آیا کسبوکار یا دپارتمان شما هنوز از اسناد کاغذی استفاده میکند؟ در عصر فناوری و اطلاعات، این روش خارج از رده تلقی میشود و نشانهای از جاماندن کسبوکار از فناوریهای روز است. بعضی از کسبوکارها هنوز از این روش بهره میبرند زیرا نگرانند که تغییر دادن آن شاید موجب بروز اختلال در جریان کسبوکارو امنیت اسنادشان شود، بعضی دیگر علاقهای به ارائهی آموزشهای مورد نیاز به پرسنل ندارند و برخی دیگر هم با خودشان میگویند که اسناد فیزیکی نسبت به سیستمهای آنلاین مدیریت اسناد ایمنی بیشتری دارند.
اگر جزو دستهی آخر هستید، دچار یکی از متداولترین اشتباهات امنیتی در دنیای کسبوکار شدهاید. این ایده که دوری کردن از روشها و ابزارهای امنیتیای که قابلیت جابجایی اسناد را فراهم میکنند موجب امنتر شدن اطلاعات میشود، در بین متخصصین امنیت و شبکه به عنوان یک اشتباه منطقی معروف با نام «Security through Obscurity» (امنیت بر اساس ابهام) شناخته میشود. با اینکه اسناد کاغذی و کمدهای قفلدار روش اصلی حفاظت از اسناد در گذشته بودند اما در حال حاضر، مقاومت در برابر دیجیتالی شدن نه تنها شما را از نظر زمانی عقب نگه میدارد، بلکه اطلاعات خصوصی شما را نیز در معرض ریسک بیموردی قرار میدهد.
چرا افراد فکر میکنند که اسناد کاغذی ایمنترند؟
بسیاری از شرکتها و دپارتمانهایی که به سمت استفاده از اسناد دیجیتالی نمیروند، مطمئن هستند که روش کاغذی ایمنی بیشتری دارد. شکی نیست که شما هم حتماً شنیدهاید که هکرها چگونه با استفاده از روشهای پیچیده در شبکه و سیستمهای اطلاعاتی افراد و شرکتها نفوذ میکنند. شاید شما حتی شنیده باشید که سناریوهای مختلف – مانند اشتباه پرسنل – چطور میتواند به طور اتفاقی موجب نشت دادهها شود. به ویژه اگر با کل فرآیند دیجیتالی کردن و مدیریت آن آشنایی نداشته باشید، این روش در مقایسه با دنیای سادهی اسناد کاغذی برای شما بسیار ترسناک خواهد بود.
حساسترین اسناد کاغذی آخر شب داخل یک کمد قفلدار قرار داده میشوند و روز بعد قفل را باز کرده و اسناد را درمیآورند؛ درک کردن این سیستم امنیتی کاملاً آسان است. همچنین به راحتی میتوان تصور کرد که مدیریت اسناد دیجیتال، در مقایسه با روش قدیمی، چقدر فرصتهای زیادی را برای دزدیده شدن اطلاعات و انتشار آنها در اینترنت فراهم میکند. اما بسیاری از این داستانهای واهمهانگیز راجع به نشت اطلاعات، قدیمیتر از آن چیزی هستند که فکرش را میکنید. دنیای نرمافزار و مدیریت داده با سرعت شگفتانگیزی در حال پیشرفت است و آن نوع از امنیت دیجیتالی که الان در دسترس است، خیلی پیشرفتهتر از چیزی است که حتی همین پنج سال قبل وجود داشت.
ریسک امنیتی اسناد کاغذی
حقیقت این است که اسناد کاغذی به اندازهای که شما فکر میکنید ایمن نیستند و استفاده از آنها در ادارههای مدرن باعث افزایش ریسک امنیتی آنها میشود. برای شروع، فکر کنید که شما از یک کمد قفلدار استفاده میکنید.
در طول روز با اسنادی که لازم دارید کار میکنید و در طول شب آنها را داخل کمد گذاشته و قفل میکنید. اما چه کسانی کلید آن را در اختیار دارند؟ آیا به غیر از شما شخص دیگری هم کلید آن را دارد؟ آیا یک کلید اضافه هم زیر گلدان یا جایی که فضای مشترک محسوب میشود قرار دادهاید؟ هر چه تعداد افرادی که به کلید دسترسی داشته باشند بیشتر شود، احتمال بروز اشتباه بیشتر شده و ممکن است اسناد را گم کنند یا روی میز جا بگذارند. همچنیناحتمال بیشتری به وجود میآید که کلید دست فرد نااهلی بیافتد و فرصت دسترسی به اسناد برایش فراهم شود.
