ایجاد سند در هر زمینه‌ای اگر از ابتدا با دقت و طبق استانداردهای حوزه‌ی مربوطه انجام شود؛ بسیاری از مشکلات مرتبط با مدیریت اسناد را کاهش خواهد داد. در این مقاله در قالب مثالی که از شرکت‌های حقوقی و مالیزدهایم؛ نگاهی داریم به چند نکته‌ی مهم در مورد طرز صحیح ایجاد سند. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
مواردی که هنگام ایجاد سند باید در نظر گرفت
هر سندی که قصد ایجاد آن را در ضمن کسب‌وکار یا حتی موضوع‌های موردعلاقه‌ی خود دارید؛ در سطحی فردی یا سازمانی دارای درجه‌ای از اهمیت است که اگر به نقش آن سند در کلِ جریان داده‌ها بنگرید؛ متوجه اهمیت بیشترش در شکل دادن به تمامیت یک فرآیند اطلاعات خواهید شد.
در بیشتر کسب‌وکارها بخصوص در شرکت‌های حقوقی، بانک‌ها و مؤسسات مالی، زمان زیادی را صرف ایجاد سند می‌کنیم؛ مثلاً در یک شرکت حقوقی، بخش مهمی از کارهای حیاتی و روزانه به آماده کردن برگه‌های قانونی، تفاهم‌نامه‌ها و قراردادها اختصاص می‌یابد. در این میان، صحیح بودنِ محتوای یک سند و نیز درست انتخاب شدن قالبِ (فرمتِ) سند باعث خواهد شد که انجام سریعِ آماده‌سازی اسنادِ بعدی نیز با سهولت و سرعت بیشتری عملی شود که این امر، خود گامی به‌سوی اتوماتیک کردن کارهای مرتبط با اسناد است.
نکته‌ی دیگری که باید همیشه در نظر داشته باشیم مطابق بودن طراحی اسناد با موارد مطرح‌شده در پروفایل شرکتمان است. استفاده از اتوماسیون اسناد و مدیریت الکترونیکی سندها تمامی این مسائل را یک‌بار برای همیشه حل می‌کند.
موردی دیگر که در رابطه با بعد از ایجاد سند باید در نظر داشته باشیم این است که هرقدر، ایجاد، پردازش، توزیع و بایگانی اسناد با یکدیگر هماهنگ‌تر انجام شوند، سود شرکتمان از طریق پایین آمدن هزینه‌های جانبی یا بالا رفتن بهره‌وری افزایش پیدا خواهد کرد. به این منظور و برای این‌که موفق به ایجاد هماهنگی در بِزنگاه‌های ایجاد تا بایگانی اسناد شوید؛ ابتدا تا حد امکان، جریان و چرخه‌ی داده‌ها و اطلاعات را ساده‌سازی کنید.
به یاد داشته باشید که اگر در هنگام ایجاد یک سند بتوانید به آن سند، قابلیت انتشار در چند منبع و سیستم مختلف بدهید، خواهید توانست در هر زمان و موقعیتی همان سند را از سیستم‌های مختلف نیز دریافت کنید.
استفاده از مدیریت الکترونیک اسناد علاوه بر مزایای فوق، این مزیت را نیز دارد که هر سند پس از ایجاد، یک‌پارچه‌سازی نیز می‌شود و در جای درست خود می‌نشیند و در بخش صحیحی نیز بایگانی می‌شود.
به‌طورکلی، با استفاده از مدیریت الکترونیکی فایل‌ها، تمامی نکته‌های گفته‌شده ضمن حفظ امنیت کاملِ سند و صفر کردن ریسک‌های مختلف در رابطه با آن تحقق می‌یابد؛ امری که تحولی کیفی در افزایش میزان بهره‌وری و سوددهی شرکت شما خواهد داشت.
