داستان به‌کارگیری سیستم بایگانی دیجیتال و به عبارت کامل‌تر، مدیریت الکترونیکی اسناد در «اداره‌ی رشد و توسعه‌ی بین‌المللی» (DFID) با ذکر چالش‌ها و مزایای پیش و پس از استقرار سیستم بایگانی دیجیتال، موضوع این مقاله‌ی کوتاه است. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
سیستم بایگانی دیجیتال، ابزاری برای سرعت دادن به رشد و توسعه
اداره‌ی رشد و توسعه‌ی بین‌المللی (DFID) واقع در انگلستان، با استفاده از سیستم بایگانی دیجیتال و توسعه‌ی همکاری‌ها و به اشتراک‌گذاری اطلاعات و آموزش‌های لازمه، بهره‌وری کارکنان خود را افزایش داد.
این اداره در سال ۱۹۹۷ تأسیس شده و یکی از ادارات دولتی انگلستان درزمینه‌ی مبارزه با فقر اقتصادی است. اداره‌ی مذکور در آفریقا، آسیا، خاورمیانه و برخی کشورهای درحال‌توسعه دارای دفاتر متعددی است و طبق اظهار مدیران خود، برای حل مشکلات جهانی و افزایش رفاه بین‌المللی فعالیت می‌کند.
«ریچارد فرانکلین»، (Richard Franklin) مدیر بخش دانش و اطلاعات اداره‌ی رشد و توسعه‌ی بین‌المللی می‌گوید:
«اکنون و پس از استقرار سیستم بایگانی دیجیتال، این سیستم، بخشی جدایی‌ناپذیر و مهم از استراتژی مدیریت اطلاعات اداره‌ی ما محسوب می‌شود. استفاده از سیستم بایگانی دیجیتال، راه‌حلی کامل و فراهم‌کننده‌ی پیشتازی و ثبات ما در بازار جهانی است.»
سیستم بایگانی دیجیتال با افزایش دادن امکان همکاری و جمع‌آوری بیشتر و سریع‌تر اطلاعات، بهره‌وری سایر کارکنانِ این اداره را در سایر نقاط جهان نیز افزایش داده است. با استفاده از این سیستم جدید، حدود ۹ میلیون برگه تحت سیستم اسناد الکترونیکی مدیریت می‌شود و استفاده از مدیریت الکترونیکی اسناد باعث کم شدن هزینه‌های این اداره شده است.
مدیریت این اداره از روز نخست اجازه داد که کارکنان با سیستم مذکور آشنا شوند و ابتدا یک تست اولیه نیز از این سیستم در اداره به عمل آمد که موفقیت‌آمیز بود.
چالش‌های اداره‌ی رشد و توسعه‌ی بین‌المللی (DFID)
-
قبل از استقرار سیستم بایگانی دیجیتال استفاده از هارددیسک‌های ثابت و کارکنانی که به این هارددیسک‌ها اعتماد می‌کردند، خطرات بزرگی را متوجه بقا و نیز امنیت اطلاعات اداره‌ی رشد و توسعه‌ی بین‌المللی کرده بود.
-
راه‌حل‌ها و راه‌کارهای مربوط به ایجاد، گردش و نگهداری اطلاعات به روش قدیمی، دیگر جوابگوی نیازهای اداره‌ی رشد و توسعه‌ی بین‌المللی نبود.
مزایا و ارزش‌های ایجادشده پس از استقرار سیستم بایگانی دیجیتال
-
استقرار سیستم مناسب برای کاربر، با سازگاریِ بهینه‌شده.
-
کم کردن مدت‌زمان انجام تمامی امور اداره‌ی رشد و توسعه‌ی بین‌المللی از دقیقه‌های بسیار تا ثانیه‌ها به‌منظور افزایش بهره‌وریِ کارکنان.
-
حل مشکلِ از دست رفتن اطلاعات و محتوای موجود در لپ‌تاپ‌ها و کامپیوترها.
-
مجهز کردن شعبه‌های اداره‌ی رشد و توسعه‌ی بین‌المللی در مناطق دوردست با کارایی پیشرفته، در حدِ کاراییِ دفتر مرکزیِ اداره‌ی مذکور.