تهیه کردن سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی به دلایل متعدد یک سرمایه‌گذاری پرسود در کسب‌وکار یا شرکت شما خواهد بود. در این مقاله دلایل این امر را به‌طور مختصر و واضح شرح داده‌ایم. با سامانصنعت کاویان همراه باشید.
۶ دلیل برای این‌که سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی، یک سرمایه‌گذاری پرسود محسوب می‌شود
۱. صرفه‌جویی در زمان: اگر یک کارکن شرکتتان روزانه جمعاً فقط ۱۰ دقیقه مشغول جستجوی فایل‌ها و اطلاعات مختلف باشد (که در شرکت‌های فاقد سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی این مقدار زمان تلف‌شده بسیار بیشتر است)؛ در یک سال تقریباً برابر با شش روز کاری خواهد شد. محاسبه کنید این رقم را برای مثلاً شرکتی با ۷۰ نفر کارکن در یک سال. با استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی هر کارمند شما در زمان درست به اطلاعات درست (آن هم با سرعت) دست می‌یابد.
اگر سیستم شما مبتنی بر اسناد کاغذی باشد ابعاد ضررتان بیشتر خواهد بود و هر کارمند شما حدود ۲۰ درصد از زمان خود را صرف جستجو، خواندن و تشخیص اسناد و برگه‌های کاغذی خواهد کرد و به عبارت بسیار ساده، روزانه ۲۰ درصد از حقوق کارمندانتان را بدون دریافت هیچ خدمتی، به آن‌ها پرداخت خواهید کرد.
۲. افزایش بهره‌وری کارکنان:
با استفاده از سیستم الکترونیکی اسناد و پیشگیری از خطاها، دوباره‌کاری‌ها، جستجوهای زاید و نیز دسترسی بسیار سریع به اسناد آن هم از طریق چندین نوع ابزار به‌طور هم‌زمان، کارکنان شما می‌توانند بر روی وظیفه‌ی اصلی خود متمرکز شده و به‌این‌ترتیب بر بهره‌وری خود بیفزایند.
۳. راحتی، دقت و سرعت ارتباط بخش‌های مختلف شرکت: با استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی چرخه‌ی برگه‌ها و اسناد در بین بخش‌های (دپارتمان‌های) مختلف شرکت بسیار راحت‌تر، سریع‌تر و لذت‌بخش‌تر انجام خواهد شد و گذشته از منافع مادی آن، روحیه‌ی همکاری و تفاهم در بین کارکنان شرکتتان افزایش خواهد یافت.
۴. صرفه‌جویی‌های مختلف: سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی در زمینه‌های پیدا و پنهان دیگری نیز باعث صرفه‌جویی برای شما خواهد شد؛ مواردی مانند وسعت مکان برای بایگانی و انواع هزینه‌های ملزومات اداری.
۵. چرخه‌ی توقف‌ناپذیر کار: سیستم یاد شده جریان و چرخه‌ی منظم و بدون انقطاع کاری را برای شرکت یا کسب‌وکار شما تأمین خواهد کرد.
۶. امنیت ۱۰۰ درصدیِ داده‌ها: خطای انسانی، سرقت، آسیب، حوادث و بلایای طبیعی مواردی هستند که با استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی پیشگیری می‌شوند.
با توجه به موارد فوق، بدون اغراق، خرید سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی یک سرمایه‌گذاری پرسود محسوب می‌شود.
