دیجیتال‌سازی اسناد قضایی فرمانداری

شهرستان «پِنَلِس» (Pinellas) واقع در ایالت فلوریدای آمریکا در سال ۱۹۱۲ تأسیس شد و حدود یک‌میلیون نفر جمعیت دارد. این شهرستان امکانات تفریحی متعدد و یکی از جذاب‌ترین ساحل‌های شنی را داراست و ازجمله شیک‌ترین مراکز گردشگری خانوادگی به شمار می‌رود.

در این متن، نکته‌های ایجاد مدیریت فرآیندهای کسب و کار هوشمند فرمانداری و سیستم قضایی این شهرستان بزرگ را بررسی می‌کنیم. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

نمونه‌ای از مدیریت فرآیندهای کسب و کار هوشمند در واحدهای قضایی

«کن بورک» (Ken Burke)، کارمند دادگاه و حسابرس شهرستان پِنَلِس می‌گوید: «ما با استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار هوشمند و به یُمن استفاده از سیستم اسناد الکترونیکی، اکنون همان میزان از حجم کار قبلی را با تعداد کارکنان کمتری انجام می‌دهیم زیرا آرشیو اسناد الکترونیکی باعث شده است که ما به نحوی مؤثرتر به انجام وظایف خود بپردازیم و مردم پرونده‌های خود را سریع‌تر دریافت کنند و سفارش‌های آن‌ها در زمان کم‌تری آماده شود»

کن بورگ که یکی از کارمندان مسئول در سیستم قضایی شهرستان پِنَلِس است؛ قبل از دیجیتال‌سازی اسناد نیز طبق وظیفه‌ای که عهده‌دار بود؛ به بررسی صحت اسناد ضمیمه‌شده به پرونده‌ها می‌پرداخت، بر جمع‌آوری جریمه‌های نقدی که حکم آن از سوی دادگاه صادر شده بود و نیز بر پرداخت مبالغ به افراد نظارت داشت و چندین نوع فرآیند دیگر را که بیشتر به‌صورت دستی انجام می‌شد؛ کنترل می‌کرد.

اکنون با استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار هوشمند که از طریق استقرار مکانیزاسیون اسناد صورت گرفته است، همه‌ی کارهای فوق به نحوی بی‌سابقه، سریع‌تر، بهتر با تعداد کارکنان کم‌تر و بدون خطای انسانی انجام می‌شود.

قبل از استفاده از مدیریت فرآیندهای کسب و کار هوشمند رشد سریع شهرستان پِلَنِس و حجم روزافزون مراجعه‌کنندگان، مانع تحقق رضایت کامل مشتریان و مراجعه‌کنندگان می‌شد؛ زیرا همان‌طور که خاطرنشان کردیم؛ برخی از کارها به‌صورت دستی و بر محور اسناد کاغذی انجام می‌شد.

چالش‌های موجود در شهرستان پِنَلِس پیش از استفاده از مکانیزاسیون اسناد:

• مدیریت ناکارآمد پرونده‌های مبتنی بر کاغذ، باعث بروز مشکلات مختلفی می‌شد.

• دسترسی محدود به منابع و داده‌ها، بهره‌وری کارکنان را پایین نگه می‌داشت.

• اسناد کاغذی و رَوند مربوط به آن‌ها پیوستگی مراحل کاری را خدشه‌دار می‌کرد و از سرعت انجام کارها می‌کاست.

مزایای استفاده از سیستم دیجیتالی اسناد در شهرستان پِنَلِس در فلوریدا:

• ایجاد یک سیستم خودکار با عملکردی ساده و بدون نیاز به اسناد کاغذی.

• حفظ زنجیره‌ی تداوم کاری و تضمین پیوستگی عملیات مربوط به کسب و کار.

• پشتیبان‌گیری الکترونیکی منظم از تمامی اسناد.

• افزایش بیش از ۲۴ درصد، به میزان بهره‌وری در رابطه با عملیات مربوط به اسناد و اطلاعات.