تجربه‌ی شرکت Corp DDR

دلایلی که شرکت DDR را به استفاده از سیستم اسناد دیجیتالی مجاب کرد

شرکت DDR در ۳۹ ایالتِ کشورهای «آمریکا»، «پورتوریکو» و «برزیل» با در اختیار داشتن صدها هزار مترمربع، زمین اختصاصی دارای بیش از ۵۰۰ مرکز خریدوفروش است. این شرکت که در سال ۱۹۶۵ در آمریکا تأسیس شده دارای پتانسیل رشد کیفی و کمی بالایی محسوب می‌شود و در سرمایه‌گذاری املاک و مستغلات در راستای بازتعریف فعالیت‌های مراکز خرده‌فروشی فعالیت دارد.

شرکت DDR در توضیح فعالیت خود در وب‌سایتش می‌گوید: «امروزه خرده‌فروشی در حال تکامل است و ما اینجا هستیم که این صنف را رهبری کنیم. ما قصد داریم توسط جابجایی در املاک و مستغلاتِ خرده‌فروشی و با سرمایه‌گذاری و توسعه‌ی مجدد دارایی‌ها، روش‌های نادرست در مراکز فروش تغییر دهیم.»

«کیم شارف» (Kim Scharf)، مدیر ارشد خدمات فناوری اطلاعات DDR می‌گوید: «میزان انسجام و شفافیت امور با استفاده از سیستم اسناد دیجیتالی، شگفت‌انگیز است، اکنون مدیران شرکت ما به شرایطی که به‌طور تاریخی به آن نیاز داشتند ولی از آن محروم مانده بودند؛ دست یافته‌اند.»

ازآنجایی‌که درآمد اصلی این شرکت از اجاره دادن واحدهای تجاری و موارد مشابهِ آن حاصل می‌شود؛ همیشه مندرجات قراردادها و اسناد، موضوع بسیار حساسی می‌شود و بدون سیستم اسناد دیجیتالی، انجام استعلام‌ها و رسیدن به توافق و درج موارد دو طرف در قرارداد با تمامی جزئیات و مراحل قانونی آن و ردوبدل شدن اسناد لازم، گاه چند ماه طول می‌کشید.

چالش‌هایی که شرکت DDR بدون داشتن سیستم اسناد دیجیتالی با آن‌ها روبرو بود

• تمامی امور و مراحل اجاره دادن واحدهای فروشی این شرکت، نیاز به یک پروسه‌ی واحد و مشخص با شفافیت و کارایی زیاد داشت. فقدان این موضوع در روال کاری شرکت احساس می‌شد.

• خروج از روش‌های سلیقه‌ای و نیاز به قالب‌های استاندارد برای کلیه‌ی برگه‌ها و فرم‌ها ضروری بود

• عدم وجود سیستمی استاندارد که مقررات حقوقیِ تنظیم، ویرایش و به اشتراک‌گذاری و تبادل اسناد و اطلاعات را در عملیات کاری تضمین کند؛ وجود داشت

• ناکارآمد بودن گزارش‌های و آمارهای تهیه شده و به‌طورکلی ناکارآمدی فرایند و ناسازگاری‌ها داده محسوس بود

• شرکت، بهره‌وری خوبی نداشت.

پیشرفت‌های حاصل از به‌کارگیری سیستم اسناد دیجیتالی در شرکت DDR

• تجمیع تمامی داده‌ها و اسناد در یک سیستم مرکزی و انعکاس واقعیت‌های اطلاعاتی در کلِ سیستم

• ایجاد زیربنای فنی برای همگام‌سازی داده‌های تمامی بخش‌های شرکت توسط سیستم اسناد دیجیتالی

• شفافیت و امکان بازبینی بیشتر در امور اجاره‌ی مکان‌های ارائه‌شده

• ارتقا یافتن کاربرد قراردادهای اجاره

• بهبود پیدا کردن رَوند امور در هنگام فسخ قراردادها

• کاهش هزینه‌های قانونی و نیز کم شدن هزینه‌های ناشی از اختلافات در قراردادها

• بهبود بازدهِ معاملات.