استفاده از سیستم‌های قدیمی بایگانی غیر الکترونیکی خطرات متعددی دارد که در این مقاله پنج مورد از مهم‌ترین ریسک‌های استفاده از بایگانی غیر الکترونیکی را بررسی کرده‌ایم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
آسیب‌شناسی بایگانی غیر الکترونیکی
همه‌ی آنانی که کمابیش با سیستم‌های کامپیوتری معمولی یا قدیمی کار کرده‌اند در مرحله‌ای با کمبودها یا خسارات کوچک و بزرگِ ناشی از به‌روز نبودن سیستم کامپیوتری اداری یا سامانه‌های دستی اسناد مواجه شده‌اند؛ اما این آسیب‌ها می‌توانند بسیار فراتر ازآنچه در نگاه اول به نظر می‌رسند؛ باشند.
پنج مورد از مهم‌ترین آسیب‌های استفاده از بایگانی غیر الکترونیکی عبارت‌اند از:
۱. کابوس خراب شدن سیستم: هرچقدر هم یک برنامه‌ی خوب کامپیوتری در اختیار داشته باشید، علاوه بر این‌که کارایی سیستم بایگانی الکترونیکی را نخواهد داشت (ازنظر سرعت جستجو، کوتاه کردن مراحل اداری، سهولت و تعریف سطح دسترسی، امنیت بسیار بالا، تنوع ابزاری و…) بلکه هرلحظه امکان دارد براثر خراب شدن کامپیوتر، اطلاعات شما از دست برود و یا حداقل بازیابی آن برایتان از چندین ساعت تا چندین هفته زمان ببرد و مجدداً همان چرخه‌ی خرابی سیستم و تعمیر مجددش ادامه یابد.
مدیریت اسناد الکترونیکی چنین مشکلی را به‌کلی حل کرده و اطلاعات شما متکی به یک یا حتی چند کامپیوتر نخواهد بود و بازیابی آن به‌هیچ‌وجه زمان‌بر نیست.
علاوه بر مورد فوق، مشتریان امروزی، ارائه‌ی خدماتِ آنلاین را ویژگی ضروری هر کسب‌وکاری می‌دانند و به‌هیچ‌وجه قطع یا اختلال در خدمات‌دهی را برنمی‌تابند و برآورده کردن این انتظار مشتریان فقط توسط سیستم مدیریت الکترونیک اسناد میسر است.
۲. افزایش هزینه‌های بایگانی غیر الکترونیکی: شاید با این صحنه برخورد کرده باشید که شخصی دنبال قطعه‌ای خاص برای خودروی مدل قدیمی خود بگردد و هم برای یافتن آن دچار مشکل شود و هم مجبور شود قیمت بیشتری برای تعمیر بپردازد.
استفاده از سیستم‌های کامپیوتری معمولی یا قدیمی در مورد اسناد نیز دقیقاً همین حالت را دارد و روزبه‌روز به هزینه‌های پیدا و پنهان آن افزوده می‌شود. طبیعی است خدمات سیستمی که به‌روز نشود روزبه‌روز کمتر و درعین‌حال گران‌قیمت‌تر خواهد شد.
به‌طورکلی تکنولوژی‌های قدیمیِ مدیریت اسناد نسبت به تکنولوژی‌های جدید، انرژی و ملزومات بسیار بیشتری مصرف می‌کنند و این به معنای هدر شدن پول شما آن‌هم در مقابل کارایی کمتر است!
۳. بهره‌وری پایین و رو به کاهش: بهره‌وری پایین برای هر کسب‌وکاری سرانجام موجب شکست است. توضیح میزان بسیار بالاتر بهره‌وری سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد نسبت به بایگانی غیر الکترونیکی به مقاله‌ای طولانی نیاز دارد و این دو اصلاً باهم قابل‌مقایسه نیستند.
۴. تهدیدات مربوط به امنیت داده‌ها: طبق آمار جهانی، در هر ساعت ۱۰ هزار تهدید برای داده‌های کامپیوتری در جهان ایجاد می‌شود (بدافزارها).
حال سؤال این است که با یک سیستم بایگانی قدیمی چگونه می‌شود از همه‌ی این تهدیدات در امان ماند؟!
۵. خطرات عدم انطباق با قوانین: یک سیستم بایگانی غیر الکترونیکی در روند پیچیده‌ی اسناد مختلف اداری و کسب‌وکار، قابلیت انطباق سریع و به‌موقع با مقررات و قوانین حاکم بر جزئیات داده‌ها را نخواهد داشت و از این نظر هرلحظه کسب‌وکار شما درخطر خواهد بود.
این معضلی است که در مدیریت الکترونیک اسناد نه‌تنها برطرف شده بلکه در آن برای هر نوع تغییرات قانونی، قابلیت انطباق‌پذیری اندیشیده شده است.
