انجمن حقوقی نروژ Norwegian Bar Association

در این مقاله چکیده‌ای از تجربه‌ی موفق «انجمن حقوقی نروژ» در مدیریت اسناد الکترونیکی حقوقی را خواهید خواند. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

شرایط انجمن حقوقی نروژ و لزوم مدیریت اسناد الکترونیکی حقوقی

انجمن حقوقی نروژ (Norwegian Bar Association) در سال ۱۹۰۸ با نام Den Norske فعالیت خود را آغاز کرد و از سال ۱۹۶۵ نام فعلی را برای خود برگزید.

انجمن حقوقی نروژ که در حقیقت، انجمن وکلای کشور نروژ محسوب می‌شود؛ بیش از هفت هزار نفر عضو دارد. این انجمن، تشکیلاتی است که از منافع وکلا دفاع می‌کند و بیش از ۹۰ درصد از وکلای این کشور، عضو این انجمن هستند.

مدیر بایگانی این انجمن و سرپرست پروژه‌ی مذکور، به نام «تُرد بورولاند» (Tord Bruland) می‌گوید:

«این انجمن حقوقی در سال‌های اخیر رشد چشمگیری داشت و هر هفته حدود ۴۰۰ سند به حجم اسناد کاغذی آن افزوده می‌شد. تشکیلاتی مانند انجمن حقوقی ما برای مدیریت اسنادش نیاز به سیستمی با کارایی بالا داشت. به همین دلیل، مدیریت اسناد الکترونیکی حقوقی را پیاده‌سازی کردیم.

در ابتدای تبدیل اسناد کاغذی به دیجیتالی، یک آرشیوِ پیوندی، متشکل از اسناد کاغذی و دیجیتالی تشکیل شد و به‌مرور، دوره‌ی گذار به سندهای دیجیتالی پایان یافت و آرشیو پیراسته‌ی اسناد دیجیتالی تکمیل شد.

چالش‌هایی که انجمن حقوقی نروژ در فقدان مدیریت اسناد الکترونیکی حقوقی با آن‌ها روبرو بود

• افزایش چشمگیر حجم اسناد کاغذی به دنبال گسترش و رشد فعالیت انجمن حقوقی نروژ

• وقت‌گیر بودنِ ایجاد، ویرایش، جستجو و به اشتراک‌گذاری اسناد

• وجود نقطه‌ضعف‌های متعدد در حفظ امنیت کامل اسناد و داده‌های حساس

• دشواری‌های مربوط به رسیدگی به مشکلات مکتوب شرکت‌های مختلف حقوقی

• وجود موانعی بر سرِ راه تبدیل شدن به منبعی برای مطالب و منابع حقوقی به دلیل ضعف  سیستم‌های پراکنده‌ی قبلی

• عدم امکان پیشرفت مطلوب در ارتباط با خدمات‌رسانی به مشتریان

• لزوم هماهنگ شدن استاندارد برنامه‌ها با «مایکروسافت» و عدم وجود قابلیت تطابق سیستم موجود با پیشرفت‌های فناوری بعدی.

پیشرفت‌های حاصل از مدیریت اسناد الکترونیکی حقوقی در انجمن حقوقی نروژ

• بررسی و بازبینی تمام اسناد کاغذی و سایر قالب‌های نگهداری اطلاعات و تبدیل شدن همه‌ی آن‌ها به اسناد جدید دیجیتالی

• امکان دسترسی تمامی کارکنان به هر یک از اسناد موجود در هر بازه‌ی زمانی تعریف‌شده در مکان صحیح اسناد

• استفاده از مدیریت اسناد الکترونیکی هنگام کار با مشتریان، همکاران خارج از شرکت و واسطه‌های کاری

• تحقق مدیریت اسناد الکترونیکی حقوقی با حفظ امنیت کامل داده‌ها در تمامی مراحل

• ایجاد یک آرشیو حقوقیِ معتبر با استفاده از سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی حقوقی

• افزایش بهره‌وری و ارتقای سطح خدمات‌رسانی به مشتریان.