گم شدن اسنادِ مهم آن‌هم در زمان مهم اتفاقی است که هرازگاهی در بسیاری از شرکت‌ها می‌تواند رخ دهد. در این مقاله برخی از مهم‌ترین عوامل گم شدن اسناد را توضیح داده‌ایم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
از گم شدن اسناد تا یک بحران بزرگ، راهی نیست!
یک آدرس گمشده که در لحظه‌ی آخر به آن نیاز پیدا کرده‌اید؛ یک فهرست مفقوده‌ی مشتریان برای ارسال سفارش که بعد از ترک کارِ یکی از کارمندان مالی‌تان دفعتاً موردنیاز واقع شده؛ یا گم شدن اسناد در هر شکل دیگر آن می‌تواند مشکلات یا ضررهای بزرگی برای شرکت یا کسب‌وکار شما رقم بزند. شاید پرونده‌ی گمشده حجم کوچکی داشته باشد یا حتی یک یادداشت باشد ولی تبعات جانبی مفقود شدن آن بزرگ و گاه غیرقابل جبران خواهد بود.
چرا اسناد شما در داخل کامپیوتر گم می‌شوند؟!
۱. گذشت زمان، تعداد و حجم زیاد پوشه‌های ایجاد شده در یک یا چند کامپیوتر، داده‌های شما را به یک جنگل انبوه از پوشه‌ها و برگه‌ها تبدیل می‌کند.
در شرکتی که چندین سال سابقه‌ی فعالیتِ مبتنی بر ایجاد و به‌کارگیری برگه‌ها و فایل‌ها به‌طور روزانه دارد، اگر فقط بخشی از نام یک فایل را بدانید پس از جستجو در پوشه‌های کامپیوتری مربوط به مثلاً ۱۰ تا ۱۵ سال پیش و با کمی یاریِ شانس خواهید توانست آن پوشه یا برگه را بیابید! و اگر نام پوشه را ندانید یا اشتباه نوشته باشید، کار خیلی مشکل‌تر می‌شود.
۲. یکی دیگر از عوامل گم شدن اسناد عبارت از قید نسخه‌ی جدید یک سند در پوشه‌ی نسخه‌ی قبلی آن در کامپیوترهای شرکتتان است.
۳. وقتی‌که شرکت شما از سیستم مدیریت الکترونیک اسناد استفاده نمی‌کند علاوه بر موارد بالا و به خاطر عدم وجود یک سیستم متمرکز داده‌ها، گاهی کارکنانتان بخش مهمی از اطلاعات و برگه‌ها را در همان ایمیل دریافتی باقی می‌گذارند و یا این‌که آن را در بخشی از کامپیوترشان که فقط خودشان از آن اطلاع دارند قرار می‌دهند و درنتیجه دیر یا زود با در دسترس نبودن آن کارمند یا حتی فراموش شدن محل ایمیل اصلی یا پاک شدن آن ایمیل، گم شدن اسناد را تجربه می‌کنید.
۴. وقتی‌که در شرکتتان سیستم مرکزی مدیریت الکترونیک اسناد نداشته باشید؛ گاهی کارکنانتان برای نگهداری فایل‌هایی با حجم بالا به «فلش مموری» متوسل خواهند شد که گم شدن آن فلش مموری وحشتناک‌ترین سناریوی ممکن برای شرکت شما خواهد بود!
۵. موارد بسیارِ دیگری ناشی از اشتباهات فردی یا عمدی می‌توانند در کامپیوترهای پراکنده موجب از دست رفتن و یا گم شدن اسناد شوند.
متأسفانه با توجه به توضیحات فوق و به‌طورکلی در شرکتی که فاقد سیستم مدیریت الکترونیک اسناد است، گم شدن اسناد اجتناب‌ناپذیر است! برای متمرکز کردن اسناد باید به‌طورجدی به فکر استفاده از سیستم مدیریت الکترونیک اسناد باشید.
