همهی ما میدانیم که نکات کوچک چقدر میتوانند تأثیرهای شگفتانگیزی داشته باشند. نحوهی نامگذاری فایلها، نکتهای جزئی است اما در نهایت میتواند موجب پیدا کردن سریعتر فایلها و صرفهجویی در زمان شما شود. فرض کنید یکی از مشتریهای شما فایلی را به عنوان «مشخصات محصول (نسخهی ۲۸)» به شما تحویل میدهد؛ به خاطر سپردن نام این فایل و نسخهی آن بدون شک بسیار دشوار است مخصوصاً اگر فایلهای مشابه دیگری نیز از سایر مشتریها دریافت کرده باشید. و به همین دلیل بازیابی یک فایل خاص میتواند به یک کابوس تبدیل شود.
به همین دلیل است که نام فایلها باید دقیق و شفاف باشند. اگر به دنبال روشی مناسب برای نامگذاری فایلها هستید این نکات را دنبال کنید:
۱. نامگذاری فایل
بهره بردن از یک ساختار ثابت برای نامگذاری فایلها باعث میشود که بعداً سریعتر بتوانید آنها را پیدا کنید. برای نمونه میتوانید از موارد زیر استفاده کنید.
جزئیات مورد نیاز:
– نام پروژه
– موضوع فایل
– تاریخ تولید
جزئیاتی که باید از آنها دوری کرد:
– کارکاترهای خاص (_ * & % + $ #)
– واژههایی مانند «آخرین»، «نهایی» و …
۲. تمامی نسخهها در یک سند
در مواردی که پیشنویس سندی را آماده میکنید، بهتر است برای هر نسخهی جدید، یک فایل مجزا ایجاد نکنید زیرا موجب شلوغی خواهد شد. کافی است سند نهایی را حفظ کنید.
۳. نامِ قابل درک
زندگی دیجیتالی و انجام چندین کار با هم، به یکی از عادتهای ما تبدیل شده و به افزایش بازدهی ما نیز کمک میکند. اما از طرف دیگر، باعث شده تا از میزان توجه ما کاسته شود طوری که همواره به دنبال پیامهای کوتاه و قابل فهم هستیم. به همین ترتیب، نام فایلها نیز باید خلاصه و در عین حال گویا باشند.
خلاصه اینکه نام فایلها باید ساختار مشخصی داشته باشد، به راحتی قابل جستجو باشد و گویای این باشد که چه چیزی در درون آنها قرار دارد.