آیا تا به حال راجع به ایدهی ادارهای بدون کاغذ فکر کردهاید؟ آیا میتوانید قبول کنید که در کسبوکار شما کمتر از کاغذ استفاده شود؟ این یک برنامهی دور از دسترس نیست؛ حقیقت این است که بسیاری از کسبوکارهای مختلف در سراسر دنیا در حال اجرا کردن آن هستند. زمان آن فرا رسیده تا کارهای دفتری و کاغذی خود را وارد عصر دیجیتال کنید.
این کار به تعهد و برنامهریزی نیاز دارد اما نگران نباشید، ما کار را برای شما آسان میکنیم. خدمات ارائه شده توسط سامان صنعت کاویان شما را قدم به قدم با این فرآیند آشنا میکند.
جستجو و ذخیره، تسلط بر اصول اولیه
تسلط یافتن بر جستجو و ذخیرهی اسناد یکی از اولین قدمها برای استفادهی بهینه از نرمافزارهای مدیریت اسناد است. در حقیقت، لازمهی استفادهی موفقیتآمیز از این سیستمها این است که افراد بر اصول اولیهی کار با آن مسلط باشند.
موفقیت در جستجو و ذخیره کردن اسناد منوط به سرعت اطلاعات است
سرعت (بازیابی) اطلاعات همان عاملی است که موجب موفقیت در این حوزه میشود.
به همین دلیل است که گوگل پربازدیدترین سایت در دنیای عظیم اینترنت است. سریعترین و بهینهترین موتور جستجوی موجود گوگل است. سیستم مدیریت اسنادی که ما ارائه میدهیم نیز معادل گوگل برای جستجوی اسناد در داخل یک سازمان است. بله، کاری که گوگل با وبسایتهای مختلف انجام میدهد را سیستم ما روی اسناد داخلی یک سازمان پیاده میکند.
شما در این سیستم میتوانید با نام فایل، پروفایلها، موضوعات و غیره جستجو داشته باشید. با استفاده از سیستم مدیریت اسناد دیگر نیازی نیست برای یافتن یک سند کل کمدها، کشوها و زونکنها را زیرو رو کنید؛ فقط کافی است کلمهی مورد نظر را وارد کرده و با یک کلیک سند مربوطه را بیابید.
درست مانند جستجو در گوگل، میتوانید عنوان سند را وارد کرده و سریعاً آن را ببینید.
همچنین میتوانید از طریق ایندکس کردن و فناوری OCR هم جستجو را انجام بدهید. زمانی که با اسکن کردن یک سند، آن را وارد رایانه میکنید و نسخهی دیجیتالیاش را میسازید، سیستم مدیریت اسناد این سند را (با فناوری OCR) در قالب فایل PDF ذخیره میکند.
تا زمانی که فناوری OCR اعمال نشده باشد، رایانه نمیتواند تشخیص دهد که داخل سند چه چیزی وجود دارد. زمانی که OCR روی سند اعمال شد، میتوان محتویات درون سند را نیز جستجو کرد. این یکی از ویژگیهای فوقالعادهی جستجو و ذخیره در سیستم مدیریت اسناد است.
OCR به ما این امکان را نیز میدهد تا مناطقی را که درون یک سند محتوای یکسانی دارند شناسایی کنیم.
داخل سیستم جستجو و ذخیره اسناد میتوانید با انجام تنظیماتی OCR را بهبود ببخشید.
ویژگی جستجو و ذخیره اسناد میتواند صرفهجویی قابل توجهی را در زمان سازمانهای کوچک و بزرگ داشته باشد.
فرض کنید که شما مأمور مالیاتی هستید و نام خانوادگی یکی از مشتریان شما «محمدی» است. شما به برگهی مالیاتی محمدی نیاز دارید. فرض کنید به هر دلیلی نام این فرد را به یاد نمیآورید اما یادتان است که او در چه خیابانی زندگی میکند.
اگر نام خیابان محل سکونت او را نیز وارد کنید میتوانید برگهی مالیاتیاش را بازیابی کنید. فیلدهای فراداده در این زمینه به شما کمک میکنند.
قدرت جستجوی کل متن
قابلیت جسجتو در کل متن نیز در سیستم مدیریت اسناد پیشبینی شده است. شما میتوانید هر کلمهای را جستجو کرده و نتیجه را مشاهده کنید؛ سیستم کلمهی مورد نظر شما را در متن اسناد جستجو کرده و لیست تمام آنها را به شما نشان میدهد.
شرکت سامان صنعت کاویان به طور مداوم در حال بهروزرسانی و بهبود سیستم مدیریت اسناد ارائه شده است و خود را برای ارائهی خدمات همهجانبه در زمینهی این سیستمها متعهد میداند. مهندسان شرکت همواره به دنبال خلق ویژگیهای جدید و وارد کردن نوآوری در این عرصه هستند و به همین دلیل است که نرمافزارهای این شرکت همواره مورد توجه و تقدیر مشتریها قرار داشتهاند.
برای مشتریها مهم است که شرکت ارائهدهندهی سیستم مدیریت اسناد همواره در حال بهبود محصول خود و تلاش برای راضی نگه داشتن مشتری باشد و سامان صنعت کاویان نیز خوشبختانه توانسته تا نظر مثبت مشتریهای فعال در حوزههای مختلف را بدست آورد.
کرده و نتیجه را مشاهده کنید؛ سیستم کلمهی مورد نظر شما را در متن اسناد جستجو کرده و لیست تمام آنها را به شما نشان میدهد.