تجربه‌ی مؤسسه‌ی حقوقی Evans & Dixon
در این مقاله تجربه‌ی یک شرکت حقوقی در مورد نقش تسهیل‌کننده‌ی استفاده از آرشیو اسناد الکترونیک را در رسیدگی بسیار سریع‌تر به پرونده‌های حقوقی ذکر می‌کنیم. سامان صنعت کاویان در خدمت شماست.
داستان تحول گردش کارِ مؤسسه‌ی حقوقی «اِوِنس اَند دِکسِن» (Evans & Dixon)
مؤسسه‌ی حقوقی اِوِنس اَند دِکسِن در سال ۱۹۴۶ در آمریکا تأسیس شد و گستره‌ی فعالیت آن در بخش‌های غرب آمریکا، بخصوص در قسمت‌های مرکزیِ غرب آمریکا است و در یک بازه‌ی زمانی، بیش از یک‌میلیون و ۸۰۰ هزار پرونده را به‌دشواری در دست رسیدگی داشت ولی امروز با استفاده از آرشیو اسناد الکترونیک بیش از دو میلیون و ۵۰۰ هزار سند را به‌راحتی و با سرعت و امنیت بسیار بالا مدیریت می‌کند.
«جِف شلدون» (Jeff Sheldon) مدیر فناوری اطلاعات این مؤسسه‌ی حقوقی می‌گوید: «مدیریت ایمن و کارآمد این شرکت، متکی به آرشیو اسناد الکترونیک است. روش‌های قبلی مدیریت اسناد، به‌شدت نیازمندِ به‌روزرسانی بود…
زمانی بود که وکلای ما برای مسافرتِ کاری نیاز به حمل یک ساک یا چمدانِ پر از پرونده داشتند؛ اما اکنون با استفاده از آرشیو اسناد الکترونیک فقط داشتن یک تلفن همراه در دستشان برای انجام همه‌چیز کافی است!»
چالش‌های شرکت حقوقی اِوِنس اَند دِکسِن قبل از استفاده از آرشیو اسناد الکترونیک قضایی
-
نظر به گسترش مؤسسه‌ی اِوِنس اَند دِکسِن که در عرض ۱۰ سال حدود شش شعبه به پیکره‌ی آن افزوده شد؛ نیاز به پشتیبانی از این گسترش و یک مدیریت اطلاعاتی مطمئن احساس می‌شد.
-
جستجوهای آهسته و دست‌وپا گیر اسناد و مشکلات مربوط به آن.
-
مشکل سیستم‌های جداگانه‌ی اطلاعات و اسناد.
-
کمبود امنیت اطلاعات و اسناد.
امتیازهای بهره‌گیری از آرشیو اسناد الکترونیکی برای شرکت حقوقی «اِوِنس اَند دِکسِن»
-
سرعت استقرار و راه‌اندازیِ این سیستمِ جدید (وارد شدن ۴۰ هزار فایل در روز اول!).
-
توان ادغام سیستم‌های مختلف قبلی در آرشیو اسناد الکترونیک.
-
یکپارچگیِ تمامیِ اسناد و فایل‌ها و دسترسی سریع به آن‌ها.
-
سرعت جستجو، انعطاف‌پذیری و طراحی مبتنی بر استانداردها. (به‌عنوان نمونه، اکنون و هنگامی‌که وکلا در دادگاه به سندی نیاز پیدا می‌کنند؛ فقط با یک کلیک بر روی لینک‌هایی مشخص، به آن سند دست می‌یابند.
-
-
امکان پیگیری مدارک و اسناد، بدون نیاز به ردوبدل کردن کاغذ، طوری که کاربر قادر به مشاهده‌ی «چرخه‌ی حیات سند» است و می‌تواند با مجوز قبلی، از هویت هرکسی که آن سند را مشاهده، ارسال یا ویرایش کرده مطلع شود.
-
امکان استفاده از تمامی این امکانات در تلفن همراهِ وکلا و تجربه‌ی کاربرپسند به خاطر کاهش بسیار زیاد میزان تایپ و حتی میزان کلیک!