تجربهی شورای تأمین مالی دانشگاههای اسکاتلند
اولویتهای شورای تأمین مالی دانشگاههای اسکاتلند و لزوم استفاده از سیستم اسناد مالی دیجیتال
«شورای تأمین مالی دانشگاههای اسکاتلند» (SFC) یک نهاد استراتژیک مالیِ ملی و مسئول تأمین مالی ۴۲ مدرسهی عالی و ۱۹ دانشگاه است.
مأموریت تعریفشده برای این نهاد مالی، گسترش دامنهی تحصیلات، تأمین امکانات تحقیق و جستجو برای رفاه اقتصادی مردم اسکاتلند است؛ طوری که نتایج مثبت آموزشی، اجتماعی و فرهنگی داشته باشد.
این بنیاد به تأمین هزینههای مربوط به کارکنان، زیرساختها، ساختمانها و تجهیزات دانشگاهی کمک میکند. بهعنوانمثال، بنیاد مذکور در سالهای ۲۰۱۱ و ۲۰۱۲، به تأمین هزینهی تحصیل بیش از یکمیلیون دانشآموز و دانشجو کمک کرده است.
«تیم کان» (Tim Cain)، مدیر ارشد پروژههای فناوری اطلاعات و مدیر برنامهی شورای تأمین مالی دانشگاههای اسکاتلند میگوید:
«ازآنجاییکه این نهاد مالی بر روی پیشرفت سیستم دانشگاهی اسکاتلند سرمایهگذاری کرده؛ برای موفقیت در این عرصه ازجمله نیاز به یک مخزن اطلاعاتی برای بهبود ارتباط و اشتراک دانش داشت؛ طوری که با الزامات قانونی منطبق باشد. همچنین انطباق سیستم اسناد برای پاسخ به نیازهای متغیر بازار کار نیز از دیگر نیازهای بنیاد ما به شمار میرفت.
ما سعی کردیم کار استقرار و استفاده از سیستم اسناد مالی دیجیتال را به بخشهای کوچک تقسیم و آن را در سازمان خود پیادهسازی کنیم.
نکتهی جالب عبارت از این بود که کارکنان ما دریافت آموزش رسمی برای یادگرفتن طرز کار با سیستم اسناد مالی دیجیتال را ضروری نمیدانستند و بهطور بصری و بهراحتی آن را یاد میگرفتند!
از سوی دیگر، ما احتیاج داشتیم که از طریق ابزارهای گوناگون و هوشمند نیز دسترسی به اطلاعات را در اختیار کارکنان و کاربرانِ سیارِ خود قرار دهیم. سیستم موردنظر ما سیستمی بود که بهراحتی قابلیت ارتقا در آینده را نیز داشته باشد؛ به همین دلیل سیستم اسناد مالی دیجیتال را برگزیدیم.»
چالشهای شورای تأمین مالی دانشگاههای اسکاتلند در فقدان سیستم اسناد مالی دیجیتال
-
نواقص متعدد کار با اسناد کاغذی و سایر منابع پراکنده
-
عدم ویژگیهای موردنیاز در رابطه با استفاده از Outlook
-
نیاز به تعمیر و پشتیبانی مداومِ سیستم پراکندهی قبلی اسناد
-
محدودیت در انعطافپذیریِ طراحی رابط کاربری و محدودیت جستجو در سیستم پیشین
-
عدم امکان کاهش هزینههای پشتیبانی فناوری اطلاعات
-
نبودن ظرفیت ارتقا در سیستم اسناد مالی قبلی.
پیشرفتهای حاصل از بهکارگیری سیستم اسناد مالی دیجیتال در شورای تأمین مالی دانشگاههای اسکاتلند
-
ایجاد جستجوی هوشمندتر و سریعتر با صفحهی نمایش قابل تنظیم و نیز قابلیت جستجوی فشرده
-
حذف اضافات فنی که قبلاً در رابطه با اسناد، به پشتیبانی و نگهداریِ جداگانه نیازمند بود
-
سهولت یادگیری و استفاده از سیستم مالی اسناد دیجیتال
-
امکان استفاده از سایر تجهیزات مانند گوشی هوشمند، تبلت و… برای دستیابی آنی به اطلاعات موردنیاز برای کارکنان و کاربران سیار.