مدیریت الکترونیکی اسناد آموزشی یکی از موارد پرکاربرد درزمینه‌ی اسناد دیجیتالی محسوب می‌شود. هر واحد آموزشی با تهیه و نگهداری و به‌روزرسانی حجم عظیمی از اسناد مرتبط با دانشجویان و استادان خود روبرو است که در حالت قدیمی آن، نیاز به فضا و زمان زیادی دارد.
چه خدماتی طیِ مدیریت الکترونیکی اسناد آموزشی به دانشگاه‌ها و مؤسسات مشابه ارائه می‌شود؟
هر دانشجویی از دوران دبستان تا دانشگاه، دارای انبوهی از اسناد آموزشی است که تمامی آن‌ها برحسب نیاز، ازلحاظ دسترسی، مشاهده و جریان کار به بهترین نحو با استفاده از مکانیزاسیون اسناد، قابل مدیریت خواهند بود و درنتیجه، در زمان و هزینه‌های جاری صرفه‌جویی زیادی به عمل خواهد آمد و میزان بهره‌وری نیز بسیار افزایش خواهد یافت.
در روند به‌کارگیریِ مدیریت الکترونیکی اسناد آموزشی، دسترسی سریع و ایمن به داده‌ها میسر شده و برای هر بخش از عملیات جاری مرکز آموزشی موردنظر، تمهیدی مشخص با قابلیت اجرای ساده و بسیار کاربردی ایجاد می‌شود.
افزایش خدمات دانشجویی و هماهنگی بهتر و سریع‌تر با سایر دستگاه‌های ذی‌ربط دولتی و غیردولتی، از دیگر مزایای استفاده از مدیریت الکترونیکی اسناد آموزشی است. تمامی اطلاعات، از ثبت‌نام دانشجو یا دانش‌آموز گرفته تا انواع خدمات آموزشیِ ارائه‌شده به دانشجویان به بهترین شکل ممکن در دسترس خواهند بود و مدیریت سریع و صحیحِ اسناد آموزشی، به‌طور مستقیم، اثربخشیِ مرکز آموزشی و موفقیت دانشجویان و دانش‌آموزان را افزایش خواهد داد. این امر، موجب ایجاد نوعی مزیت رقابتی برای مؤسسه‌ی آموزشی استفاده‌کننده از مدیریت الکترونیکی اسناد آموزشی، در بین سایر مؤسسات آموزشی نیز خواهد شد.
مدیریت الکترونیکی اسناد آموزشی، فقط در تبدیل کردن اسناد کاغذی به اسناد دیجیتال خلاصه نمی‌شود، علاوه بر تصویربرداری سندها و موارد مربوط به گردش کار اداری، تفکیک و ادغام اطلاعات مختلف نیز صورت می‌پذیرد و افرادی که به سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد آموزشی دسترسی دارند؛ به‌راحتی می‌توانند بدون بروز هرگونه اشتباه، در سفر یا در مکان‌های مختلف و حتی از داخل وسیله‌ی نقلیه‌ی خود، اسناد آموزشی را به‌خوبی مدیریت کنند.
هم‌چنین دسترسی سریع این مکان را به کاربر می‌دهد که در هر ساعت از شبانه‌روز با امنیت کامل، از اسناد آموزشی موردنیاز استفاده کند.
به این موضوع فکر کنید که هنگامی‌که با استفاده از مدیریت الکترونیکی اسناد آموزشی، یافتن و اجرای عملیاتی خاص در مورد یک سند مهم آموزشی، فقط چند ثانیه از وقت شما را اشغال کند؛ چقدر زمان برای ایجاد انجام فعالیتی دیگر خواهید داشت! در این حالت، در حقیقت، حجم کار شما به میزان شگفت‌انگیزی کاهش پیدا می‌کند. هم‌چنین مصونیت از خطای انسانی و امکان هماهنگی بیش‌تر با مراکز خارج از سازمان، امنیت بسیار بالا و سرعت گردش کار، هریک موجب صرفه‌جویی در وقت و پایین آمدن هزینه‌های مؤسسه‌ی آموزشی شما خواهند شد.
برای کسب اطلاعات دقیق‌تر درباره‌ی استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد آموزشی؛ با سامان صنعت کاویان تماس بگیرید.
