تجربه‌ی شرکت Mewburn Ellis
دلایل شرکت «مئیوبورن آلیس» برای استفاده از مدیریت دیجیتالی اسناد
شرکت حقوقی و مالکیت معنوی «مئیوبورن آلیس» (Mewburn Ellis) در سال ۱۸۶۷ در لندن واقع در انگلستان به‌عنوان شرکت ثبت حق مالکیت معنوی تأسیس شد و در حال حاضر دارای ۵ دفتر در انگلستان و سایر نقاط اروپا، ۴۰ وکیل و ۶۰ وکیلِ همکار است و ۱۸۰ نفر کارکن دیگر نیز دارد.
این شرکت در مورد خود می‌گوید:
«ما با سازمان‌هایی که بِرندها و فناوری‌های نو و متعلق به آینده را تعریف می‌کنند، کار می‌کنیم. ما به آن‌ها کمک می‌کنیم با حفظ مالکیت فکری خود در این مسیر حرکت کنند. ما به چنین شرکت‌هایی در خلاقیت، برنامه‌ریزی، پرورش، حفاظت و تحویل نوآوری‌های خود به بازار، یاری می‌رسانیم.»
با استفاده‌ی روزافزون از اسناد کاغذی، مدیریت دیجیتالی اسناد، ضرورت یافت و به‌کارگیریِ اسناد دیجیتالی باعث شد که معضل آرشیو اسناد کاغذی حل و در هزینه صرفه‌جویی شود و سرعت کارها افرایش پیدا کند.
اکنون همه‌چیز، حتی ارسال ایمیل‌ها نیز دستخوش تحولی مثبت شده‌اند و امکانات زیادی برای ارتباط سریع‌تر و امن‌تر با همکاران شرکت مهیا شده است. هر پرونده‌ی حقوقی به‌راحتی و با تمامی جزئیاتش در دسترس است.
از سوی دیگر، استفاده از مدیریت دیجیتالی اسناد باعث به‌کارگیری بهتر و بیشتر توانایی‌ها و استعدادهای کارکنان در مورد موضوع‌های اصلیِ فعالیت آن‌ها نیز می‌شود. این موضوع حتی در مورد مشتریان این شرکت نیز صادق است و تأثیر مثبتی بر نحوه‌ی تعامل آن‌ها در بازار کار گذاشته.
اکنون با استفاده از مدیریت دیجیتالی اسناد، هر سند یا برگه از ابتدا تا انتهایِ جریان کار در مسیر صحیح و به افراد مربوطه ارسال می‌شود و به‌طورکلی، ایجاد، ویرایش و به اشتراک‌گذاری و ذخیره‌سازی هر سند با سهولت تمام انجام‌پذیر است.
چالش‌هایی که شرکت مئیوبورن آلیس بدون مدیریت دیجیتالی اسناد با آن‌ها روبرو بود
-
کُند بودن رَوند انجام امور
-
وجود موانع فنی در رابطه با جریان اسناد و اطلاعات برای پیشرفت و گسترش کار شرکت
-
حفظ امنیت کامل داده‌ها و اسناد مالکیت معنوی و سایر برگه‌ها
-
حجم وسیع آرشیو اسناد کاغذی
-
کاهش بهره‌وری شرکت.
پیشرفت‌های حاصل از مدیریت دیجیتالی اسناد در شرکت مئیوبورن آلیس
-
حذف آرشیو کاغذی
-
امنیت تام و تمام داده‌ها و اسناد در تمامی مراحل ایجاد، ویرایش، به اشتراک‌گذاری و دسترسی‌های سند
-
تقویت همکارهای کاریِ آنلاین و آفلاین
-
راه‌گشا بودن مدیریت دیجیتالی اسناد برای پیشرفت و گسترش دامنه‌ی فعالیت شرکت به دلیل قابلیت انطباق‌پذیری آن با سایر سیستم‌ها
-
سیر صعودیِ بهره‌وری شرکت.