شرح بهره‌برداری از اسناد الکترونیک حقوقی در شرکت بین‌المللی حقوقی «دیویس وارد فیلیپس وینئبرگ» (Davies Ward Phillips & Vineberg) می‌تواند نمونه‌ی جهانی موفقی برای اثبات کارایی اسناد الکترونیکی حقوقی با استانداردهایی که شرکت سامان صنعت کاویان نیز به‌دقت آن‌ها را به کار می‌بندد؛ باشد.
داستان ساماندهی اسناد الکترونیک حقوقی شرکتی با ۲۶۰ وکیل!
شرکت بین‌المللی حقوقی «دیویس وارد فیلیپس وینئبرگ» با ۲۶۰ نفر وکیل و دفاتری در شهرهای «تورنتو»، «مونترال» و «نیویورک» به رتق‌وفتق پیچیده‌ترین پرونده‌های حقوقی تجاری مشغول است.
این شرکت در هریک از رشته‌های اصلی فعالیت خود به‌عنوان یکی از شرکت‌های پیشرو حقوقی شناخته می‌شود و مشتریان زیادی از اشخاص حقیقی و حقوقی و شرکت‌های مختلف از کشورهای کانادا، آمریکا و سایر کشورهای خارجی دارد.
آقای «نیکولوف» (Nikolov) مسئول فناوری اطلاعات این شرکت حقوقی می‌گوید:
«این شرکت بزرگ با بیش از ۲۰ سال سابقه‌ی فعالیت، تبدیل، حفظ و نگهداری انبوه بسیار عظیم اسناد خود را به سیستم اسناد الکترونیک حقوقی سپرد و به این سیستم اطمینان کرد؛ زیرا سیستم اسناد الکترونیک حقوقی توان حفظ و به اشتراک‌گذاری امن اطلاعات مهم را داراست و یکی از کارآمدترین سیستم‌ها برای حفظ و افزایش بهره‌وری در شرکت‌ها محسوب می‌شود.»
سیستم اسناد الکترونیک حقوقی، امور دفاتر حقوقی مشتمل بر کاربردهای مختلف مورد انتظار تعداد زیادی از وکلا، شامل دستیابی به انواع اسناد و به اشتراک‌گذاری امن و آسان و نگهداری از تمامی آن‌ها را میسر می‌سازد و ایجاد اسناد مختلف جدید را در سطح تمامی دفاتر شرکت مقدور می‌سازد. در این شرکت، سیستم الکترونیک اسناد حقوقی حدود ۶۵۰ مورد رَوند کاری را با قوانین و قواعدی مشخص پشتیبانی کرده و به‌صورت لحظه‌به‌لحظه آن‌ها را به جریان می‌اندازد.
این سیستم دارای قابلیت‌هایی مبتنی بر کار با انواع اسناد، اشتراک‌گذاری، امنیت اطلاعات و ارتباط است. با استفاده از این سیستم، در جریان گردش اسناد، اطلاعات لازم هم‌زمان از یک مرورگر یا پلتفرم به چندین گیرنده یا هدف موردنظر ارسال می‌شود و کارکنان یا گیرندگان در رایانه‌ی خود همگی آن‌ها را به‌سادگی و با سهولت تمام دریافت می‌کنند.
ورود کارکنان به این سیستم و انجام عملیات مشخص، تحت هویت‌های مشخص یا تعیین‌شده، (بنا به میل مدیریت) همگی به‌صورت خودکار توسط سیستم اِعمال می‌شود.
یکی از ویژگی‌های کار وکلا تغییر پی‌درپی مسائل کاری آن‌هاست که با سیستم الکترونیک اسناد حقوقی همیشه آخرین فعالیت‌ها در دسترس وکلا هستند و سیستم مذکور آخرین وضعیت گردش اسناد مختلف را در اختیار کاربر مربوطه می‌گذارد.
چالش‌های شرکت Davies Ward Phillips & Vineberg
-
کم بودن بهره‌وری کارکنان و میزان همکاری آن‌ها
-
نبودِ اطلاعات شرکتی واحد برای دسترسی آسان به اسناد و داده‌های حقوقی
-
عدم سهولت و سادگی جستجوی اسناد و کنترل آن‌ها
مزایا و ارزش‌های ایجادشده پس از استقرار سیستم اسناد الکترونیک حقوقی
-
دسترسی آسان به اسناد الکترونیک حقوقی و ایجاد آرشیو حفاظت‌شده برای کنترل حسابرسی و پاسخگویی
-
کنترل اسناد و همکاری آسان با بهره‌وری بالا
-
ارائه‌ی آسان و سریع خدمات مشتری‌محور و متمرکز بر تلاش تیمی.