تجربه‌ی سازمان Health and Human Services

سازمان پزشکی HHS و ضرورت استفاده از پرونده‌ های الکترونیک سلامت

«سازمان خدمات بهداشتی و انسانی» (health and human services)، تحت عنوان دایره‌ی سلامتی بخش خدمات سلامتی و انسانی آمریکا نیز شناخته می‌شود.

این تشکیلات، اصلی‌ترین نهاد ارائه‌ی خدمات پزشکی در سراسر کشور مذکور و به تمام شهروندان است. آمار کارکنان آن در حدود سال ۲۰۱۵ بالغ بر ۸۰ هزار نفر بود و دفتر مرکزی آن در شهر «واشنگتن» قرار دارد. این سازمان با «اداره‌ی دارو و غذا» نیز در همکاری تنگاتنگ است.

سازمان خدمات بهداشتی و انسانی، کنترل اسناد و مکاتبات اداری خود را بنا به دلایل متعدد متحول کرد.

استفاده از سیستم پرونده‌های الکترونیک موجب نظم‌دهی بیشتر به امور درمانی شد و میزان بهره‌وری این نهاد درمانی بزرگ را بسیار افزایش داد. هم‌چنین پرونده‌ های الکترونیک سلامت امکان هماهنگی بخش‌های مختلف در زمینه‌های خدمات‌رسانی به بیماران را نیز بسیار بالا برد.

نکته‌ی مهم دیگر مربوط به مواد قانونی مبتنی بر لزوم پنهان ماندن پرونده‌ی پزشکی افراد از اطلاع و نظر افراد متفرقه است که با استفاده از سیستم پرونده‌ های الکترونیک سلامت حفظ حریم خصوصی افراد از نظر عدم افشای سوابق پزشکی تحقق یافت و این مورد حتی اسناد موجود در نزد پزشکان معالج را نیز در بر گرفت.

از سوی دیگر، شکایات متعددی در این زمینه وجود داشت که رسیدگی به آن‌ها و تحقیق و استخراج سوابق و مراحل اسناد ایجاد و ویرایش شده؛ مستلزم حجم عظیمی از بررسی و کار بر روی اسناد مختلف درمانی در بازه‌های زمانی مختلف بود.

چالش‌هایی که سازمان پزشکی HHS در فقدان پرونده‌ های الکترونیک سلامت با آن‌ها روبرو بود

• عدم اطمینان از ارائه‌ی یکسان خدمات پزشکی به همه‌ی افراد، فارغ از جنسیت، سن، قوم و نژاد

• نبودن اطمینان کافی در مورد حفظ حریم خصوصی افراد از نظر پنهان ماندن سوابق پزشکی، طبق قانون جاری کشور مذکور و وقت‌گیر بودن استخراج سوابق بیماران شاکی در مورد نقض قوانین حریم خصوصی و افشای غیرقانونی اسناد پزشکی

• محدودیت سیستم قبلی برای بهبود خدمات‌دهی به مشتریان

• به دلیل وسعت زیاد فعالیت بنیاد درمانی مذکور، رَوند ایجاد اسناد دستی موجب افزایش نارضایتی در بین مشتریان شده بود و سالانه حدود ۱۲ هزار شکایت در این رابطه دریافت می‌شد

• نقصان امنیت اسنادی که به‌صورت کپی تهیه و نگهداری می‌شدند؛ مشهود بود.

• بهره‌وری پایین معضل همیشگی محسوب می‌شد.

پیشرفت‌های حاصل از به‌کارگیری پرونده‌ های الکترونیک سلامت در سازمان پزشکی HHS

• با استفاده از سیستم پرونده‌ های الکترونیک سلامت، ایجاد، ثبت، ویرایش و یا حذف تمامی اسناد، قابل‌کنترل و انجام سریع شد.

• از امنیت داده‌ها و اسناد در سطوح بایگانی مرکزی و در جریان تبادل اسناد و نیز در ابزارهای ارتباطی پزشکان معالج حفاظت صددرصدی به عمل آمد.

• امکانات پیشرفته‌ی جستجو و آمارگیری سریع برای اسناد و داده‌ها در نظر گرفته شد.

• حجم کاریِ پیگیری شکایت‌های مشتریان، به‌سرعت کاهش یافت

• ارتقای هماهنگی بین شعبه‌های مختلف سازمان خدمات بهداشتی و انسانی مقدور کردید

• سیر صعودی بهره‌وری و رضایت مشتریان مشاهده شد.