معمولاً دیجیتال سازی اسناد در سازمان‌های حقوقی / دولتی که حساسیت کاریِ بالاتری دارند از ضرورت بیشتری برخوردار است. در این مقاله به بررسی یکی از موارد موفقیت‌آمیزِ به‌کارگیری مدیریت اسناد الکترونیک در دادگاه حقوق بشر اروپا می‌پردازیم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
چرا دادگاه حقوق بشر اروپا اقدام به دیجیتال سازی اسناد خود کرد؟
دادگاه حقوق بشر اروپا امور رو به رشدِ مربوط به اسناد متنوع خود را با استفاده از دیجیتال سازی اسناد مدیریت می‌کند.
این دادگاه، واقع در شهر «استراسبورگ» فرانسه با ۸۰۰ نفر کارمند، سالانه به بیش از ۶۴ هزار پرونده‌ی حقوقی رسیدگی می‌کند. وب‌سایت این سازمان سالانه حدود ۴ میلیون و ۶۰۰ هزار نفر بازدیدکننده دارد.
در آخرین نسخه‌ی دیجیتال سازی اسناد برای این دادگاه، ۸۰ نوع سند مختلفِ چندزبانه با بیش از ۳ هزار قالب سند، تحت پوشش قرار گرفته و مدیریت شده‌اند.
«جان هانتر» (John Hunter) رئیس بخش فناوری اطلاعات دادگاه حقوق بشر اروپا اظهار می‌دارد: «از زمان اجرای دیجیتال سازی اسناد، میزان کارایی ما به نحو بسیار قابل‌توجهی افزایش یافته است؛ به‌عنوان‌مثال، ما در سال گذشته فقط به خاطر استفاده از قالب‌های دیجیتالی اسناد، در مقایسه با سیستم قدیمی، به بیش از ۵۰۰ هزار نامه رسیدگی کرده‌ایم که این فرایند، نشانگر افزایش ۶۰ درصدی در میزان کار سازمان است.»
دیجیتال سازی اسناد در دادگاه حقوق بشر اروپا شامل ایجاد، دسترسی آسان و سریع، ویرایش، شخصی‌سازی، ادغام، به اشتراک‌گذاری و امنیت بالای اسناد و اطلاعات است. این دادگاه اکنون از انواع اسناد ورودی و خروجی و نیز از اسناد مالی و پرسنلی خود، چشم‌اندازی دقیق و نیز کلی در اختیار دارد.
استفاده از دیجیتال سازی اسناد، فشار بر روی قسمت ایمیل‌ها را نیز کاهش داده و قابلیت جستجوی قدرتمند در بین اسنادی منظم را فراهم کرده است.
چالش‌های موجود در (ECHR)، پیش از دیجیتال سازی اسناد
-
افزایش بار مالی سازمان به خاطر زیاد بودن حجم سندهای غیر دیجیتال
-
مشکلات مربوط به مدیریت عمومیِ دسترسی به سند و دریافت اسناد
-
نیاز به هماهنگی سامانمند ( سیستماتیک) با دادگاه‌های دیگر.
مزایای دیجیتال سازی اسناد در (ECHR)
-
افزایش بهره‌وری سازمان به میزان ۶۰ درصد
-
ایجاد ظرفیت و مقیاس‌پذیریِ بهینه برای اسناد مربوط به دعواهای حقوقیِ رو به رشد و روزافزون
-
ایجاد امکان جستجو در اسناد و مدارک در سراسر مجموعه و هماهنگی سیستماتیک
-
حذف پرونده‌های فیزیکی و مبتنی بر کاغذ که نگهداری و استفاده از آن‌ها زمان‌بَر و مستلزم صرف هزینه‌ی زیاد بود.