پنج دلیل برای حرکت به سمت متمرکز کردن اسناد

هر شرکتی الگوی رشدی منحصربه‌فرد خود را دارد. به هر دپارتمانی از شرکت وظایف خاصی محول می‌شود و دپارتمان‌ها نیز باید به نسبت یکدیگر و بر طبق نیاز شرکت رشد داشته باشند. برای مثال یک شرکت IT نسب به یک فروشگاه باید دپارتمان خدمات مشتری بزرگ‌تری داشته باشد. از طرف دیگر، فروشگاه دارای تیم‌های خرید و فروشی است که در یک شرکت خدمات‌رسانی آنلاین جایی ندارند.  همین نیازهای منحصربه‌فرد کسب‌وکارهاست که موجب می‌شود دپارتمان‌های مربوط مسئولیت ذخیره و مدیریت اسناد داخلی خود را مستقل از شرکت بر عهده داشته باشند. وقتی که تعداد دپارتمان‌های یک شرکت به دو یا سه مورد خلاصه شود، وظایف کاملاً مشخص است و آنها کمتر به اسناد یکدیگر نیاز پیدا می‌کنند. اما با توسعه‌ی شرکت و ورود دپارتمان‌های جدید، برخی مسئولیت‌ها با یکدیگر همپوشانی پیدا می‌کنند و دپارتمان‌ها باید به اسناد یکدیگر دسترسی داشته باشند. در ادامه به پنج دلیلی اشاره می‌کنیم که چرا متمرکز کردن اسناد با استفاده از سیستم مدیریت اسنادِ مبتنی بر فضای ابری باعث افزایش کارایی و صرفه‌جویی در هزینه می‌شود:

۱- مدیریت انبار

اگر هنوز اطلاعات مربوط به موجودی انبار را در یک سیستم واحد و مرکزی ذخیره نمی‌کنید، بدانید که در حال نزدیک شدن به یک هرج و مرج اساسی هستید. محصول شما چه کلوچه باشد و چه بسته‌های نرم‌افزاری، باید دقیقاً بدانید که چه مقدار از آنها را فروخته‌اید و چه مقدار باقی مانده‌اند. این داده‌ها باید در یک سیستم مرکزی ثبت شده و به اشتراک گذاشته شوند تا هر کسی که به آنها نیاز پیدا کرد، سریعاً بتواند دسترسی داشته باشد. وجود داده‌های دقیق در زمینه‌ی موجودی محصولات و دسته‌بندی‌ها موجب می‌شود که مدیریت بهتری روی کسب‌وکار داشته باشید اما ثبت این اطلاعات به صورت غیرمتمرکز باعث می‌شود که به سادگی اطلاعاتی مهم و حیاتی را از دست بدهید.

۲- اسناد و ترازهای مالی

فرقی نمی‌کند که امور مالی شما توسط یک نفر انجام شود یا توسط یک دپارتمان مجزا یا حتی یک شرکت حسابرسی، تمامی داده‌های مربوط به امور مالی شرکت باید بدون کم و کاست به آنها ارائه شود. هر تراکنش از هر یک از حساب‌های شرکت برای حسابدار اهمیت دارد؛ همچنین تمامی مبالغی که به صورت شخصی برای شرکت هزینه می‎شوند و سودی که بابت معاملات نصیب شرکت شده باید در اختیار حسابدار قرار داده شوند. اگر مدیران دپارتمان‌های مختلف، هزینه‌های خود را منتشر نمی‌کنند، در واقع شرکت در حال از دست دادن فرصتی مناسب برای شناسایی خطاها، افزایش کارآیی و رسیدن به موفقیت است. بهترین راه برای یکپارچه‌سازی امور مالی در شرکت این است که اسناد مالی دپارتمان‌های مختلف در یک سیستم مرکزی اشتراک‌گذاری شوند. 

