یک فایل دیجیتال با یک فایل معمولی کامپیوتری تفاوت بسیار زیادی دارد. مزایای فایل دیجیتال نسبت به یک فایل معمولی که کارکنان شما در کامپیوتر خود ذخیره می‌کنند؛ بسیار زیادتر است.
این مزایا در نگاه اول به خاطر استفاده‌ی مشترک از هر دو نوع فایل در بستر کامپیوتر، تا حد زیادی ازنظر پنهان می‌ماند. یک خودروی آخرین‌مدل و یک خودروی بسیار قدیمی، هر دو در بستر جاده حرکت می‌کنند ولی کارکرد آن‌ها بسیار متفاوت است. فایل دیجیتال در مقایسه با فایل معمولی کامپیوتری نیز چنین حالتی دارد.
نقطه‌ضعف‌های فایل معمولی کامپیوتری که در فایل دیجیتال برطرف شده است.
-
تکمیل کردن یک فایل معمولی کامپیوتری در مقایسه با یک فایل دیجیتال به مدت‌زمان بیشتری نیاز دارد.
-
امکان کشف اشتباه در نام‌گذاری فایل کامپیوتری در مقایسه با فایل دیجیتال بسیار کم‌تر است و اگر در فایل کامپیوتری اشتباه نام‌گذاری رخ دهد، پیدا کردن فایل مذکور بسیار دشوار و در صورت وجود حجم زیادی از داده‌ها ناممکن خواهد بود.
-
امکان عدم تطابق نام فایل کامپیوتری با محتوای آن وجود دارد ولی این معضل در فایل دیجیتال قابل‌پیشگیری است.
-
هر نوع عملیات مجدد در مورد یک فایل کامپیوتری یا مستلزم این است که شما عملیات سابق خود را در مورد آن فایل جستجو کرده یا به یاد بیاورید و یا این‌که از همکارانتان در این مورد سوال کنید! در فایل آرشیو دیجیتال چنین مشکلی برطرف شده و سابقه‌ی هر نوع عملیات انجام‌شده در مورد فایل دیجیتال در دسترس است.
-
تنظیم و طبقه‌بندی پیشرفته‌ی فایل‌های کامپیوتری نیاز به برنامه‌ها و یا نرم‌افزارهای جداگانه دارد.
-
یک کارکن جدید با ورود به شرکتی که فقط از بایگانی ساده‌ی فایل‌های کامپیوتری استفاده می‌کند باید با سلیقه‌ی کارکنان قبلی در تنظیم و بایگانی فایل‌ها آشنا شود و این امر تابع هیچ قانون خاصی نخواهد بود و دشوار است.
-
بایگانی، اِعمال تغییرات و نیز بازیابیِ فایل کامپیوتری بسیار زمان‌برتر است.
