همه‌ساله از روز دهمِ اکتبر، به‌عنوان روز جهانی مدیریت الکترونیکی آرشیو اسناد نام برده می‌شود. در این روز در برخی از کشورهای جهان، شرکت‌ها و مؤسسات مختلفِ خصوصی و نیز دوایر گوناگون دولتی در مورد اقداماتی که جهت مدیریت الکترونیکی آرشیو اسناد و یا گسترش دولت الکترونیک انجام داده‌اند مقالاتی منتشر کرده یا سمینارهایی ترتیب می‌دهند و از آن به‌عنوان فرصتی برای توضیح پیشرفت‌های خود درزمینه‌ی مدیریت الکترونیکی آرشیو اسناد استفاده می‌کنند.
روز جهانی مدیریت الکترونیک اسناد و چند سؤال
هدف از تعیین روز دهم اکتبر به‌عنوان روز جهانی مدیریت الکترونیک اسناد، آگاهی‌بخشی به عموم مردم، کارکنان دولت، بخش خصوصی و کسب‌وکارهایی که می‌توانند با مدیریت الکترونیکی آرشیو اسناد سروکار داشته باشند؛ است.
در این روز، در برخی از کشورها از تمامی اقشار ذکرشده دعوت می‌شود که مطالب و محتواهایی در مورد مدیریت الکترونیکی آرشیو اسناد، به طرق در پی آمده منتشر کنند:
-
تبلیغ در مورد روز جهانی مدیریت الکترونیکی آرشیو اسناد در شبکه‌های اجتماعی.
-
درج پست مخصوص برای این روز، در وبلاگ شخصی یا سازمانی توسط اشخاص و شرکت‌ها.
-
جلب‌توجه اذهان عمومی به اهمیت این روز توسط برگزاری یک برنامه‌ی خاص.
-
برقراری ارتباط با شرکت‌هایی که درزمینه‌ی ارائه‌ی خدمات مدیریت الکترونیکی آرشیو اسناد فعال هستند.
-
برقراری ارتباط با اشخاصی که روزانه به مدیریت الکترونیکی آرشیو اسناد اشتغال دارند
-
برگزاری یک کارگاه آموزشی در این مورد.
هم‌چنین مناسب است که در این روز (و یا در اوقات دیگر) این سؤال‌ها را در مورد مدیریت الکترونیکی آرشیو اسناد از خود بپرسید:
-
چه نوع اسناد الکترونیکی در اختیار دارید و کدام‌ها ازنظر تجاری یا زمانی، برایتان مهم‌تر هستند؟
-
اسناد الکترونیکی خود را چگونه ذخیره و نگهداری می‌کنید؟ میزبانی ابری؟ هارددیسک؟ درایوهای خارجی؟
-
آیا اسناد الکترونیکی شما دارای امنیت هستند؟ آیا پسورد دارند؟
-
آیا اسناد شما متاداده، اطلاعات جانبی و یا نرم‌افزاری خاص دارند؟
-
آیا اسناد شما به‌صورت چاپی نیز موجود هستند؟
-
آیا اسنادتان پشتیبان‌گیری شده‌اند؟ آیا بیش‌تر از یک نسخه پشتیبان‌گیری شده‌اند؟ آیا اسنادتان در مکان‌های مختلفی نگهداری می‌شوند؟
-
آیا دسترسی به اسنادتان راحت انجام می‌شود؟ اسامی و نظم اسنادتان به‌دردبخور هستند؟
-
اسناد شما در چه فرمت‌هایی ایجاد شده‌اند؟
-
آیا از شبکه‌های اجتماعی استفاده می‌کنید و میل دارید که محتویات آن‌ها را جداگانه نگهداری کنید؟
-
آیا به برخی اسنادتان هنوز احتیاج دارید؟ به آخرین نسخه‌ی آن‌ها نیاز دارید یا پیش‌نویس اسناد نیز برایتان لازم است؟