همراه با استفاده از آرشیو الکترونیک، مهارتهای جدیدی در زمینههای طبقهبندی اسناد، سرعت پردازش فایلها و حفظ امنیت اسناد الکترونیکی در شرکتها به کار گرفته شده و رایج میشوند.
۱۰ توانایی و مهارت مرتبط با آرشیو الکترونیک اسناد که تمامی شرکتها و کسبوکارها در قرن بیستویک با استفاده از آرشیو الکترونیک در عمل به آنها دست پیدا میکنند؛ عبارتاند از:
۱- تخصص موضوعی: برای پیشبرد صحیح استراتژی شرکت و یا کسبوکار، تخصصِ موضوعی در اسناد مرتبط و توان تجزیهوتحلیل منطقی اسناد الکترونیک همراه با استقرار سیستم آرشیو الکترونیک مورد تأکید قرار میگیرد.
۲- تطابق آرشیو الکترونیک با قوانین جاری: در سیستمهای ارائهشدهی آرشیو الکترونیک، تمامی مراحل ایجاد، گردش کار و بایگانی سندها با قوانین ثبت و قانونهای مرتبط با خدمات الکترونیکی هماهنگ میشوند.
۳- آگاهی از جنبهی حقوقی اسناد الکترونیک: چندوچون قانونی و روند حقوقی مرتبط با آرشیو الکترونیک اسناد، موضوع مهمی است که باید توسط شرکت ارائهدهندهی این خدمات آگاهیرسانی شود.
۴- حفظ و ارتقای مهارت تکنیکی: بهطورکلی، دنیای دیجیتال و در داخل آن موضوع آرشیو اسناد الکترونیک، روزبهروز در حال پیشرفت است و همزمان با آن ارتقای سطح مهارت تکنیکی کارکنان در رابطه با تمامی برنامهها و ابزارهای جدید الکترونیکی، عملی و بهروزرسانی میشود.
۵- افزایش دقت عمل در جزئیات: یک کاربر آرشیو الکترونیک، روزانه قادر به بررسی صدها و حتی هزاران سند الکترونیکی است و دقت عمل او در بررسی جزئیات بسیار افزایش مییابد.
۶- مدیریت بهینهی پروژهها و برنامهها: پروژههای متکی بر آرشیو الکترونیک ازنظر تقسیمبندیِ وظایف و تجربههای کاری، نیاز به مدیریت خاص خود را دارند و نسبت به سیستم دستیِ حفظ اسناد، در سطحی بسیار پیشرفتهتر اجرا میشوند.
۷- افزایش مهارتهای ارتباطی: توانایی و سرعت کاربران اسناد الکترونیکی و ازجمله کارمندان و فروشندگانی که با مشتریان و اربابرجوع در قالب کتبی (دیجیتالی) یا شفاهی در ارتباط هستند؛ افزایش فوقالعادهای مییابد.
۸- فراگیری زبان خارجی: ویژگیهای پروژههای پیچیده و نیز خصوصیات کلی عصر دیجیتال، دانستن زبان خارجی برای کار با اسناد مختلف را به یک ضرورت تبدیل میکند.
۹- افزایش پشتیبانی از مشتریان: هنگام استفاده از آرشیو الکترونیک میتوان به موضوع پشتیبانی از مشتریان داخلی و خارجی دقت بیشتری داشت و مهارت کارکنان را در این زمینه افزایش داد.
۱۰- بهبود کنترل کیفی: با استفاده از آرشیو الکترونیک، رَوند کنترل سرعت و دقت عمل کارکنان، پیدا کردن نقاط ضعف و ایرادها و سنجش آماریِ تمامی این موارد امکانپذیر میشود و توانایی کنترل کیفی شرکت بسیار افزایش مییابد.
همچنین استفاده از آرشیو الکترونیک باعث خواهد شد که موارد در پی آمده در بین کارکنان به شکل پیگیر کنترل شوند:
-
میزان اعتماد کاری ۲- میزان بهرهوری ۳- میزان مسئولیتپذیری ۴- میزان نگرش مثبت ۵- میزان توانایی کار گروهی ۶- داشتن اخلاق کاری قوی ۷- میزان انعطافپذیری.