بانک الصناعی

در این مقاله با یکی از نمونه‌های موفقِ استفاده از آرشیو الکترونیکی فایل و مدیریت الکترونیکی اسناد بانکداری آشنا می‌شویم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

داستان پیاده‌سازی آرشیو الکترونیکی فایل در بانک الصناعی کویت

بانک الصناعی کویت در سال ۱۹۷۳ تأسیس شد. این بانک از بَدو تأسیس، خدمات خاصی را به بخش صنعت کویت ارائه می‌کند که بخش بزرگی از آن در جهتِ تأسیس، گسترش، تأمین سرمایه و مدرنیزه کردن واحدهای صنعتی آن کشور است.

بانک الصناعی کویت نیز مانند هر بانک دیگری با حجم عظیمی از اسناد کاغذی روبرو بود؛ بخصوص که این اسناد کاغذی از سال ۱۹۷۳ بایگانی شده بودند که بخشی نیز شامل میکروفیلم و میکروفیش می‌شد؛ هم‌چنین پیش از استفاده از آرشیو الکترونیکی فایل در این بانک، حجم زیادی از دست‌نوشته‌ها نیز وجود داشت که هم خوانششان سخت بود و هم به دلیل عدم پشتیبان‌گیری و گذشت زمان، نگهداری از آن‌ها سخت و سخت‌تر می‌شد و هزینه‌ی مربوطه نیز افزایش می‌یافت.

هرچند که این بانک پیش از استفاده از آرشیو الکترونیکی فایل از نوعی ابزارهای کامپیوتری استفاده می‌کرد ولی این ابزارها فاقد یکپارچگی و قابلیت لازم بودند. این مسائل باعث شد که مدیریت بانک مذکور تصمیم به استفاده از آرشیو الکترونیکی فایل بگیرد.

مدیر اداری بانک الصناعی کویت به نام «کامل العبدل جلیل» دراین‌باره می‌گوید:

«هدف از استقرار آرشیو الکترونیکی فایل به‌کارگیری سیستمی بود که با سازوکار بانکی ما هماهنگ بوده و به نحوی بهتر و سریع‌تر، پاسخگوی تمامی کارهای اجرایی باشد و از جنبه‌ی بایگانی، امنیت و پشتیبانی اطلاعات نیز در سطح بالایی قرار بگیرد.

ما پس از بررسی‌های متعدد نتیجه گرفتیم که بهترین و مقرون به‌صرفه‌ترین انتخاب ممکن، استفاده از آرشیو الکترونیکی فایل است.»

بانک الصناعی کویت برای استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد، کارگروه ویژه‌ای را تشکیل داد تا بر رَوند پیاده‌سازی سیستم، در کل سازمان نظارت داشته باشد.

چالش‌های بانک الصناعی کویت پیش از استفاده از آرشیو الکترونیکی فایل:

• زمان‌بر بودنِ ایجاد، ویرایش؛ دسترسی، و به اشتراک‌گذاری اسناد.

• تحمیل بار مالی مربوط به ایجاد و نگهداری و جابه‌جایی حجم عظیمی از اسناد کاغذی.

• مشکل امنیت و پشتیبانی از اسناد و اطلاعات موجود.

• عادت کارکنان به وقفه‌های مرتبط با دسترسی، به‌اشتراک‌گذاری یا تغییر سند و در نتیجه بهره‌وری پایین سازمان.

• هماهنگی‌های لازم برای پیاده‌سازیِ آرشیو الکترونیکی فایل که نیاز به همکاری بخش‌های مختلف سازمان و ازجمله مدیران اداری، بازاریابی و بخش‌های دیگر داشت.

مزایای استفاده از سیستم دیجیتالی اسناد در بانک الصناعی کویت:

• از میان رفتن تأخیرهای زمانی و بار مالیِ مرتبط با اسناد کاغذی در رابطه با ایجاد، دسترسی، ویرایش و به اشتراک‌گذاری اسناد.

• راحتی استفاده از تمامی اسناد، بخصوص آن‌هایی که به خاطر فرمت قبلی خود، چرخه‌ی استفاده‌یِ دشوار و زمان‌بری داشتند.

• سیر صعودی و چشم‌گیر بهره‌وری و افزایش راندمان کاریِ پرسنل.