سیستم دیجیتالی، مدیریت ایمیلها، مدیریت اسناد و دستیابی و تغییر اسناد، بسیار آسانتر و سریعتر انجام میشود و این موضوع در حالی است که بیشتر از ۲۱۵ نفر کاربر، متشکل از وکلا و کارکنان شرکت تامپسون به شکلی متمرکز و کاملاً امن به این سیستم دسترسی دارند و تمام مراحل کاری، از عملیات روزمره تا صدور صورتحساب برای مشتریان را بهوسیلهی آن انجام میدهند.
چالشهای شرکت TDS پیش از استفاده از مکانیزاسیون اسناد حقوقی
-
فقدان مخزن مرکزی اسناد و مرکز بایگانی مستقل
-
صرف زمانِ قابلتوجه برای دسترسی به اسناد و یا ایمیلهای یک مشتری یا یک موضوع کاری
-
افزایش روزافزون هزینهی مدیریت اسناد کاغذی و نگهداری آنها.
مزایای استفاده از مکانیزاسیون اسناد حقوقی در شرکت TDS
-
افزایش کاراییِ وکلا و کارمندان و درنتیجه افزایش بهرهوری شرکت
-
ارائهی خدمات بهتر و مدرنتر به مشتریان شرکت
-
ارتقای توانایی بالقوهی شرکت برای استخدامهای جدید