مشخصات نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد:

با توجه به نیاز بکارگیری یک سیستم یکپارچه جهت متمرکز نمودن مستندات سازمان،شرکت سامان صنعت کاویان نسبت به طراحی و پیاده سازی نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد با در نظر گرفتن کلیه نیازهای سازمان های مختلف نمود.

در زیر مشخصات فنی نرم افزار به تفصیل عنوان گردیده است.در صورت وجود هرگونه پرسش،لطفا با ما در ارتباط باشید.

1. قابلیت تعریف شناسنامه برای اسناد: شناسنامه مجموعه ای از فیلدهای اطلاعاتی است. این مجموعه برای تمامی اسنادی که وارد سیستم میشوند تکمیل می شود. با استفاده از همین شناسنامه امکان جستجو و فراخوانی اسناد فراهم میشود. به عنوان مثال در یک آرشیو منابع انسانی فیلدهایی مانند نام و نام خانوادگی و شماره پرسنلی جزو فیلدهای شناسنامه اسناد هستند. در صورت نیاز میتوان برای انواع اسناد مختلف،‌ انواع شناسنامه های مختلف تهیه کرد و هر سند را با شناسنامه خاص خود در سیستم ثبت کرد.

2. قابلیت تعریف ساختار آرشیو بصورت درختواره ای: میتوان اسناد مختلف را در یک ساختار درختواره ای طبقه بندی کرد (هر یک از شاخه های این ساختار درختی مانند یک زونکن عمل میکند). با اینکار دسترسی کاربران به اسناد تسهیل میشود. محدودیتی در تعریف سطوح طبقه بندی اسناد وجود ندارد. در صورت نیاز میتوان برای هر سطح (زونکن) نیز شناسنامه خاصی را تعریف کرد.

3. قابلیت انتقال اسناد به نرم افزار از طریق اسکنر: در محیط نرم افزار میتوان با اسکن اسناد آنها را در پرونده مورد نظر ثبت کرد.

4. قابلیت انتقال اسناد به نرم افزار با Drag & Drop: در صورتیکه سندی قبلا اسکن شده باشد و یا به فرمتی غیر تصویری وجود داشته باشد، میتوان به روش فوق براحتی آنرا در نرم افزار ثبت کرد.

5. قابلیت تعریف سطوح دسترسی متمایز برای پرونده ها و اسناد: برای هر پرونده و یا سند میتوان سطوح دسترسی مورد نظر را تعریف کرد. دسترسی که برای پرونده تعریف میشود قابل تعمیم به پرونده و اسناد زیر آن میباشد.

6. قابلیت تعریف گروه های کاری و کاربران: در این قسمت مشخصات افرادی که مجوز دسترسی به اسناد مختلف را دارند، در سیستم ثبت میشود. برای سهولت مدیریت دسترسی ها، میتوان کاربران را در گروه های کاری مختلف طبقه بندی کرد. طبقه بندی کاربران در گروه های کاری سبب میشود تا در صورت نیاز به تغییر دسترسی افراد به اسناد (مثلا با تغییر سمت سازمانی)، نیازی به تغییر در سطوح دسترسی که برای اسناد تعریف شده است نباشد. بعبارت دیگر با تغییر گروه کاربر و یا با عضو کردن کاربر در گروه جدید، میتوان دسترسی های وی را به روز کرد.

7. قابلیت تعریف انواع طبقه بندی ها در اسناد: هر پرونده از انواع متنوعی از اسناد تشکیل شده است. مثلا در پرونده پرسنلی انواع اسناد شامل، اسناد سجلی، سوابق آموزشی و غیره میشود.

8. قابلیت طبقه بندی برگهای پرونده: در نرم افزار قابلیت طبقه بندی برگهای پرونده بر اساس طبقات تعریف شده وجود دارد. با اینکار میتوان برگهای پرونده را به ترتیب تاریخی ثبت شده و نیز بر اساس طبقه بندی ثانویه بازیابی کرد.

مثلا برای هر کارمند در سال چندین حکم کارگزینی صادر و بایگانی می شود. این احکام به ترتیب تاریخ در پرونده شخص ثبت می شود ولی گاهی کاربر نیاز دارد تا به تمام احکام کارگزینی کارمند دسترسی داشته باشد، در اینحالت براحتی می تواند احکام کارگزینی کارمند مورد نظر را مشاهده کند.

9. امکان تعریف آرشیوهای مختلف،‌ مانند آرشیو پرسنلی، حقوقی. هر یک از این آرشیوها بصورت مستقل مدیریت میشود.

10. امکان قفل کردن اسناد: کاربر مجاز میتواند در صورت نیاز اسناد مورد نظر را قفل کند. با اینکار سایر کاربران امکان تغییر در آن سند را نخواهند داشت.

11. امکان تعریف نگارشهای مختلف از اسناد

12. ثبت سوابق دسترسی به اسناد: کلیه دسترسی های افراد به اسناد در سیستم ثبت میشوند و در صورت نیاز قابل گزارش گیری هستند.

13. قابلیت نگهداری اسناد حذف شده و بازیابی مجدد آنها: اسنادی که به هر علتی حذف میشوند (کاربر باید مجوز لازم برای حذف سند را داشته باشد)، در بخش دیگری از سیستم ثبت میشوند. بعبارت دیگر حذف موقت میشوند. کاربری که سندی را حذف کرده باشد در صورت نیاز میتواند اقدام به بازیابی آن کند.

14. قابلیت نمایش تصویر اسناد: هنگامی که کاربر نیاز به مشاهده سند داشته باشد، تصویر سند در محیط نرم افزار نمایش داده میشود، این کار بدون نیاز به استفاده از نرم افزارهای نصب شده در محیط ویندوز امکان پذیر میشود.

