پیشنهاد می‌کنیم برای انتخاب صحیح نرم افزار آرشیو دیجیتال به موارد در پی آمده توجه فرمایید:
۱.کارایی: آیا سیستم منتخب، در همه‌ی زمینه‌های موردنیازِ شرکت شما کارایی لازم را خواهد داشت.
۲.قابلیت انطباق: آیا آرشیو الکترونیکی منتخب، نیاز به انطباق با سیستم‌های فعلیِ شرکت یا قابلیت ارتقا و ادغام با فناوری‌های آینده را دارد؟
۳.امنیت داده‌ها: سیستم انتخابی‌تان تا چه حد می‌تواند داده‌های شما را محافظت کند و نقاط ضعف احتمالی آن چیست؟
۴.هزینه‌ی اولیه و ثانویه: هزینه‌ی بایگانی دیجیتال برای شرکت در میان‌مدت و درازمدت تا چه حد مقرون‌به‌صرفه است و آیا این سیستم، بعدها نیز هزینه‌ی جانبی خواهد داشت؟
۵.پشتیبانی: نرم افزار آرشیو دیجیتال از چه نوع پشتیبانی‌هایی برخوردار خواهد بود؟
(شرکت سامان صنعت کاویان تمامی موارد فوق را در قالب سیستم بایگانی اسناد الکترونیک با مناسب‌ترین هزینه و کیفیت بسیار بالا جهت استفاده‌ی شرکت‌ها و مؤسسات مختلف تدارک دیده و کیفیت خدماتش در چندین شرکت بزرگ و مختلف، تجربه و تأیید شده است.)
نقش تجربه‌ی کاربری در انتخاب و استفاده‌ی بهینه از نرم افزار آرشیو دیجیتال
هرچند اصول پنج‌گانه‌ی فوق، در انتخاب نرم افزار آرشیو دیجیتال حائز اهمیت هستند ولی واقعیت مهم‌تر این است که درنهایت، این کارکنان و کارمندان شما هستند که همواره باید از این سیستم استفاده کنند.
به این منظور لازم است که در بین کارکنانتان روحیه‌ی «رشدِ همپا با فناوری‌های نو»(growing withnew technology) را رواج دهید.
چهار مورد از بهترین استراتژی‌های ترویج فرهنگ رشد همپا با فناوری‌های نوین (بخصوص پیش از استفاده از نرم افزار آرشیو دیجیتال) که شاید برخی از آن‌ها بسته به زمینه و موقعیت شرکتتان برای استفاده مناسب باشند، عبارت‌اند از:
۱.استفاده از ظرفیت‌های «رایانش ابری» (فضای ابری) Cloud Computing در کارهای شرکت
۲.استفاده از اپلیکیشن‌های تلفن همراه برای کسب‌وکار
۳.پیوند دادن بازاریابی با شبکه‌های اجتماعی
۴.پیوند دادن کسب‌وکار با سایر امکانات موجود در اینترنت.
به‌طورکلی در بحث انتخاب نرم افزار آرشیو دیجیتال تجربه‌ی کاربری یکی از مهم‌ترین فاکتورهایی است که باید در نظر بگیرید.
چه یک شرکت کوچک و یا مؤسسه‌ای بزرگ باشید؛ پیش از انتخاب نوع سیستم مدیریت الکترونیک اسناد، یک جلسه‌ی توجیهی با حضور نماینده‌ی شرکت فروشنده و یا مدیر فناوری شرکت برگزار کرده و مدیران، مسئولان یا کارکنان کلیدی هر بخش را در جریان نحوه‌ی کلی کار با نرم افزار آرشیو دیجیتال قرار دهید.
