ریتم زندگی روزبهروز سریعتر میشود، در این میان استیلای گوشیهای هوشمند بر زندگی انسانهای قرن بیستویکم فقط در خود آنها خلاصه نشده و از هر برنامهی دیگری، از جمله ثبت الکترونیک اسناد، توقعهایی مانند توقعاتی که از برنامههای موجود در گوشیهای هوشمند؛ مانند سرعت ارتباط، راحتی و کاربرپسندانه بودن وجود دارد؛ ایجاد شده است.
رسیدن به چنین دستاوردهایی در امر ثبت الکترونیک اسناد، خود، میتواند باعث بالا رفتن سوددهیِ شرکتهای مختلف شود. از سوی دیگر، یکی از موارد حساس در تمامی جریان گردش اسناد و نیز در ثبت الکترونیک اسناد، موضوع گزارشدهی است.
شما میتوانید با استفاده از ثبت الکترونیک اسناد، تمامی سندهای متفاوت را در یک زمینهی واحد ضبط کرده و به آنها از ُطرق گوناگون و ازجمله از طریق گوشی هوشمند خود دسترسی یابید، اسناد را تنظیم، مرتب، بازیابی، چاپ و آرشیو کرده و در هنگام گزارشدهی، با استفاده از سرعت بالای بازیابی اسناد، گزارشهایتان را در زمان بسیار کمتری آماده کنید.
بهعنوانمثال، با استفاده از قالبها یا امکانات موجود در سیستم ثبت اسناد الکترونیک، شما قادر خواهید بود بهراحتی و در کوتاهترین زمان ممکن بخشهای مختلف یک گزارش استاندارد را تکمیل کنید و هیچگاه در تهیهی یک گزارش استاندارد ازنظر ساختاری دچار اشتباه نشوید. هریک از موارد زیر بهعنوان بخشی طراحیشده در سیستم ثبت الکترونیک اسناد میتوانند جهت گزارشدهی تعبیه شوند:
-
قسمت تنظیمات و طراحی جلد گزارش، شامل عکسها، نمودارها یا لوگو.
-
بخش فهرست و محتوای گزارش شامل شماره صفحات و عنوان.
-
(در صورت لزوم) بخش سپاسگزاری از کسانی که از منابع آنها در تهیهی گزارش استفاده کردهاید که باز میتواند قالب آمادهای داشته باشد.
-
تهیهی خلاصهی گزارش که وجود قالب یا سرفصلهایی خاص در سیستم مدیریت اسناد، میتواند بهصورت ثابت، راهگشای شما در نوشتن یک گزارش استاندارد باشد.
-
تهیهی بخشهای بعدی گزارش استاندارد مانند: ورود به بحث- اهداف گزارش- گرایشهایی که در گزارش لحاظ شدهاند و قالب بخش نتیجهگیری.