15. قابلیت تغییر محل ثبت سند در ساختار درختی: کاربر میتواند محل نگهداری اسناد را با Cut & Paste تغییر دهد.

16. قابلیت جستجو بروی شناسنامه اسناد: پس از ثبت اسناد در نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد، امکان جستجو و فراخوانی آنها توسط کاربران مجاز فراهم میشود. کاربر میتواند با هر یک از فیلدهای شناسنامه سند (و یا هر ترکیبی از این فیلدها)، سند یا اسناد مورد نظر خود را جستجو کند. محدوده عمل جستجو را میتوان یک پرونده خاص و یا تمامی آرشیو تعیین کرد.

17. دسترسی به سند: کاربر از طریق حرکت در ساختار درختی و یا جستجو، اسناد مورد نظر خود را پیدا میکند. در مرحله بعد کاربر میتواند تصویر سند را مشاهده کند (در صورتیکه تصویر چند صفحه ای باشد،‌ امکان حرکت بین صفحات مختلف سند وجود دارد). بعلاوه در صورتیکه دسترسی لازم را داشته باشد می تواند سند را در نرم افزار مربوطه باز کرده و یا اقدام به چاپ و یا انتقال آن به بیرون نرم افزار نماید.

18. گزارشهای متنوعی در سیستم پیش بینی شده است. برخی از این گزارشها عبارتند از:

    1. گزارش از سوابق دسترسی به اسناد مورد نظر

    2. گزارش از سوابق دسترسی شخص و یا گروه مورد نظر به اسناد مختلف

    3. گزارش از اسناد و پرونده های حذف شده

در این گزارشها امکان تعیین فیلترهای متنوع، مانند تاریخ وکاربر پیش بینی شده است.

19. امکان اتصال به نرم افزارهای اتوماسیون اداری از طریق پروتکل ECE: با استفاده از این قابلیت کاربر مجاز میتواند اسناد را بصورت مستقیم از نرم افزار اتوماسیون اداری به نرم افزار مدیریت االکترونیک اسناد منتقل کند.

20. امکان اتصال به Mail server برای دریافت ایمیلها: با استفاده از این قابلیت میتوانید با ارسال اسناد به آدرس ایمیلی خاص، آنها را بصورت خودکار در آرشیو بایگانی کنید.

• مدل دسترسی به اسناد:

دسترسی به اسناد در نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد از طریق تعریف سطوح دسترسی برای کاربران و گروه های کاری (هر گروه کاری مجموعه ای از کاربران است)، اعمال میشود. دسترسی تا سطح اسناد قابل تعریف است،‌بدین معنی که حتی هر سند میتواند دسترسی خاص خود را داشته باشد. برای سهولت در مدیریت دسترسی ها بهتر اینست که دسترسی ها برای پرونده ها تعریف شود، نرم افزار میتواند سطوح تعریف شده را به پرونده ها و اسناد زیر دستی اعمال کند (قابلیت ارث بری سطوح دسترسی).

برای کاربری که به سندی دسترسی دارد، عمق دسترسی نیز قابل تعریف است. بدین معنی که مثلا کاربری میتواند فقط قابلیت مشاهده سند را داشته باشد و کاربر دیگری میتواند سند را اقدام به تهیه نسخه چاپی از سند کند. عمق دسترسی قابل تعریف در نرم افزار در دو سطح پرونده و سند قابل تعریف است. سطوح دسترسی در سطح پرونده عبارتند از:

1. ایجاد پرونده

2. ایجاد سند

• تغییر نام پرونده

1. جابجایی اسناد

2. جابجایی پرونده ها

3. حذف پرونده

• کپی اسناد

• کپی پرونده ها

1. مدیریت دسترسی

2. مشاهده اسناد

3. مشاهده پروفایل

• مشاهده پرونده ها

• مشاهده دسترسی

• ویرایش پروفایل

سطوح دسترسی در سطح اسناد عبارتند از:

1. حذف

2. ویرایش

• ویرایش پروفایل

1. استخراج

2. مدیریت دسترسی ها

3. باز کردن

• چاپ

• مشاهده دسترسی ها

1. مشاهده پروفایل

در  نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد این قابلیت پیش بینی شده است که دسترسی ها از پرونده های بالاتر به پرونده های زیرین به ارث برسد. البته این قابلیت در صورتیکه تمایل کاربر مجاز قابل اعمال است.

• معماری امنیتی نرم افزار:

در این نرم افزار اسناد در فایل سیستم نگهداری میشود. راهبر سیستم میتواند سطح امنیتی اسناد را تعیین کند. سطح امنیتی میتواند یکی از حالات عادی، ساده، متوسط و بالا باشد. متناسب با سطح امنیتی تعیین شده میزان رمز کردن (Encryption) سند تعیین میشود. بعبارت دیگر حتی اگر کاربری به فایل سیستم نیز دسترسی داشته باشد (معمولا ادمین سیستم)، امکان مشاهده اسناد وجود نخواهد داشت.

• ثبت سوابق دسترسی به اسناد:

از رمانیکه کاربری وارد سیستم میشود تا زمان خروج وی عملیاتی که بروی اسناد انجام میده با ثبت تاریخ و ساعت آن در سیستم ثبت می شود.

• نگهداری اسناد حذف شده:

اسنادی که توسط کاربران مجاز حذف می شود، به بخش اسناد حذف شده (Recycle bin) منتقل میشوند. کاربری که سندی را حذف کرده باشد می تواند سند خود را بازیافت کند.