واقعیت‌های پنهان در مورد هزینه‌های اسناد کاغذی

آمارهای مؤسسه‌ی معتبر Gartner

در این مقاله زوایای پنهان‌ترِ هزینه‌ها‌ی بالای استفاده از اسناد کاغذی موردبررسی قرار گرفته است. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

ابعاد وحشتناک هزینه‌های اسناد کاغذی!

آیا تاکنون برایتان پیش آمده که دستگاه پرینتر یا فتوکپی‌تان در حین استفاده از آن از کار بیفتد و بی‌اختیار به فکر هزینه‌ی تعمیر یا تعویض دستگاه بیفتید؟! بخصوص اگر که این اتفاق درست زمانی رخ دهد که برای انجام یک کار اداریِ حساس، عجله نیز داشته باشید؛ آن‌وقت است که احساس خواهید کرد خیلی بدشانس هستید! ولی واقعیت این نیست؛ شما فقط باید در مورد ابعاد هزینه‌های بسیار بالای اسناد کاغذی کمی بیشتر بدانید.

قیمت تمام‌شده‌ی اسناد کاغذی دو جنبه دارد:

1. هزینه‌های آشکار از قبیل قیمت کاغذ، مرکب، استهلاک و تعمیر ملزومات و ماشین‌های اداریِ مربوطه.

2. هزینه‌های جانبی آن در طول زمان که کمتر در موردش سخن گفته می‌شود.

آمار و ارقامی که در ادامه‌ی این مقاله خواهید خواند؛ برای توقف استفاده از اسناد کاغذی دلایل محکمی محسوب می‌شوند. جالب آن است که این ارقام در نگاه اول شاید غیرقابل‌باور به نظر برسند؛ ولی واقعیت همین است که ملاحظه می‌فرمایید؛ چون آمارِ در پی آمده نتیجه‌ی بررسی محققان یک شرکت پیشروی تحقیقاتی و مشاوره، موسوم به «گارنر» (Gartner) است:

1. در یک شرکت یا مؤسسه‌ی فاقد سیستم بایگانی دیجیتال، هر کارمند، سالانه به‌طور متوسط بین ۸ تا ۱۰ هزار برگه پرینت می‌گیرد یا فتوکپی می‌کند!

2. در اروپا (انگلستان) هزینه‌ی جستجو و جبران زیان ناشی از مفقود شدن یک سند کاغذی به‌طور میانگین برابر با ۷۴ پوند است!

1. در همان‌جا، هزینه‌ی سالانه‌ی چاپ اسناد کاغذی برحسب سرانه‌ی هر کارمند به‌طور متوسط ۷۰۰ پوند است!

2. طبق تحقیق مؤسسه‌ی «گارنر»، شرکتی که ۱۰ میلیون پوند درآمد دارد ولی فاقد سیستم الکترونیکی اسناد است؛ بین ۱۰۰ تا ۳۰۰ هزار پوند پول پرینت و فتوکپی می‌دهد! رقمی که از هزینه‌ی ایجاد آرشیو اسناد در همان کشورهای خارجی نیز بسیار زیاد است.

3. هر کارمندِ دفتری روزانه به‌طور میانگین ۶ صفحه اسناد کاغذیِ غیر قابل‌استفاده یا هدر شده برجای می‌نهد که برای هر نفر، سالانه برابر با کاغذِ حاصل از یک درخت است!

4. طبق اعلام مؤسسه‌ی گارنر، ۹۰ درصد از صاحبان کسب‌وکارها نمی‌دانستند که هزینه‌ی واقعی استفاده از اسناد کاغذی واقعاً چقدر است.

5. در حال حاضر در شرکت‌هایی که فاقد سیستم آرشیو دیجیتال هستند؛ به‌طور میانگین برای هر یک صفحه سند، چهار صفحه فتوکپی گرفته می‌شود!

6. در بین هزینه‌های عملیاتیِ شرکت‌ها، هزینه‌ی اسناد کاغذی و چاپ، پس از هزینه‌ی حمل‌ونقل و حقوق و دستمزد، مقام سوم را دارد!

نظر شما در مورد هزینه‌ی بالای اسناد کاغذی چیست؟