برای انتخاب بهترین نوع خدمات اسناد دیجیتال سه نکتهی اساسی را باید در نظر داشت. در این مقاله این سه نکتهی مهم را بهاختصار توضیح دادهایم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
نحوهی انتخاب صحیح خدمات اسناد دیجیتال:
امروزه همهی کسبوکارها درزمینهی سازماندهی با موضوع پیشرفت و دگرگونی سریع دیجیتالی مواجه هستند.
بهطورکلی دنیای دیجیتال دنیایی است که با سرعتی غیرقابلباور در حال پیشرفت و دگرگونی است به همین خاطر اگر شما یک شرکت یا کسبوکار متوسط و حتی کوچک هستید؛ مشاوره برای انتخاب خدمات اسناد دیجیتال را بهشدت توصیه میکنیم. (میتوانید در این مورد با شرکت سامان صنعت کاویان از طریق بخش تماس با ما در وبسایت در ارتباط باشید.)
اکنون سؤال این است که با توجه به انتخابهای متعددی که درزمینهی استفاده از خدمات اسناد دیجیتالی وجود دارد؛ باید چگونه بهترین و مناسبترین آنها را برای شرایط خود برگزینیم؟
نخستین توصیه این است که به تمام ارائهدهندگان خدمات اسناد دیجیتال که پیش از برآوردِ مشکلات شما به ارائهی راهحل یا محصول دیجیتالی خود میپردازند حساستر باشید!
برای انتخاب صحیح خدمات اسناد دیجیتال این سه سؤال مهم را از خود در رابطه با آن سیستم مدیریت الکترونیک اسناد که قصد انتخابش را دارید؛ بپرسید و به پاسخهایی دقیق در مورد این سؤالات برسید تا انتخاب درستی داشته باشید:
۱. آیا خدمات اسناد دیجیتال که قصد انتخابش را دارید قابلیت شخصیسازی دارد؟
این نکته را به خاطر داشته باشید که در دنیای دیجیتال هیچ برنامه، سیستم یا نرمافزاری قابلیت انطباق برای همهی موارد یا خواستهها را نخواهد داشت.
پیش از انتخاب نوع خدمات اسناد دیجیتال برای کسبوکار خود، به تمام موارد و مشکلاتی که میتوانند فقط مخصوص کار شما یا شرکت شما باشند توجه کنید.
بهتر است فهرستی در این مورد تهیه کرده و دقیقاً قابلیت انطباقپذیری یا قدرت حل مشکلات سیستمی که قصد پیادهسازیاش را دارید برای تمام آن موارد بسنجید یا از ما مشاوره بگیرید.
پیگیری، کنترل، ایجاد اسناد، ویرایش؛ سطوح دسترسی، سطوح امنیتی اسناد، پشتیبانی سیستم و… ازجملهی این موارد هستند.
۲. آیا با استفاده از نوع خدمات اسناد دیجیتال که برگزیدهاید؛ در هر موقعیتی قادر به داشتن گزارشی همهجانبه از ابعاد و زوایای کسبوکار یا شرکتتان خواهید بود؟
این نکتهای است که سرنوشت شرکت شما را میتواند تغییر دهد؛ علاوه بر برآورد این موضوع در زمان حال باید با کمک یک مشاور فنی ببینید که زیرساختهای شرکت شما در آینده تا چه حد خواهد توانست با خدمات اسناد دیجیتال انتخابیتان منطبق بماند.
۳. خدمات اسناد دیجیتال مورداستفاده چگونه پشتیبانی خواهد شد؟
آیا پشتیبانی از سیستمی که انتخاب کردهاید در هفت روز هفته و بهصورت بیستوچهارساعته خواهد بود؟ (۲۴/۷)
آیا هزینههای ماهانه، سالانه و یا موردی خواهد داشت؟ از جنبهی موقعیت مکانی برای پشتیبانی محدودیتی وجود خواهد داشت؟ و…
با پاسخ دادن دقیق به سه سؤال فوق، در مورد انتخاب مناسبترین خدمات اسناد دیجیتال، هیچگاه اشتباه نخواهید کرد.
