اداره کردن یک شرکت حقوقی کوچک در بازار به شدت رقابتیِ امروزی بسیار سخت است. بیشتر این شرکتها فارغ از حوزهی فعالیتشان با چالش های مشابهی دست و پنجه نرم میکنند و اغلب از ابزارها و روشهای مختلفی برای مقابله با آنها بهره میگیرند. این چالشهای عبارتاند از:
۱-افزایش درآمد
۲-افزایش بهرهوری و کارآیی
۳-کنترل هزینهها
شما چطور با این مسائل برخورد میکنید؟ کلید قضیه اینجاست که به جای تلاش بیشتر، هوشمندانهتر عمل شود و استفاده از سیستمهای اتوماسیون اسناد میتواند کمک زیادی برای حل مشکلات به این شرکتها بکند.
منظور از سیستم اتوماسیون اسناد (Document assembly) سیستمی است که در آن، فرمهای حقوقی از پیش تعریف شده روی یک سیستم مرکزی بارگذاری میشود و پرسنل و مراجعین شرکتهای حقوقی میتوانند صرفاً با پر کردن قسمتهایی ساده و مشخص شده، فرم مورد نیاز را برای کارهای مختلف آماده کنند و سند حقوقی نهایی را تحویل بگیرند.
افزایش درآمد
افزایش درآمد به دو چیز بستگی دارد؛ پیدا کردن و حفظ کردن مشتری. زمانی که مشتری را با تلاش فراوان جذب میکنید، مهم است که بهترین خدمات ممکن را به او ارائه دهید. چطور میتوانید از اتوماسیون اسناد برای افزایش درآمد استفاده کنید؟ اول از همه اینکه فرمهای از پیش تعیین شده به شما این امکان را میدهند که گسترهی خدمات خود را افزایش دهید و در حوزههای بسیار متعددی نیازهای مشتریان را برطرف کنید. بدین ترتیب، پایگاه مشتری گستردهتری را ایجاد خواهید کرد.
در درجهی دوم، اتوماسیون اسناد، شما را قادر میسازد تا خدمات گستردهتری را به مشتریهای کنونی ارائه دهید. برای مثال میتوانید فرمهای نیمه آماده را از طریق وبسایت شرکت یا ایمیل برای مشتری ارسال کنید. این پلتفرمهای آنلاین باعث میشود که مشتریها راحتتر بتوانند اطلاعات مورد نیاز را به شرکت برسانند. زمانی که اطلاعات مشتری جمعآوری شد، با سیستم مرکزی شما تطبیق داده میشوند تا نسخهی اولیهی فرم حقوقی به صورت اتوماتیک تولید شود. در واقع برای جمعآوری دادهها و تنظیم پیشنویس زمان بسیار کمتری را صرف میکنید و میتوانید این زمان را برای کارهای پیچیدهتر مورد نیاز مشتری اختصاص دهید.
در درجهی سوم، ابزارهای اتوماسیون اسناد میتوانند خدماتی رایگان را ارائه دهند که به جذب مشتری جدید کمک زیادی میکند. برای نمونه فرض کنید که یک شرکت حقوقی، فرمهای مربوط به راهاندازی یک استارتآپ جدید را در وبسایت خود به صورت رایگان ارائه دهد. سپس استارتآپهای جدید میتوانند این فرم را به صورت آنلاین پر کنند تا پیشنویس مربوط به کارهای ثبت آن به صورت رایگان به آنها ارائه شود. اطلاعات وارد شده در این فرمها برای شرکت حقوقی بسیار ارزشمند است و پرسنل میتوانند با پیگیری موضوع مشتریهای جدیدی را از دل همین فرمها بیرون بکشند. این فرمها تقریباً هیچ هزینهای برای شرکت ندارد اما ارزشی که برای استارتآپهای جدید ایجاد میکند بسیار زیاد است.
افزایش بهرهوری و کارایی
فرقی نمیکند که شرکت شما روی کدام حوزهی حقوقی تمرکز داشته باشد، نکتهی مهم اینجاست که قطعاً هر روز اسنادی حقوقی را ایجاد میکنید. چه روی قراردادهای پیچیده و طولانی تمرکز داشته باشید و چه روی اسناد حقوقی ساده، استفاده از اتوماسیون اسناد میتواند مزیتهای زیادی برای شرکت داشته باشد. این فناوری باعث میشود که زمان مورد نیاز برای تنظیم پیشنویس، مرور و نهایی کردن سند حقوقی به طور قابل توجهی کاهش پیدا کند. در کل بهرهگیری از چنین سیستمی موجب افزایش بهرهوری در شرکت خواهد شد.
تقریباً سه دهه است که اتوماسیون اسناد در شرکتهای حقوقی سراسر جهان مورد استفاده قرار میگیرد. این فناوری اثباتشده، متخصصان حقوقی را قادر میسازد تا به سرعت اسنادی دقیق و بدون اشتباه را در کمترین زمان ممکن ایجاد نمایند. تنظیم سندی که شاید قبلاً چندین ساعت یا حتی چندین روز برای یک وکیل طول میکشیده با استفاده از این سیستم میتواند به چند دقیقه کاهش پیدا کند. نکتهی مهم اینجاست که کاهش زمان موجب کاهش کیفیت نمیشود و شاید بتوان ادعا کرد که کیفیت اسناد بهتر از قبل نیز خواهند شد.
اتوماسیون اسناد را میتوان با سیستم مدیریت اسناد (DMS) تلفیق کرد تا بهرهوری شرکت بیش از پیش افزایش پیدا کند. این تلفیق باعث ایجاد یک روند کاری بسیار بهینه میشود. همچنین استفاده از اتوماسیون اسناد دردسر از دست دادن نیروی کار را کمتر خواهد کرد زیرا سیستم میتواند بدون نیاز به پرسنل باتجربه اسنادی دقیق و صحیح را تولید کند.
کنترل هزینهها
کنترل کردن هزینهها یکی دیگر از چالشهای اصلی شرکتهای حقوقی کوچک است؛ مسئلهای که برای رسیدن به سوددهی اهمیت بسیار بالایی دارد. حوزهی فعالیتهای حقوقی تغییرات شدیدی را در چند سال اخیر پشت سر گذاشته و مشتریها بیش از پیش خواهان کاهش هزینهها و کاهش زمان رسیدگی به کارهای خود هستند. شما چطور میتوانید همزمان با کاهش هزینه برای مشتری، سوددهی خود را حفظ کنید؟ اتوماسیون اسناد در این زمینه میتواند عملکرد بسیار خوبی داشته باشد زیرا زمان و هزینهی مورد نیاز برای تولید سندهای حقوقی را به طور قابل توجهی کاهش میدهد. وقتی که خدمات ارائه شده توسط شما فیِ ثابتی داشته باشند، برای افزایش سوددهی کافی است که زمان انجام کارها را کاهش دهید.