New Zealand transport agency
بایگانی الکترونیک، سهولت و سرعت ارسال کالا و خدمات را که یکی از شروط اساسی رونق اقتصادی و تجاری در عصر حاضر است؛ افزایش می‌دهد. برای اطلاع از دلایل این مدعا می‌توانید تجربه‌ی «آژانس حمل‌ونقل نیوزلند» را در این باره مطالعه بفرمایید. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.
شرایطی که باعث استفاده از بایگانی الکترونیک در شرکت حمل‌ونقل نیوزلند شد
«آژانس حمل‌ونقل نیوزلند» با استفاده از سیستم الکترونیک اسناد، خدماتِ باکیفیت و بهتری به شهروندان نیوزلند ارائه می‌کند و گام‌های مهمی در مسیر افرایش بهره‌وری برداشته است.
این شرکت که در سال ۲۰۰۸ تأسیس شده است؛ با داشتن حدود ۱۴۵۰ کارمند، دسترسی به سیستم حمل‌ونقل زمینی و خدمات مرتبط با تست و دستیابی به وسایل نقلیه‌ی زمینی و خطوط راه‌آهن را فراهم و مدیریت می‌کند و نیز به بررسی سوانح مربوطه می‌پردازد. در طیِ فعالیت‌های مذکور، نیاز این شرکت به یکپارچه‌سازی سیستم‌های محتوا و اسناد به‌شدت احساس می‌شد.
به این منظور، کمیته‌ای جهت بررسی نیازهای اطلاعاتی تشکیل و پس از بررسی‌های متعدد این نتیجه حاصل شد که استفاده از سیستم بایگانی الکترونیک اسناد در میان‌مدت و درازمدت باعث صرفه‌جوییِ میلیون‌ها دلار برای شرکت حمل‌ونقل نیوزلند خواهد شد؛ لذا مدیریت شرکت تصمیم به استفاده از سیستم اسناد الکترونیکی گرفت.
اکنون کاربران این سیستم و مشتریان شرکت با یک کلیک قادر به دریافت اطلاعات و خدمات گوناگون هستند و این شرایط، خوش‌بینی عمومی به شرکت را بسیار افزایش داده و باعث بالا رفتن بهره‌وری نیز شده است.
مدیر اطلاعات و فناوری شرکت حمل‌ونقل نیوزلند به نام «ترسی پارسونز» (Tracy Parsons) می‌گوید:
«سیستم بایگانی الکترونیک، ما را قادر به اشتراک‌گذاریِ بسیار پرتعدادترِ اسناد و داده‌ها و همکاری بیشتر می‌کند. یکی دیگر از دستاوردهای مدیریت اسناد الکترونیک برای ما، راحتی بیشترِ کار کردن با مشتریان و شرکایمان است. این امر سبب می‌شود که ما در مجموعه‌ی روابط کاری خود با دیگران یک عضو خوب و مؤثر باشیم.»
چالش‌هایی که شرکت حمل‌ونقل نیوزلند بدون سیستم بایگانی الکترونیک دچار آن بود
-
استفاده از سیستم غیرقابل‌اعتماد محتوا و اسناد و عدم پذیرش برخی از این اطلاعات توسط کاربران
-
از بین رفتن برخی از اسناد یا اطلاعات موجود
-
عدم دسترسی مناسب به بایگانی اسناد.
امتیازاتی که پس از استفاده از بایگانی الکترونیک برای شرکت حمل‌ونقل نیوزلند به دست آمد
-
استقرار سیستم بایگانی الکترونیک و امکان بهره‌برداری از اطلاعات و اسناد به‌صورت بهینه و قابلیتِ به اشتراک‌گذاری سریع و آسان همه‌ی سندها
-
افزایش بهره‌وری کارکنان
-
تسریع هماهنگی‌های لازمه در امور کاری
-
بالا رفتن میزان بهره‌وری.