سیستم اتوماتیک ثبت اسناد، برگه‌ها و مدارک گوناگون شرکت یا کسب‌وکار شما را که دارای اهمیت بسیار زیادی در ساختار مدیریتی هستند؛ به نحوی دیگرگونه و متفاوت با شیوه‌های قدیمی یا کامپیوتری معمولی حفظ کرده و سرعت عمل و بسیاری از مزایای دیگر را در اختیار شما قرار می‌دهد. این مزایا را می‌توان در سه گروه اصلی تقسیم‌بندی کرد:
۱. صرفه‌جویی در زمان با استفاده از سیستم اتوماتیک ثبت اسناد
در اولین روزِ استفاده از سیستم اتوماتیک ثبت اسناد احساس خواهید کرد که برای کارهای روزانه‌تان دارید وقت اضافه می‌آورید؛ شاید این سخن به نظرتان اغراق‌آمیز جلوه کند ولی حقیقت این است که مدت‌زمان انجام کار با سیستم اتوماتیک ثبت اسناد به‌هیچ‌وجه قابل‌مقایسه با سیستم‌های معمولی کامپیوتری نیست.
به‌این‌ترتیب صرفه‌جویی در زمان کار، باعث افزایش بهره‌وری کارکنان و درنتیجه شرکتتان خواهد شد.
سیستم اتوماتیک ثبت اسناد می‌تواند ساختار عریض و طویل یا برخی از بخش‌های کم‌اهمیت‌تر شرکت‌ها را در یکدیگر اقدام کند و سرعت مدیریت و بایگانی اسناد را افزایش دهد.
۲. حفظ هماهنگی بالا و تداوم منظم جریان کاری
یکی دیگر از مزایای استفاده از سیستم اتوماتیک ثبت اسناد، حفظ امنیت و هماهنگی درزمینه‌ی ردوبدل کردن اسناد با خارج از شرکت یا با طرف سوم است. از دیگر مزایای بسیار بزرگ سیستم اتوماتیک ثبت اسناد از میان برداشتن خطر مواجه‌شدن با جرائم مرتبط با قصور در مورد امور مربوط به اسناد و مدارک گوناگون است.
استفاده از آرشیو اسناد دیجیتال به اعضا و کارکنان شرکت (در همه‌ی سطوح از مدیریت گرفته تا کارکنان عادی) حس اعتمادبه‌نفس و آرامش ویژه‌ای می‌بخشد که باید آن را در عمل تجربه کرد تا به ارزشش پی برد.
به‌جرئت می‌توان گفت که استفاده از سیستم مدیریت الکترونیک اسناد بخش بزرگی از استرس‌های رایج در مورد مسائل مرتبط با اسناد را رفع می‌کند.
مهم‌ترین مواردی که چنین امنیت خاطر مهمی را برای شرکت شما به ارمغان خواهند آورد عبارت‌اند از:
سیستم منحصربه‌فرد و خاص برای به اشتراک‌گذاری اسناد، تعریف سطوح دسترسی، جلوگیری از گم‌شدن، ربوده شدن، امحاء و اشتباهات محتمل درزمینه‌ی تمامی امور مربوط به اسناد و برگه‌ها.
تمامی موارد فوق، تداوم منظم چرخه‌ی کاریِ شرکت یا کسب‌وکار شما را تضمین خواهند کرد. هم‌چنین سیستم اتوماتیک ثبت اسناد برای موقعیت‌های بحرانی و پیش‌بینی‌نشده نیز برنامه‌ریزی شده و قابلیت حفظ اطلاعات مهم و پایه را در صورت وقوع هرگونه اتفاق یا حادثه‌ی طبیعی را دارد.
۳. ارتقای سطح دفتر کاری به بالاترین حد استاندارد و صرفه‌جویی در هزینه‌های مختلف
یکی دیگر از مزیت‌های مهمِ استفاده از سیستم اتوماتیک ثبت اسناد، نیاز بسیار کمتر شما به وسعت دفتر کار خواهد بود زیرا با هر حجمی از عملیات، حداکثر به بیش از یک کمد بایگانی معمولی نیاز نخواهید داشت! هزینه‌ی کاغذ، ملزومات اداری، چاپ و منابع انرژی نیز به نحو فوق‌العاده چشمگیری کاهش خواهند یافت.
