کتابخانه‌ی اسکندریه مصر

استفاده از آرشیو الکترونیکی اسناد فرهنگی گسترش روزافزونی در بین مراکز کوچک و بزرگ فرهنگی مختلف جهان یافته است. در این مقاله‌ی کوتاه با خلاصه‌ای از نحوه‌ی پیاده‌سازی آرشیو الکترونیکی اسناد فرهنگی در کشور مصر آشنا می‌شویم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

نمونه‌ای از آرشیو الکترونیکی اسناد فرهنگی در کتابخانه‌ی اسکندریه

«کتابخانه و مرکز فرهنگی اسکندریه» در کشور مصر واقع است و با دارا بودن کتابخانه‌ها، مراکز تحقیق، نمایشگاه‌ها، گالری‌های هنری، اختر‌سرا و مراکز کنفرانس و موزه‌های متعدد، هرسال حدود یک ونیم میلیون نفر مراجعه‌کننده دارد و سازمانی بسیار فراتر از یک کتابخانه است و ساختاری وسیع و پیچیده را شامل می‌شود.

طبق اعلام «باسم السعید» (Bassem Elsayed)، مدیر اداره‌ی برنامه‌های کاربردی و بخش راه‌حل‌های جامع در کتابخانه و مرکز فرهنگی اسکندریه، با استفاده از سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد فرهنگی، بیش از ۹۰ نوع فرایند اجرایی انجام و این بنیاد، گام‌های بزرگی به سمت سازمان بدون کاغذ برداشته است.

کتابخانه‌ی اسکندریه تا قبل از استفاده از آرشیو الکترونیکی اسناد فرهنگی، برای انجام صدها پروسه‌ی کاری، وابسته به اسناد کاغذی بود. این کتابخانه سرانجام به ضرورت استفاده از مدیریت الکترونیکی اسناد پی برد و یک اتوماسیون مناسب برای اسناد و امور این کتابخانه طراحی و اجرا شد.

یکی از مسئولان این کتابخانه به نام «سعید میشل میلاد» (said Michael Milad) به‌عنوان مدیر پروژه می‌گوید: «برای کار با تعداد بسیار زیادی سند و اجرای هم‌زمان چرخه‌های چندگانه‌ی امور اداری نیاز به یک پلتفرم قوی داشتیم.

این پلتفرم باید نیازهای گسترده‌ی ما به جستجوی اسناد و استخراج سریع گزارش‌ها را برطرف می‌کرد. تحقیق ما با انتخاب پیاده‌سازی سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد به ثمر رسید و برای پوشش سندهای قبلی و نیز سندهای جدیدِ خود این سیستم را انتخاب کردیم چراکه بهترین راه‌حل موجود به شمار می‌رفت.»

یکی از مزایای این سیستم، توان پوشش دادن آن به انواع مختلف سند است. آرشیو الکترونیکی، یک سیستم ساختارمند بوده و امکانات جانبی بسیار زیادی نیز دارد.

این سیستم برای تیم‌های پروژه‌های مختلف، شتاب‌دهندگان و مدیران پروژه کارا و مفید است و در حال حاضر در کتابخانه‌‌ی اسکندریه به حدود ۲۳۰۰ نفر کاربر به طرزی آسان، خدمات ارائه می‌دهد.

چالش‌های کتابخانه‌ی اسکندریه پیش از استقرار آرشیو الکترونیکی اسناد فرهنگی

• تبدیل تمامی اسناد کاغذی به دیجیتال

• ایجاد، بهبود، ضبط، مدیریت و ذخیره‌سازی اسناد الکتریکی در کل سازمان

• سطح پایین کارایی و لزوم افزایش آن، اتلاف وقت، هزینه‌های بالا، پایین بودن سطح انطباق و تجربه‌ی کم کاربران.

نتایج استفاده از آرشیو الکترونیکی اسناد فرهنگی

• اجرای بیش از ۹۰ پروسه‌ی کاری بزرگ و صرفه‌جویی در وقت، پول و منابع

• تبدیل اسناد کاغذی موجود به اسناد دیجیتالی و ضبط و نگهداری ماهانه ۱۵ هزار سند

• هماهنگ‌سازی فعالیت‌های مربوط به داخل و خارج از سازمان ازجمله گزارش‌های مختلف توسط سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد فرهنگی.

در حال حاضر، کتابخانه‌ی اسکندریه‌ی مصر در صف مقدم تغییر دیجیتالی قرار دارد.