و مسئلهی دیگر اینجاست که وقتی اسناد داخل کمد قفلدار قرار نمیگیرند، کجا گذاشته میشوند. در این حالت معمولاً اسناد داخل کشوهای میز پرسنل یا در کنار سایر وسایل شخصی آنها قرار میگیرند (یعنی تعداد افراد بیشتری به آنها دسترسی پیدا میکنند). اما آیا آنها وقتی میخواهند استراحت کنند یا به نهار بروند، کمدشان را قفل میکنند؟ وقتی سراغ دستگاه کپی میروند یا اطلاعاتی را با همکارانشان چک میکنند چطور؟ احتمالاً در طول روز بیش از ۱۰ بار اتفاق میافتد که اسناد مهم و خصوصی کسبوکار بدون مراقبت خاصی در جایی رها شوند که مهمانها، بازدیدکنندهها، پرسنل خدماتی و سایر افراد حضور دارند و ممکن است نگاهی به سند بیاندازند یا حتی بدتر، این اسناد را اسکن کنند.
علاوه بر اینها باید احتمال از بین رفتن اسناد در اثر آتشسوزی یا سیل را نیز به موارد بالا اضافه کنید.
امنیت سیستم مدیریت اسناد مبتنی بر فضای ابری (cloud)
اگر تصمیم بگیرید که تمام این کاغذها را به قالب سبک و راحت دیجیتال دربیاورد، احتمالا این کار را از طریق یک DMS یا سیستم مدیریت اسناد انجام خواهید داد. این یک پلتفرم پیشرفته برای اسکن، ذخیره، ویرایش، جستجو و اشتراک گذاری اسناد است که به پرسنل دارای مجوز این امکان را میدهد تا از هر نقطهای به اسناد دسترسی داشته باشند و بتوانند آنها را ویرایش کنند. بهترین بخش این روش این است که علاوه بر تمام این راحتی و امکانات، امنیت بینظیری را ارائه میدهد.
پروتکل های نوین تأیید هویت رمزگذاریشده (encrypted authentication protocols) به این معنی هستند که پرسنل، مشتریها و شرکای تجاری دارای مجوز میتوانند فقط به اسناد خودشان دسترسی داشته باشند؛ برای مثال، اسناد مالی فقط توسط دپارتمان مالی و اطلاعات پرسنل فقط توسط نیروی انسانی قابل دسترس خواهد بود. اسناد شما نه تنها دیگر روی میز جا نخواهند ماند بلکه DMS به شما این اطمینان را میدهد که هیچکسی «کلید زاپاس» در اختیار ندارد که بخواهد دسترسی غیرمجازی داشته باشد.
یکی از بهترین مزیتهای سیستمهای مبتنی بر فضای ابری این است که اسناد حتی روی شبکهی محلی شما ذخیره نمیشوند، بلکه تمام دادهها در یک فضای مجازی امن ثبت میگردند؛ یعنی حتی اگر رایانهی شما خراب شود یا هکرها با بدافزار به شبکه محلی شرکت حمله کنند، اسناد شما به طور مستقل ذخیره شده و از هر گونه خطر یا آسیب در امان است.
با خدمات سامانصنعت کاویان به سمت دیجیتالی کردن اسناد حرکت کنید.
استفاده از پیشرفتهترین تکنیکهای امنیتی باعث شده است که سیستم مدیریت اسناد ما کار را برای دیجیتالی کردن اسناد سریع و راحت کند و اسناد شما را در نقطهای مطمئن قراردهد که نگاه افراد نامحرم به آن نیفتد. فقط پرسنل دارای مجوز میتوانند با فایلهای مربوطه کار کنند و کسانی که اجازه نداشته باشند نمیتوانند اسناد را ببینند چه برسد به اینکه بخواهند آنها را باز کرده یا بدزدند. پس، از خودتان بپرسید که اسناد فیزیکی شما واقعاً چقدر ایمن هستند؟ هر زمان که آماده بودید از کاغذ دست بکشید و به عصر دیجیتال ملحق شوید، با ما تماس بگیرید.متخصصین ما همواره آمادهاند تا به شما مشاوره داده و پروژههای دیجیتالی کردن اسناد را اجرا کنند.
