مؤسسه‌ی حقوقیِ Gowling WLG

تجربیات یک مؤسسه‌ی حقوقی در موردِ استفاده از سیستم اسناد دیجیتال می‌تواند چراغ راه بسیاری از مدیران محترم در زمینه‌‌ی فعالیت‌های حقوقی و مشابه آن برای برآورد صحیح از مزایای استفاده از سیستم مدیریت الکترونیکی اسناد باشد. به این منظور و در این مقاله با چکیده‌ی تجربیات مؤسسه‌ی حقوقی Gowling WLG آشنا خواهید شد. با سامان صنعت کاویان همراه باشید.

شرایط مؤسسه‌ی حقوقی Gowling WLG و لزوم استفاده از مدیریت اسناد دیجیتال

این شرکت حقوقی بین‌المللی که در سال ۱۸۸۷ تأسیس شده است؛ بر روی ارائه‌ی خدمات حقوقی به شرکت‌هایی که بیشتر در عرصه‌های انرژی، تجارت، خدمات، دانش زندگی، منابع طبیعی، زیرساخت‌ها، املاک و تکنولوژی فعالیت دارند؛ متمرکز است.

شرکت Gowling WLG در کشور کانادا و چندین نقطه‌ی دیگر دنیا ۱۰ نمایندگی و بیش از ۷۰۰ نفر کارکنِ حرفه‌ای در رابطه با امر قضا دارد.

در عصر حاضر، شرکت‌های بزرگ حقوقی رفته‌رفته به مشتریانی پراکنده شده در اقصا نقاط جهان ولی مرتبط با هم ارائه‌ی خدمات می‌کنند. در چنین دنیایی برای باقی ماندن در عرصه‌ی رقابت، چه یک شرکت حقوقی بزرگ و یا کوچک باشید باید به جنبه‌های امنیت، بهره‌وری و همکاری متقابل اولویت بدهید.

مدیر فناوری شرکت مذکور به نام «جیسون مِروین» (Jason Mervyn) می‌گوید:

«ما با استفاده از سیستم اسناد دیجیتال، مدیریت مشترک اسناد را بسیار تسهیل می‌کنیم و باید بگویم که بدون داشتن سیستم اسناد دیجیتال حقوقی قادر به برآورده کردن انتظارات و نیازهای مشتریانمان به شکلی عالی و در بالاترین سطح، نخواهیم بود»

عاملی که شرکت مذکور را به سمت استفاده از سیستم اسناد دیجیتال سوق داد، نخست موضوع بهره‌وری نامطلوب شرکت بود. طبق اظهار یکی دیگر از مسئولان این شرکت که از حدود سال ۱۹۹۵ به این مؤسسه پیوسته است؛ دشواریِ یافتن و به اشتراک‌گذاری و مدیریت اسناد از همان زمان در این شرکت قابل‌مشاهده بوده است.

اکنون این شرکت حقوقی بیش از یک دهه است که از سیستم اسناد دیجیتال استفاده می‌کند و از آن زمان تاکنون همه‌چیز به‌طور کیفی متحول شده و ایجاد، ویرایش، دسترسی، امنیت و به اشتراک‌گذاری اسناد و بسیاری از مسائل مرتبط با آن برای کارکنان و وکلای شرکتِ مذکور بسیار راحت‌تر و ساده‌تر شده و رضایت مشتریان را نیز در پی داشته است.

چالش‌هایی که شرکت Gowling WLG بدون داشتن سیستم اسناد دیجیتال با آن‌ها روبرو بود

• لازم بود که بخش‌های مختلف و مرتبط با اسناد و اطلاعات حقوقی، در تبادل و بهره‌برداری از اسناد، به‌طور هماهنگ عمل کنند

• فشار ناشی از کمبود بهره‌وری بر ارکان مؤسسه محسوس بود

• نیاز به همکاریِ محتوایی گسترده‌تر در مؤسسه‌ی حقوقی وجود داشت و گروه‌بندی‌های اطلاعاتی پراکنده کافی نبودند

پیشرفت‌های حاصل از به‌کارگیری سیستم اسناد دیجیتال در شرکت

• تحقق دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد حقوقی و نیز کنترل تمامی آن‌ها و امنیت مرکزِ داده‌ها

• استفاده از سیستم اسناد دیجیتال جهت ارائه‌ی خدمات گروه‌محور و مشتری محور

• سیر صعودی بهره‌وری کارکنان و رضایت بیشتر مشتریان.