۳- داده‌های تکراری

با بزرگ‌تر و پیچیده‌تر شدن کسب‌وکار شما، انواع مشخصی از داده به صورت مشترک برای چندین دپارتمان مختلف مورد نیاز خواهند بود. زمانی که هر دپارتمانی اسناد مخصوص خود را نگهداری کند، تعداد بسیاری زیادی اسناد زائد و اضافه به وجود می‌آیند که شاید بعداً حتی موجب بروز تعارض یا اختلاف شوند. اگر به صورت جزیره‌ای عمل شود، «دپارتمان فروش» بر اساس محصولات فروخته شده موفقیتش را می‌سنجد، «دپارتمان ارسال» بر اساس سفارش‌های رسیده به دست مشتری اوضاع را ارزیابی می‌کند و «دپارتمان مالی» نیز بر حسب پرداخت‌هایی که برای سفارش‌ها انجام شده روند کاری را بررسی می‌کند. تمامی این اطلاعات تقریباً یکی هستند و وقتی با یکدیگر ترکیب شده و در یک سیستم مرکزی به اشتراک گذاشته شوند، ارزش واقعی خود را به نمایش می‌گذارند. یک سیستم مدیریت یکپارچه‌ی اسناد کار را برای همه سریع و آسان می‌کند تا به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کرده و در صورت لزوم آن را به‌روزرسانی کنند.

۴- ارسال سفارشات

ارسال سریع و بهینه‌ی سفارشات یکی از مهم‌ترین مزیت‌های متمرکزسازی اسناد است. ثبت کردن آنلاین محصولات و دریافت سفارشات تنها نیمی از مسیر طولانی برای رسیدن به فروشی موفقیت‌آمیز است. شما در قدم بعدی باید محصولات را بسته‌بندی و ارسال کنید و این فرآیند، آنقدر که فکر می‌کنید آسان نیست. شما نمی‌توانید هر محصولی را گرفته و ارسال کنید؛ جزئیات باید دقیق و محصولات باید از قبل آماده باشند. به علاوه، ترجیحات مشتری در ارتباط با نحوه‌ی ارسال و تحویل‌های خاص نیز باید مد نظر قرار گیرند. عدم برقراری ارتباط درست بین تیمی که مسئول ارسال محصولات است با سایر دپارتمان‌ها می‌تواند به فرآیند ارسال آسیب برساند. این تیم باید از موجودی انبار، آدرس دقیق مشتری، اطلاعات سفارش و سایر اطلاعات مربوطه کاملاً آگاه باشد. اگر سیستم مدیریت اسناد شما مبتنی بر فضای ابری باشد، پرسنل ارسال محصولات می‌توانند در حالی که بیرون از شرکت هستند و به سایر سفارشات رسیدگی می‌کنند، از اطلاعات سفارش‌های جدید نیز آگاه شوند.

۵- بهره‌وری و شفافیت

در هر روز شاید صدها بار اتفاق بیافتد که تیم‌های مختلف شرکت نیاز پیدا می‌کنند تا به اطلاعات سایر تیم‌ها دسترسی داشته باشند. با متمرکزسازی به وسیله‌ی سیستم مدیریت اسناد، کل شرکت را آماده می‌کنید تا در هر شرایطی اسناد و اطلاعات را با دیگران به اشتراک بگذارند. بخش تولید به راحتی محصولات را به موجودی انبار اضافه می‌کند، بخش فروش آنها را فروخته و علامت می‌زند و بخش ارسال نیز محولات را ارسال کرده و از موجودی پاک می‌کند. مدیر انبار روی این داده‌ها حساب باز می‌کند و مدیر مالی نیز با شفافیت تمام می‌تواند تایید کند که تمام تراکنش‌ها قانونی و کامل انجام شده‌اند.

چه یک استارت‌آپ تازه‌وارد باشید و چه یک شرکت‌ حرفه‌ای و قدیمی که به دنبال افزایش بهینگی است، سیستم مدیریت اسناد کلید شما برای رسیدن به مدیریتی یکپارچه و کارآمد است. مدیرهای دپارتمان‌ها با استفاده از این سیستم به راحتی می‌توانند اطلاعات خود را رهگیری کنند و همینطور برای افزایش بازدهی شرکت، اطلاعات را با سایر دپارتمان‌ها به اشتراک بگذارند. اگر سیستم مدیریت اسناد شما مبتنی بر فضای ابری باشد، پرسنل یا مشتری‌ها می‌توانند اطلاعات مربوط به خود را با وصل شدن به سیستم از هر جای دنیا مشاهده کنند و نیازی به مراجعه‌ی حضوری به محل شرکت نداشته باشند. دیگر هیچ نوع نگرانی در ارتباط با سردرگمی‌ها و اختلافات بین دپارتمان‌ها، کاغذبازی‌ها یا گزارش‌های متناقض وجود نخواهد داشت. برای کسب اطلاعات بیشتر راجع به اینکه چطور می‌توانید داده‌های کسب‌وکار خود را با استفاده از سیستم مدیریت اسناد متمرکزسازی کنید، همین امروز با کارشناسان ما تماس بگیرید.