ونکوور کانادا
امروزه در سراسر جهان، استفاده از مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد در صنعت حمل‌ونقل، منافع چندجانبه‌ای برای شرکت‌های کوچک و بزرگی که در این زمینه فعال هستند فراهم کرده است. در این مقاله به بررسی چکیده‌ای از این مزایا می‌پردازیم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد متروی ونکوور کانادا
«شرکت متروی ونکوور کانادا» در سال ۱۹۶۷ تأسیس شد و برخلاف نامی که دارد فعالیت آن فقط محدود به خدمات مترو نیست و در انجام پروژه‌های کانال‌کشی؛ فاضلاب، زه‌کشی، مدیریت زباله‌های جامد شهری، ایجاد پارک‌های منطقه‌ای و محلی و تأمین مسکن مقرون‌به‌صرفه فعال است و در زمینه‌های ذکرشده، خدمات مستقیم به مردم ارائه کرده و سعی در استفاده و برخورداریِ یکسان مردم از این خدمات دارد.
«کریس پلاگنیول» (Chris Plagnol) معاونت مدیر اطلاعات شرکت مترو ونکوور می‌گوید: «مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد یک محصول بسیار انعطاف‌پذیر است که تجربه‌ی کاربری بسیار بهتری را در اختیار ما گذاشته است و ما به‌عنوان یک شرکت از به‌کارگیری مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد بسیار خوشحال هستیم. در مقایسه با سیستم قبلیِ مورداستفاده‌مان، سیستم مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد برای کارکنان نیز بسیار جذاب‌تر و بصری‌تر است و از طریق این سیستم، امکانات کاریِ بسیار بیشتری در اختیار داریم.»
منطقه‌ی تحت پوشش شرکت مترو ونکوور حدود ۲ میلیون و ۱۰۰ هزار نفر جمعیت دارد و این شرکت، مقدار زیادی اطلاعات را باید مدیریت کند. پیش از به‌کارگیری مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد اغلب سندها در درایوهای شبکه ذخیره می‌شدند و اشتراک‌گذاری و تعامل و همکاری در پروژه‌های مابینِ بخش‌ها و دپارتمان‌های مختلف بسیار دشوار بود و علاوه بر این، جستجو و بازیابی اطلاعات نیز همیشه دشواری‌های خاص خود را داشت.
اکنون هر کاربر، (بسته به میزان اختیاراتی که برای او تعریف شده است)؛ وقتی وارد سیستم مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد می‌شود همه‌چیز را مشاهده می‌کند. پوشه‌ها و اسناد الکترونیکیِ اسکن‌شده، سیستم طبقه‌بندی رکوردها، دسته‌بندی مدارک نقشه‌ها همراه با فرایند اطمینان از حفظ پرونده‌ها تا زمانی که ازلحاظ قانونی نگهداری از آن‌ها موردنیاز است؛ همه و همه فراهم هستند.
سیستم مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد شرکت مترو ونکوور کانادا در حال حاضر دارای تقریباً دو میلیون سند است.
چالش‌های شرکت مترو ونکوور پیش از استفاده از مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد
-
فقدان کنترل کافی در مورد اسناد موجود
-
دشواری‌های جستجو و دریافت اطلاعات در بازه‌های زمانی مورد نظر
-
نیاز به یک بایگانی مرکزی امن برای ذخیره و توزیع پرونده‌ها به‌صورت الکترونیکی
مزایای استفاده از مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد در شرکت مترو ونکوور
-
ایجاد و استفاده از پنل‌هایی که سرعت و سهولت جستجو و دریافت اطلاعات را فراهم کرده و باعث افزایش چشم‌گیر بهره‌وری در شرکت مترو ونکوور شده است
-
کاهش هزینه و ریسک نگهداری و استفاده از اطلاعات موجود
-
استفاده از مدیریت و بایگانی الکترونیکی اسناد با ایجاد یک بایگانی مرکزی.
-
امکان همکاری مؤثرتر و بهترِ دپارتمان‌ها و ادارات مختلف تابعه‌ی متروی ونکوور و ارتقای کیفیت کاری آن‌ها
-
تأمین صحت و صرفه‌جویی در کنترلِ رَوند امور مالی.