با عدم استفاده از پرینتر، کارآیی کسب‌وکار خود را بالا ببرید.

«وقت طلاست». این ضرب‌المثلی است که شاید صدها بار شنیده باشیم. ما معتقدیم که ویژگی‌ها و امکانات هم طلا هستند؛ یعنی به همان صورت که زمان مانند طلا ارزشمند است، ویژگی‌ها نیز ارزشمندند. سیستم مدیریت اسناد (DMS) با استفاده‌ی صحیح از زمان – و ویژگی‌ها – می‌تواند منجر به صرفه‌جویی در بودجه کسب‌وکار شده و امکان سرمایه‌گذاری روی قسمت‌های دیگر را فراهم کند.

زمانی که سیستم مدیریت الکترونیک اسناد در یک کسب‌وکار اجرا شد، نیاز به کاغذ را به شکل قابل توجهی کاهش داده و باعث ارتقای کارآیی این موارد می‌شود:

• جستجوی اسناد

• مدیریت جریان کار (ویرایش، تأیید و سایر امور مربوط به اسناد)

• دسترسی به اسناد از راه دور

• ایمن سازی اسناد

• بایگانی (اسکن کردن و دیجیتالی کردن اسناد)

تحقیقات AccountingWEB نشان می‌دهد پرسنل بخش حسابداری به طور متوسط هر هفته ۶۰ بار پای دستگاه کپی می‌روند و ماهانه ۱۵ ساعت از زمان خود را صرف پرینت گرفتن می‌کنند. با اینکه بعضی از فرآیندهای اداری همچنان به کاغذ نیاز دارد اما DMS می‌تواند تعداد کپی‌های مورد نیاز را به یک سوم کاهش داده و با بهره‌گیری از ویژگی‌های ذخیره و اشتراک‌گذاری نیاز به پرینت گرفتن اسناد را به طور کامل حذف کند.

اگر فرض کنیم هر یک از پرسنل ساعتی ۲۵ دلار حقوق بگیرد، یعنی در طول ماه ۳۷۵ دلار از حقوق پرسنل به خاطر پرینت گرفتن اسناد به آنها داده شده. این هزینه به علاوه سایر هزینه‌های مربوط به مواد و تجهیزات لازم برای پرینت گرفتن را می‌توان در زمینه‌های بسیار مفیدتری به کار گرفت.

نرم‌افزارهای مدیریت اسناد با بهره‌گیری از ویژگی جستجو با فراداده (metadata) و کلمات کلیدی این امکان را به پرسنل می‌دهند تا به راحتی اسناد را پیدا کنند. در یک سیستم استاندارد مدیریت اسناد، عنوان، تیتر و متن تمامی اسناد قابلیت جستجو را داراست.

فایل‌هایی که همچنان به اسکن شدن نیاز دارند می‌توانند با بهره‌گیری از فناوری OCR از فراداده و کلمات کلیدی استفاده کنند (فناوری OCR متن موجود در سند اسکن‌شده را رمزگشایی می‌کند، طوری که برای نرم‌افزار قابل خواندن باشد.)

این تکنیک‌های متادیتا می‌توانند سطح خدمات مشتری و شهرت کسب‌وکار شما را ارتقا دهد؛ زیرا نماینده‌های شما را قادر می‌سازند تا سریع‌تر و با کارآیی بالاتری به مشتری پاسخ دهند. درخواست‌هایی را که شاید قبلاً رسیدگی به آنها چند روز زمان می‌برده، می‌توان با استفاده از ویژگی‌ جستجوی اسناد در کمتر از چند دقیقه حل‌وفصل کرد.

همانطور که ویژگی‌های متادیتا و جستجو نشان می‌دهند، کار نرم‌افزار‌های مدیریت اسناد الکترونیکی این است که فرآیندهای اداری کسب‌وکار را بهینه کنند. آن دسته از افرادی که تصمیم به استفاده از چنین سیستم‌هایی می‌گیرند، به فکر افزایش کارآمدی فرآیندهای اداری کسب‌وکار خود هستند که به آن دست خواهند یافت. این ویژگی‌ها باعث می‌شود تا کسب‌وکارها فرصت لازم را استفاده بدست بیاورند تا ساختار اسناد را استانداردسازی کرده، سطح همکاری پرسنل را از طریق قابلیت ویرایش آنلاین اسناد ارتقا دهند و اسناد غیرضروری یا حساس که دیگر نیازی به آنها وجود ندارد را به صورت خودکار حذف کنند.

استفاده از نرم‌افزارهای استاندارد مدیریت اسناد موجب ارتقای کارآیی و کاهش سردرگمی‌های اداری کسب‌وکارها می‌شود و خیلی زود سرمایه‌ای که برایشان خرج شده را جبران می‌کنند.