داستان خدمات مالی دانشجویی AES

آنچه از آن به‌عنوان مدیریت فناوری اطلاعات کسب و کار هوشمند نام برده می‌شود تا حد زیادی وابسته به استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد است.

در این مقاله قصد داریم به نکته‌هایی از چندوچون اجرای مدیریت فناوری اطلاعات کسب و کار هوشمند در شرکت مالی AES بپردازیم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

مدیریت فناوری اطلاعات کسب و کار هوشمند در شرکت AES

شرکت AES به‌عنوان یک شرکت خدمات مالی آموزش و نیز به‌عنوان شرکتی پیشرو در ارائه‌ی خدمات مالی به دانشجویان از سال ۱۹۶۴ در پنسیلوانیای آمریکا فعالیت خود را آغاز کرده است.

هدف این شرکت کمک به تحصیلات عالی در ایالت پنسیلوانیا است. این شرکت از طریق ضمانت و یا پرداخت وام دانشجویی با کمترین سود و فراهم نمودن انواع تسهیلات و سایر خدمات مالی، سعی در تحقق هدف‌های خود دارد.

شرکت AES از بَدو تأسیس، شرکتی خلاق و در جستجوی راه‌های نو برای کاهش بار مالی خود بود. همین امر باعث توجه بیشتر این شرکت به مدیریت فناوری اطلاعات کسب و کار هوشمند شد. شرکت قصد داشت برای دانشجویان سیستم آموزشی بهتر و گسترده‌تری را تدارک ببیند.

«اریک گرهاردْز»، مدیر فناوری و اطلاعات شرکت مذکور می‌گوید: «از همان ابتدا و ازجمله در سال ۱۹۹۷، شرکت ما به‌عنوان یک شرکت پیشرو در حوزه‌ی فعالیت خویش، از فناوری‌های مدرنِ آن زمان مانند میکروفیلم‌ها استفاده می‌کرد.

ما در آن موقع نیز برای آرشیو اسناد خود از مدرن‌ترین وسایل و فناوری‌های موجود استفاده می‌کردیم؛ بااین‌همه در طی گذشت سالیان و رشد روزافزون کارهای شرکت متوجه شدیم که سیستم قبلی ما کارایی خود را از دست داده و در زمینه‌هایی به مشکل برخورد کردیم ازجمله درزمینه‌ی آرشیو اسناد و دسترسی آسان و چندلایه به سندها.

بسیاری از فرآیندهای کاری دیگر نیز وجود داشتند که لزوم بهبود در آن‌ها احساس می‌شد.

شرکت، سرانجام با عنایت به اصول مدیریت فناوری اطلاعات کسب و کار هوشمند استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد را در دستور کار قرار داد و برنامه‌ی تغییر اسناد کاغذی و سایر اسنادی که دارای فرمت‌های دیگری بودند به اسناد دیجیتالی، مورد تصویب قرار گرفت.

هدف ما از اجرای مدیریت فناوری اطلاعات کسب و کار هوشمند، حذف اسناد کاغذی، تجربه‌ی بسیار بهترِ مشتریان هنگام دریافت خدمات مالی و آسان‌تر کردن کارها و تقلیل مراحل اداری بود.»

چالش‌های پیش از استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد در شرکت AES:

• سیستم قبلی اسناد، برخی از فرآیندهای کاریِ مربوط به دانشجویان را به‌اندازه‌ی کافی پوشش نمی‌داد.

• اسناد کاغذی باعث اتلاف وقت و مستلزم هزینه‌ی بیشتری بودند.

• امکان افزایش رضایت مشتری محدود بود.

• نگهداری اسناد کاغذی یا فرمت‌های قدیمی اسناد، ریسک زیادی داشت.

مزایای استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد در شرکت AES:

• قطع وابستگی به اسناد کاغذی و دسترسی چندلایه و آسان به اسناد.

• حذف مراحل اداری زائد و سرعت عمل بالا در انجام امور.

• انجام فوری خدمات مالی مبتنی بر هرگونه پرداخت و دریافت‌های مالی دانشجویان. (بدون هیچ فاکتور کاغذی)

• انجام سریع و آسان تمامی امور مربوط به اسناد شرکت AES در ۱۸ زمینه‌ی مختلف با ۲۷۰۰ نفر کاربر و بالغ بر ۴۰ میلیون سند.

• تأمین کامل امنیت داده‌ها.

• افزایش رضایت مشتریان و سود بیشتر شرکت.