افزایش رقابت در بین مؤسسات مختلف مالی در جهان، لزوم افزایش کارایی این مؤسسات را بیشازپیش در معرض توجه قرار داده است. مدیریت و آرشیو الکترونیکی اسناد، راهی مطمئن و مقرونبهصرفه برای افزایش چشمگیر سرعت عملیات و کارایی موردنیاز مؤسسات مالی برای استفاده از فرصتهای فرّار حرفهای به شمار میرود. در این مقاله به مهمترین مزایای مدیریت و آرشیو الکترونیکی اسناد مالی میپردازیم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
ضرورت و ثمرات مدیریت و آرشیو الکترونیکی اسناد برای بانکها و مؤسسات مختلف مالی
شما با استفاده از مدیریت و آرشیو الکترونیکی اسناد، در حقیقت پلی بین اسناد مالی، افراد مربوطه و پیشرفت کاری خواهید ساخت.
در جریان کارهای پیچیده و حجیم مؤسسات مالی، بانکهای دولتی، خصوصی و بیمهها، حجم عظیمی از گزارشهای مالی، اظهارات، سیاستگذاریهای حساس و دهها موضوع مختلف دیگر که هر یک خود، گاه به صدها موضوع تقسیم میشوند؛ وجود دارد. موضوع مهم دیگر، رشد روزافزون حجم این دادههای کاغذی است که مدیریت و آرشیو آنها را روزبهروز دشوارتر میکند.
در امور مربوط به مؤسسات مالی و مواردی از قبیل سرمایهگذاریها، بهابازار (بورس) و مؤسسات مشابه، گاه یکلحظه تأخیر میتواند موجب از دست رفتن یک فرصت بزرگ و یا حتی نقض قوانین مالی از طرف یک شرکت شود و خسارتهای جبرانناپذیری برجای بگذارد. از سوی دیگر، لزوم پشتیبانگیری از دادهها نیز در چنین مؤسساتی اهمیتی حیاتی دارد.
عامل دیگری که لزوم استفاده از مدیریت و آرشیو الکترونیکی اسناد را بسیار ضروری میسازد؛ بالا رفتن توقعات مشتریانِ مؤسسات مالی است. لازم است هر مؤسسهی مالی در عملیات روزانهی خود هرچه بیشتر مؤثرتر و کارآمدتر عمل کند. در این میان استفاده از مدیریت و آرشیو الکترونیکی اسناد و تصویربرداری از اسناد مالی به طریقی سیستماتیک، میتواند بسیار مفید واقع شود. این موضوع در زمینههای فعالیت چندمنظوره اهمیت بیشتری مییابد.
فرایندهای کاریِ مبتنی بر اسناد کاغذیبر پیچیدگی گردش کار میافزاید و هم بر سرعت آن تأثیر بسیار منفی گذاشته و درنهایت، کاهش سود شرکت یا مؤسسهی مالی را رقم میزند. عدم استفاده از آرشیو الکترونیکی گاه میتواند کل رَوند کار مشتریان یک مؤسسهی مالی را با خطر مواجه کند.
با استفاده از مدیریت الکترونیکی اسناد و آرشیو الکترونیکی، شما با یک کلیک، قادر به انجام سریعتر، دقیقتر با قدرت همکاری و انطباق بیشتر با سایر اجزای شرکت یا خارج از شرکت خود خواهید بود. در حقیقت، این امر، عملیات و گردشِ کار کل مؤسسهی شما را به صورتی ساده و مفید در هم ادغام میکند و باعث افزایش بهرهوری کارکنان و بهینهسازی خدمات مشتریان و کاهش هزینههای ذخیرهسازی و لوازم اداری و امنیت بسیار بالای دادههایتان میشود.
برای کسب اطلاعات دقیقتر دربارهی استفاده از مکانیزاسیون و آرشیو الکترونیکی اسناد مالی؛ با سامان صنعت کاویان تماس بگیرید.
