مدیریت الکترونیک اسناد : آرشیو الکترونیکی

آرشیو الکترونیکی شیوه ای نوین برای مدیریت و بایگانی اسناد است که جایگزین آرشیو فیزیکی شده است. در مدیریت الکترونیک اسناد، همه مستندات کاغذی و مدارک به صورت الکترونیکی، ذخیره و نگهداری می شوند. طراحی مناسب آرشیو الکترونیکی موجب کارایی و بهره برداری بیشتر بایگانی های سنتی شده است. عملیاتی کردن آرشیو الکترونیکی با رعایت این موارد در ارتباط است:

• فهرست و طبقه بندی موضوعی اسناد الکترونیکی

• تعیین فضای ذخیره سازی الکترونیکی

• تعیین کلید واژه برای دسترسی به اسناد الکترونیکی

• تعیین سطح دسترسی کاربران به آرشیو الکترونیکی

• تجهیزات مطلوب ذخیره سازی و نگهداری اسناد الکترونیکی

تبدیل آرشیو فیزیکی به آرشیو الکترونیکی

آماده سازی اسناد اولین گام در تهیه آرشیو الکترونیکی از اسناد کاغذی است. برای این منظور ابتدا پاکسازی اسناد کاغذی انجام می گیرد. باز کردن تا خوردگی اسناد، جدا کردن سوزن و منگنه اسناد کاغذی و ترمیم پارگی ها برای تهیه اسکن از آرشیو کاغذی ضروری است. آماده سازی آرشیو الکترونیکی به ترتیب چیدمان زونکن ها می تواند انجام شود.

الف- اسکن اسناد کاغذی

همه مدارک کاغذی شامل پرونده ها، نقشه ها و برگه ها با تجهیزات مناسب تصویربرداری و  اسکن خواهد شد. وضوح پرونده های اسکن شده و بایگانی صحیح به ترتیب کد در مدیریت اسناد الکترونیکی تسهیل ایجاد می کند. عملیات تمیزکاری روی اسناد هم به صورت خودکار و هم دستی توسط اپراتور انجام می شود تا ریزش اطلاعات کاهش یافته و کیفیت ظاهری اسناد مطلوب باشد.

ب- اصلاح و ویرایش تصاویر

بهینه سازی پرونده های الکترونیکی با استاندارد سازی و در صورت نیاز چرخش تصاویر اسکن شده انجام می گیرد. مقایسه اسناد کاغذی و اسکن برای تطبیق کیفیت ظاهری ضروری است اگر با نرم افزارهای موجود امکان اصلاح تصاویر بدون ریزش اطلاعات وجود نداشت، عملیات اسکن با تنظیم دقیق اسکنر دوباره انجام می شود.

ج- ثبت اطلاعات در نرم افزار آرشیو الکترونیکی

ورود اطلاعات در نرم افزار مدیریت الکترونیک اسناد جهت تسریع بازیابی و سهولت استفاده از آرشیو ضروری است. بر اساس جایگاه هر سند، طبقه بندی موضوعی با کدبندی ویژه انجام شده و سطح دسترسی کاربران به اسناد مشخص می شود. ثبت اطلاعات الکترونیکی با توجه به رویکرد هر سازمان و استفاده از شیوه های اختصاصی منجر به تسریع در بازیابی اطلاعات خواهد شد.

د- نسخه پشتیبان آرشیو الکترونیکی

به منظور رفع خطرات احتمالی نظیر ویروسی شدن و خطای انسانی به عمد یا سهو، تهیه نسخه پشتیبان از آرشیو الکترونیکی ضروری است. به طور معمول یک نسخه پشتیبان برای گروه مدیریت اسناد و ۲ نسخه ثانویه نیز برای نگهداری در محلی امن تهیه می شود.