Calgary Police

عملیات مرتبط با حفظ امنیت شهروندان، بسیار حساس و پرمسئولیت است. استفاده از مکانیزاسیون اسناد پلیس یکی از راه‌های از میان برداشتن ریسک خطا در امور مربوط به اسناد و اطلاعاتِ این بخش محسوب می‌شود.

در این مقاله با شرح تجربه‌ی موفق پلیس شهر «کالگری»(Calgary) در مورد استفاده از اسناد الکترونیک آشنا می‌شوید. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

شرایط اداره‌ی پلیس کالگری و دلایل استفاده از مکانیزاسیون اسناد پلیس

پلیس شهر کالگری واقع در آلبرتای کانادا بیش از ۱۹۰۰ مأمور و حدود ۷۰۰ نفر کارمند شخصی دارد که عهده‌دار تأمین امنیت و آرامش این شهر هستند.

برنامه‌نویس و آنالیزور باسابقه‌ی پلیس کالگری به نام «کریستینا چان» (Christina Chan) می‌گوید:

«سازمان ما، میلیون‌ها سند را تهیه، جمع‌آوری، مدیریت و نگهداری می‌کند. مدیریت دستی این اسناد تبدیل به کاری طاقت‌فرسا و با ریسک بالا بود زیرا این اسناد، اغلب در هاردها و دیسک‌ها نگهداری می‌شد و گاه کسی جز ایجادکننده‌ی سند از وجود آن مطلع نبود! هرلحظه امکان داشت که یک پرونده‌ی مهم بر اثر اشتباه یکی از پرسنل در قسمتی نامربوط قرار بگیرد.

از طرف دیگر وقتی‌که چندین مأمور و مقام پلیس در مورد یک پرونده‌ی واحد، نظر خود را ثبت می‌کردند، کنترل مراحل کاری آن پرونده و مدیریت آن بسیار دشوار می‌شد.

ما با استفاده از مدیریت الکترونیک اسناد توانستیم تمامی برگه‌ها و اسناد کاغذی خود را به سندهای دیجیتالی تبدیل کنیم و اکنون تمامی بخش‌های اداره‌ی پلیس کالگری قادر به استفاده از امکانات آرشیو دیجیتال اسناد هستند. آرشیوی که پرونده‌های دیجیتالی آن تا حد بسیار زیادی به‌طور اتوماتیک مدیریت می‌شوند. نام‌گذاری، پیگیری، مجوزها، قالب‌بندی‌ها و طبقه‌بندی لازم در مورد تمامی اسناد تقریباً به‌طور خودکار انجام می‌شوند.

برای پرونده‌هایی که هنوز باز هستند؛ یک پوشه‌ی موقت و در دسترس در اختیار داریم که یادداشت‌های مأمور مربوطه به‌طور جداگانه در آن نگهداری می‌شود و در صورت حساسی بودن پرونده فقط مأمور مربوطه یا کسی که اجازه داشته باشد می‌تواند آن اسناد را مشاهده یا ویرایش کند.»

چالش‌هایی که اداره‌ی پلیس کالگری در فقدان مکانیزاسیون اسناد پلیس با آن‌ها روبرو بود

• فقدان یک آرشیو مدرن از اسناد و برگه‌های جانبی

• عدم امکان دستیابی امن، آسان و سریع به تمامی اسناد توسط کارکنان و کاربران مجاز

• نبودِ سهولت و تأمین امنیت اجراییِ مرتبط با دستورات قید شده در اسناد

پیشرفت‌های حاصل از به‌کارگیری مکانیزاسیون اسناد پلیس در کالگری

• تأمین دسترسی آسان و سریع به اسناد

• تأمین و ارتقای امنیت سندها و برگه‌های موجود

• در دسترس بودن و امکان مشاهده‌ی تمامی اسناد به‌طور آسان و سریع

• طبقه‌بندی و آمارگیری مجدد و آسان از تمامی پرونده‌های قدیم و جدید اداره‌ی پلیس

• هم‌زمان با خوانده شدن هر سند، رده‌بندی و قسمت نگهداری آن توسط مکانیزاسیون اسناد پلیس مشخص و به‌طور خودکار اجرا می‌شود

• حذف نیاز حضور فیزیکی در بایگانی برای بررسی پرونده‌ها که موجب تأخیر زیادی در رسیدگی لازم می‌شد زیرا ساعات کار بایگانی اداره‌ی پلیس محدود بود

• افزایش بهره‌وری اداره‌ی پلیس.