شرکت حقوقی BakerHostetler

آیا عدم استفاده از مدیریت هوشمند کسب و کار درحالی‌که امروزه هر انسان عادی یک یا چند دستگاه هوشمند شخصی دارد؛ عجیب نیست؟!

داستان شرکت حقوقی «بئیکر هئستِتلِ» (Baker Hostetle) در استفاده از آرشیو دیجیتالی و ایجاد مدیریت هوشمند کسب و کار حاوی نکته‌های قابل‌تأملی است. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

مکانیزاسیون اسناد حقوقی، پلی به مدیریت هوشمند کسب و کار

«مشاوره به رهبران بازار»! این جمله، شعار تبلیغی شرکت حقوقی بئیکر هئستِتلِ است. شرکتی با بیش از ۶۰۰ وکیل، ۱۰ دفتر در ایالات‌متحده آمریکا، دو نفر وابسته‌ی بین‌المللی و با بیش از ۱۰۰ مشتری جهانی. ضمن این‌که شرکت مذکور جزو ۱۰۰ شرکت برتر حقوقی ایالات‌متحده نیز محسوب می‌شود.

شرکت حقوقی بئیکر هئستِتلِ با دیجیتال سازی اسناد، گامی اساسی در مسیر مدیریت هوشمند کسب و کار خویش برداشت؛ طوری که اکنون بسیاری از مراحل کاریِ آن به‌صورت خودکار اجرا می‌شود.

سرعت عمل در یک شرکت حقوقی یکی از ارکان اصلی موفقیت است لذا چه مشتریان فعلیِ یک شرکت حقوقی و چه افرادی که جدیداً می‌خواهند به آن شرکت مراجعه کنند؛ برای سریع‌تر حل شدن دعوای قضایی خود اهمیت بسیار زیادی قائل هستند. همین موضوع، لزوم سرعت عمل و درعین‌حال دقت در تنظیم اسناد حساس حقوقی و قانونی را دوچندان می‌کند؛ امری که استفاده از مدیریت هوشمند کسب و کار توسط دیجیتال سازی اسناد را در دنیای امروز،  در هر شرکتی و بخصوص در شرکت حقوقی، به یک ضرورت فوری و فوتی تبدیل کرده است.

بدیهی است که سیستم کاغذ محور و وجود انواع و اقسام برگه‌ها و اسناد کاغذی، میزان احتمال مفقود شدن، صدمه دیدن و خطای انسانی را در هنگام تنظیم و نگهداری آن‌ها افزایش می‌دهد و در کنار چنین معایب بزرگی، هزینه‌های کاغذ، چاپ و نگهداری اسناد کاغذی هزینه‌ی قابل‌توجهی را به شرکت‌ها تحمیل می‌کند.

در شرکت حقوقی بئیکر هئستِتلِ، پس از دیجیتال‌سازی اسناد، علاوه بر تمامی مزایای ذکرشده، قابلیت ایجاد، ویرایش و به اشتراک‌گذاری بسیار سریع اسناد، مانع بروز هرگونه اشتباه و یا دوباره‌کاری شده است.

چالش‌های شرکت حقوقی بئیکر هئستِتلِ پیش از استفاده از مکانیزاسیون اسناد:

• گاهی به خاطر انتظار برای تأیید اسناد حقوقی، یک یا چند ساعت از وقت جمعیت ۶۰۰ نفری کارمندان (به‌تناوب) هدر می‌شد.

• وجود سرعت عمل پایین، احتمال نارضایتی مشتریان فعلی و عدم انتخاب شرکت، توسط مشتریان بالقوه را بیشتر می‌کرد.

• هزینه‌ی ایجاد، ویرایش و نگهداری انبوه اسناد کاغذی زیاد بود و ریسک بالایی از خطای انسانی در مورد آن‌ها وجود داشت.

مزایای استفاده از بایگانی دیجیتال در شرکت حقوقی بئیکر هئستِتلِ:

• با دیجیتال سازی اسناد، تجزیه‌وتحلیل خطرپذیری در دعواهای حقوقی مقدور و عامل خطای انسانی در تنظیم اسناد برطرف شد.

• تمام مواردی که در رابطه با اسناد حقوقی موجب عدم بهره‌وری عالی کارکنان می‌شد، از بین رفت.

• هزینه‌های اداری کاهش یافت.

• با سیستم دیجیتالی اسناد، علاوه بر ارائه‌ی خدمات بهتر به مشتریان بالفعل، آگاهی‌بخشی مطلوب‌تر و سریع‌تری نیز برای مشتریان بالقوه‌ی شرکت انجام می‌شود.