بهبود جریان اطلاعات؛ کلید حل بسیاری از ناکارآمدی‌های تولید

در دنیای امروزی که رقابت بسیار شدید شده، انتظارات مشتری‌ها نیز روز به روز در حال افزایش است و فناوری‌ها و ترندها به سرعت تغییر می‌کنند، بسیار مهم و حیاتی است که تولید‌کننده‌ها تعامل مناسبی با مصرف‌کننده‌ها و تأمین‌کننده‌ها در سراسر جهان داشته باشند. در بازاری که یک نسخه نمی‌تواند درمانی برای همه باشد، برای ارتباط برقرار کردن با مشتری، راه حلی بهتر از تولید محصولات با توجه به نیازهای محلی آنها سراغ دارید؟

اولین قدم برای رسیدن به این امر این است که تولید به صورت محلی انجام شود یعنی در مناطقی که بازار قابل توجهی برای محصولات شما وجود دارد، شرکت تولیدی مجزایی احداث شود. این کار باعث می‌شود به مصرف‌کننده نزدیک‌تر شوید، اطلاعات سریع‌تر به دست شما برسند، نیروی کار ارزان‌تری داشته باشید و واکنش بهتری نسبت به نیازهای مشتریان از خود نشان دهید.

گرچه تولید به صورت محلی مزایای زیادی دارد اما برای بعضی از انواع محصولات نمی‌تواند راه‌حل مناسبی باشد. بعضی از برندهای لوکس به خاطر محلی که در آن تولید شده‌اند ارزشمند و بااعتبار تلقی می‌شوند. در این موارد، داشتن برچسب‌هایی مانند «» یا «» می‌تواند نتیجه‌ی بسیار مخربی داشته باشد. اینجاست که شرکت‌های تولیدی باید دارای یک کارخانه‌ی اصلی و چندین مرکز پخش در مناطق مختلف باشند.

نقش سیستم مدیریت مرکزی اسناد

فرقی نمی‌کند که استراتژی تولیدی شما چه باشد، نکته‌ی مهم این است که داده‌های کسب‌وکار شما در یک سیستم مرکزی ثبت و ذخیره شوند. بگذارید اهمیت برخورداری از سیستم اطلاعاتی صحیح در هر دو استراتژی تولیدی که در بالا به آنها اشاره شد را بیشتر شرح دهیم.

با اینکه ایده‌ی بومی‌سازی این است که محصولات متنوعی برای مصرف‌کننده‌های مختلف ارائه شوند اما بعضی از موارد مانند استانداردهای کیفی، سیاست‌ها و رویه‌ها، آموزش‌های پرسنل و غیره باید در کل شرکت یکسان باشند. برای رسیدن به این یکپارچکی باید کانالی اختصاصی بین مقر اصلی شرکت و واحدهای تولیدی مختلف وجود داشته باشد.

نبود سیستم مناسب برای تبادل به‌هنگام اطلاعات چطور می‌تواند به تولید در کارخانه‌ی مرکزی آسیب برساند؟ اول از همه، اگر دپارتمان تولید به موقع از افزایش تقاضا برای محصولاتش آگاه نشود، بازار را از دست خواهد داد. همچنین عدم تولید محصولات جدید باعث می‌شود مشتری‌ها سراغ رقبا بروند و این امر ممکن است در بلندمدت شما را از بازار رقابتی به کلی خارج کند. همچنین اگر اطلاعات لازم در مورد ارسال محصولات به موقع به شرکت نرسند ممکن است در تأخیری در ارسال به وجود بیاید و منجر به بروز اختلاف بین دپارتمان‌های داخلی شود. این اتفاق در نهایت روی بهره‌وری تأثیری مخرب خواهد گذاشت.

غلبه بر اثر شلاق چرمی

یکی دیگر از مشکلات مربوط به زنجیره‌ی تأمین در هر دو استراتژی فوق‌الذکر، اثر شلاق چرمی (bullwhip effect) است؛ پدیده‌ای که طی آن، تغییراتی کوچک در تقاضای محصول در زنجیره‌ی تأمین به مرور شدید و شدیدتر می‌شوند. این اتفاق چرا رخ می‌دهد و چطور می‌توانیم آن را مدیریت کنیم؟

• پیش‌بینی تقاضا: همه‌ی اعضای حاضر در زنجیره‌ی تأمین از ترس کمبود محصول، تقاضای اضافه‌ای برای محصول ارائه می‌دهند. راه حل؟ بهره‌گیری از سیستم مرکزی اسناد برای اشتراک‌گذاری داده‌ها.

• سفارش دسته‌ای (Order batching): ممکن است اعضای زنجیره‌ی تأمین برای کاهش هزینه‌ی سفارشات، سفارش‎هایی بزرگ‌تر و غیرمتداول را ارائه دهند. استفاده از یک سیستم متمرکز اسناد که تمامی اعضا بتوانند به صورت دوره‌ای میزان سفارشات خود را به‌روزرسانی کرده و به اطلاع اعضای بالا دستی برسانند می‌توانند این مشکل را برطرف کند.

• Lead time (زمان بین شروع و اتمام فرآیند تولید): اگر این مدت زمان افزایش پیدا کند، خرده فروشان مقادیری بیشتر از نیازشان را سفارش می‌دهند تا از نظر موجودی ایمنی لازم را بدست آورند. استفاده از سیستم مرکزی اسناد در تمامی دپارتمان‌ها و تمامی اعضای زنجیره‌ی تأمین باعث کاهش قابل توجه lead time می‎‌شود.