فاکتور فروش الکترونیکی نقطهی مهم یک اتوماسیون موفق در مدیریت فروش هر کسبوکاری است. سیستم مدیریت الکترونیک اسناد قادر است که کارکرد فاکتور فروش الکترونیکی را نیز متحول سازد.
این سیستم میتواند دادههای فاکتورهای فروش را بهطور کامل بازخوانی و ثبت کند. همچنین سیستم مدیریت الکترونیک اسناد میتواند در اکثر موارد با سیستمهای مختلف مالیِ مورداستفاده در شرکتها بدون هیچ مشکلی هماهنگ و یکپارچه شود یا بدون نیاز به آنها جریان امور را سرعت بخشد.
سیستم مذکور میتواند با استفاده از مجموع اطلاعات فاکتورها، چشماندازی آماری برای تصمیمات مدیریتی در اختیار شما قرار دهد. این موضوع در زمینههایی مانند محاسبات کلی مالی، مالیات و مسائل مربوط به پروژههای موردنظر شرکت، قابل تحقق است. تمامی این موارد باعث میشوند که مدیریت شرکتها با داشتن آگاهی بیشتر و چشمانداز وسیعتر، بهترین تصمیمات را در مورد مسائل اتخاذ کنند.
جریان و چرخهی کار با استفاده از آرشیو الکترونیکی، تسهیل شده و استفاده از فاکتور فروش الکترونیکی نیز رَوند این تسهیل را سرعت میبخشد. رَوند تأیید فاکتور الکترونیکی در سیستم آرشیو دیجیتالی بسیار شتاب میگیرد؛ این امر از طریق توزیع الکترونیکی وظایف مرتبط با اسناد، جمعآوری بازخوردها و انعکاس همهی این موارد به بخش مالیِ سیستم صورت میگیرد که فاکتور فروش الکترونیکی عنصر مهمی از آن محسوب میشود.
سیستم بایگانی دیجیتال، مرحلهای را که فاکتور الکترونیکی فروش در حال حاضر در آن مرحله قرار دارد را دقیقاً اطلاع میدهد. در برخی از سیستمهای مدیریت الکترونیک اسناد این مراحل بهطور گرافیکی نیز قابل مشاهده هستند.
نکتهی مهمتر این است که فاکتور فروش الکترونیکی در داخل سیستم آرشیو دیجیتال، نشان میدهد که چه کس یا کسانی فاکتور را تأیید کردهاند و نیز تأیید چه شخص یا اشخاص دیگری موردنیاز است. به این ترتیب این سیستم، امکان کنترل و بازبینی داخلی را برای کلیهی مراحل فاکتورهای شرکت فراهم میکند.
از دیگر امکاناتی که میتوانند جزو افزودههای فاکتور الکترونیکی اسناد باشند، مشخص کردن میزان مدت زمان تسلیم محصولات یا خدمات پس از وصول وجه از مشتری است. همچنین در برخی از این سیستمها مدت زمانی که امور مربوط به یک فاکتور در هر دپارتمان طول خواهد کشید نیز مشخص میشود.
ویژگی و مزیت دیگرِ فاکتور الکترونیکی اسناد (در پیوند با مدیریت سیستم الکترونیکی اسناد)، فراهم شدن امکان مشاهده، تأیید یا ردِ فاکتور از طریق تبلت یا تلفن همراه است. سرعت پیگیری و امکان ارسال پیام یا ایمیل در مورد پرداخت یا دریافت فاکتور از دیگر مزایای فاکتور فروش الکترونیکی است.
ویژگی دیگر این سیستم، مطابقت اتوماتیک آن با قوانین مالیاتی و نیز رعایت مدت زمان لازم برای نگهداری در آرشیو الکترونیکی ازنقطهنظر قانونی است.
