شرکت (Stadtwerke Halle (SWH

کیفیت مدیریت فرآیندها در دنیای تجارت و کسب‌وکار، روزبه‌روز اهمیت بیشتری پیدا می‌کند و موفقیت یا شکست شرکت‌ها و پروژه‌های مختلف را رقم می‌زند.

در این مقاله داستان بهینه‌سازی مدیریت فرآیندها با استفاده از مدیریت الکترونیک اسناد در یک شرکت خدماتی آلمانی به نام «اِستاد وورکِ هالئی» (Stadtwerke Halle) را خواهید خواند. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

داستان تحول مدیریت فرآیندها در شرکت اِستاد وورکِ هالئی

شرکت اِستاد وورکِ هالئی (SWH) ، یک شرکت خدمات عمومی در آلمان است که از سال ۱۹۹۱ در زمینه‌های مختلفی مانند تأمین انرژی، آب، جمع‌آوری و دفن زباله، حمل‌ونقل عمومی، روشنایی خیابان‌ها، خدمات فصل زمستان، تدارکات و خدمات پردازش داده فعالیت می‌کند و یکی از معتبرترین و قوی‌ترین شرکت‌های فعال در منطقه‌ی شرقی آلمان به شمار می‌رود.

این شرکت برای تغییرات پویا در رابطه با مشکل کمبود کارکنان و افراد آموزش‌دیده در مناطق واقع در اروپای شرقی نیز برنامه‌ریزی و فعالیت می‌کند و مدتی است با ایجاد تحول در مدیریت فرآیندها، رَوند جذب نیرو و بسیاری از امور اداری خود را به‌صورت دیجیتالی درآورده است.

نظر به این‌که شرکت مذکور پیشنهادهای زیادی در رابطه با اشتغال دریافت می‌کند؛ با استفاده از سیستم الکترونیکی اسناد، ۷۰ درصد از زمان خود را صرفه‌جویی کرده است.

مشاور پشتیبانی این شرکت به نام «میتسایس شیبرت» (Matthias Schubert) دراین‌باره می‌گوید:

«شرکت ما بزرگ‌ترین کارفرمای منطقه است؛ به همین دلیل ما هرسال حدود ۳ هزار درخواست اشتغال دریافت می‌کنیم که ۸۰۰ مورد آن از اواسط ماه اوت تا پایان سپتامبر است که زمان اتمام پذیرش کارآموز به شمار می‌رود؛ سپس دو ماه صرف آزمون و مصاحبه با متقاضیان می‌شود که با استفاده از سیستم جدید اسناد دیجیتال، اکنون حدود ۷۰ درصد در زمان ما صرفه‌جویی به عمل می‌آید و درنتیجه کیفیت انتخاب کارآموزان و صرفه‌جویی در منابع بسیار بهبود پیدا می‌کند.»

چالش‌هایی که شرکت اِستاد وورکِ هالئی، پیش از بهینه‌سازی مدیریت فرآیندها توسط اسناد الکترونیکی با آن‌ها روبرو بود:

• سرعت کمِ جذب نیرو و پذیرش کارآموز به خاطر طولانی بودن رَوند ایجاد، جستجو و به اشتراک‌گذاری اسناد.

• کیفیت پایین انتخاب افراد برای مشاغل در بعضی موارد.

• امکان بروز نقص فنی در برنامه‌های کاربردی مرسوم در شرکت که راه‌اندازی مجدد آن‌ها زمان‌بَر بود.

مزایای به‌دست‌آمده پس از بهینه‌سازی مدیریت فرآیندها با استفاده از آرشیو دیجیتالی:

• ایجاد یک برنامه‌ی استخدام الکترونیکی کارآمد و پویا.

• کارکرد منظم و بدون اشکال، با استفاده از سیستم اسناد الکترونیک.

• سرعت و دقت بالاتر مدیریت فرآیندها در رابطه با امور کارآموزان و افراد متقاضی برای تصدی مشاغل.

• صرفه‌جوییِ هزاران پوند در سال با حذف بسیاری از مصارف کاغذ، چاپ و استفاده از مراسلات پستی.

• ۷۰ درصد صرفه‌جویی در زمان و تمرکز کارکنان شرکت بر روی کیفیت کاری.