برتری‌های آرشیو دیجیتال در حفظ و نگهداری اسناد

قانونی به نام قانون «مورفی» (Murphy) می‌گوید: «به تحقق بهترین چیزها امیدوار باش اما خودت را برای بدترین اتفاقات آماده کن». استفاده از تکنولوژی مدرن برای حفظ و نگهداری اسناد، عمل به این قانون ارزشمند در زمینه‌ی داده‌ها است.

در هر سازمان و کسب و کار امروزی، داده‌ها قلب تشکیلات محسوب می‌شوند. حفظ و نگهداری اسناد شامل مواردی مانند اتفاقات پیش‌بینی نشده، خرابی سیستم داده‌ها، سرقت، اشکالات فنی و حتی بلایای طبیعی مانند سیل، آتش‌سوزی و زلزله است.

از سوی دیگر مواردی مانند ویروس‌های کامپیوتری و نرم‌افزارهای مخرب نیز یکی از تهدیدات عمده محسوب می‌شوند.

نکته‌ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که امروزه حدود ۵۰ درصد از کارکنان شرکت‌ها و کسب‌وکارهای مختلف برای امور کاری خود از تلفن همراه شخصی‌شان استفاده می‌کنند و از این طریق امکان آلوده شدن به ویروس یا سرقت اطلاعات حساس شرکت‌ها بسیار افزایش می‌یابد.

در صورت عدم پیش‌بینی لازم برای حفظ و نگهداری اسناد، نه‌تنها هزینه‌ی تهیه‌ی مجدد آن‌ها می‌تواند بسیار گزاف باشد بلکه در عمل، شرکت یا کسب و کاری که مرتکب این سهل‌انگاری شود در اکثر موارد قادر به بازگشت به حالت قبل از آسیب اسناد و اطلاعات حساسش نخواهد بود و حتی امکان متوقف شدن فعالیت‌هایش نیز وجود دارد.

حفظ و نگهداری اسناد شامل چه نوع داده‌هایی می‌شود؟

بهترین شیوه برای گرفتن بکاپ و پشتیبانی از اسنادتان تعریف یک پلن حفظ و نگهداری اسناد با دستورالعمل مشخص است. این امر تنها با استفاده از آرشیو دیجیتال اسناد است که به بهترین شکل ممکن امکان‌پذیر خواهد شد؛ آن‌هم به‌صورت اتوماتیک و بسیار سریع.

لازم است در پلن حفظ و نگهداری اسناد شرکت یا کسب‌وکارتان به این دو سؤال مهم جواب دهید:

۱. در چه مواقعی احتمال از بین رفتن اسناد، زیادتر و پشتیبان گیری از آن‌ها ضروری‌تر است؟

۲. اقداماتی که در صورت بروز خطر یا لطمه به اسناد باید سریعاً انجام شوند کدام‌ها هستند؟

برای این‌که پلن حفظ و نگهداری اسناد شما کاربردی و واقع‌بینانه باشد؛ باید برای بدترین شرایط تهیه شود. اولویت‌بندی داده‌ها و نحوه‌ی بازیابی آن‌ها در دشوارترین شرایط را تعیین کنید. سیستم آرشیو دیجیتال در این مورد کار شما را ساده می‌کند و با ارائه‌ی طبقه‌بندی‌هایی خاص از اولویت اسناد، شما را قادر می‌سازد که در این مورد به یک اولویت‌بندی صحیح دست پیدا کنید.

در مرحله‌ی بعدی باید به نحوه‌ی پشتیبان‌گیری و مطمئن بودن آن بپردازید. حفظ و نگهداری اسناد توسط آرشیو دیجیتال تنها راه کاملاً مطمئن برای حفاظت از اسناد و داده‌های هر شرکت یا کسب‌وکاری است.

برای درک دقیق‌تر این مفهوم، بهتر است وقتی به سیستم الکترونیک اسناد فکر می‌کنید یک شرکت بیمه‌گر را در نظر بیاورید که کسب‌وکار شما را بیمه می‌کند.